La signature électronique est plus rapide, plus efficace et plus facile que l'utilisation de signatures traditionnelles. Les signatures électroniques offrent une expérience numérique transparente dans une large gamme. Il n'est pas surprenant que les signatures électroniques dans l'immobilier soient devenues la norme.
Bien que vous ayez peut-être utilisé un logiciel de signature numérique dans le passé, des questions subsistent. Par exemple, les signatures électroniques sont-elles sûres ? Les signatures électroniques sont-elles légales ? Ou quelle plateforme de signature électronique me convient le mieux ?
Ce poste répondra à toutes vos questions. Voyons d'abord ce que sont réellement les services de signature électronique avant d'aborder les questions courantes.
Que sont les signatures électroniques ?
Une signature électronique est une version sous forme électronique d'une signature papier. Une signature électronique permet au signataire de joindre un son, un symbole ou un processus à un accord numérique. La signature numérique signifie que le signataire a accepté les termes du contrat. Les signatures électroniques fonctionnent comme les signatures à l'encre, mais sont numériques.
Comment fonctionne la signature électronique ?
Un logiciel de signature électronique est requis pour la signature électronique. Vous avez besoin du bon logiciel pour créer et signer des documents de signature électronique, qu'il soit autonome ou intégré à une plateforme de back-office.
Une fois que vous avez choisi votre logiciel de signature électronique, vous pouvez créer un document numérique. Vous pouvez placer les champs de signature électronique où vous souhaitez faire signer le document commercial. Ces champs permettent aux personnes de signer des documents juridiques en apposant leur signature.
Après avoir rempli tous les champs de signature électronique, vous pouvez envoyer le document aux signataires (clients ou agents). Le document peut être signé par le signataire depuis n'importe quel endroit, à tout moment et sur presque tous les appareils.
Une fois que tout le monde a signé le document, vous recevrez une notification. Vous pouvez ensuite envoyer le document signé électroniquement à toute autre personne qui en a besoin. Certains logiciels de signature électronique enregistrent automatiquement le document dans le cloud. Cela vous permet de retrouver rapidement le document lorsque vous en avez besoin.
Les signatures électroniques ont-elles légalement le même poids que les signatures à l'encre ?
La législation fédérale donne à la signature électronique le même poids légal et le même poids légal que les signatures à l'encre.
1999 a vu l'adoption de l'Uniform Electronic Transmission Act (UETA). Cette législation a donné à la signature électronique la même validité juridique que les signatures papier. L'UETA a exigé que chaque État adopte la législation pour rendre les signatures électroniques valides dans leur État. Cette législation a été adoptée par la plupart des États, mais pas tous.
La loi sur les signatures électroniques dans le commerce mondial et national (ESIGN) a été adoptée en 2000. Elle a normalisé la signature électronique et reconnu la validité de la signature électronique à la fois au niveau national et international. Les signatures électroniques ont le même poids juridique en droit que les signatures à l'encre dans les 50 États et tous les autres pays en raison de cette loi.
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Les signatures électroniques sont-elles sûres ?
Vous pourriez croire que les signatures électroniques peuvent être falsifiées car ce sont des signatures numériques. Il ne devrait pas être difficile de créer une signature numérique pour quelqu'un, n'est-ce pas ?
Il est beaucoup plus facile de modifier la signature électronique que les signatures à l'encre. Une variété de niveaux de fonctionnalités de sécurité seront incluses dans le bon logiciel de signature électronique, comme un horodatage et un ID de certificat de signature numérique sécurisé. Il est difficile de modifier un fichier eSigned sans laisser de traces.
Il est facile de perdre ou d'égarer des documents papier. Vous pouvez également prendre et modifier des documents électroniques sans que personne ne le sache. Avec les documents signés en ligne, ce n'est pas possible. Les documents signés électroniquement peuvent être encore plus sécurisés que les documents papier traditionnels s'ils disposent des fonctions de sécurité appropriées.
Voici les avantages de la signature électronique
eSignature offre des avantages pour votre courtage, vos clients et vos agents. Ce sont les principaux avantages offerts par les solutions de signature électronique.
Plus pratique
Le logiciel de signature électronique a un avantage majeur : il est plus pratique. Les clients n'ont pas besoin de prendre des dispositions pour rencontrer des agents afin de signer des documents papier. Au lieu de cela, les clients peuvent signer n'importe où et n'importe quand sur n'importe quel appareil.
Les agents trouveront également les signatures électroniques plus pratiques. Les agents sont souvent débordés de travail et n'ont pas le temps de rencontrer les clients en personne chaque fois qu'un document doit être signé. Les agents peuvent envoyer des documents de certificat numérique aux clients avec eSignature. Cela leur permet de se concentrer sur des tâches plus importantes.
Plus rapide
Les signatures électroniques fonctionnent également plus rapidement que les signatures à l'encre traditionnelles. Vous devez créer le document d'exigence de signature numérique sur papier, puis l'imprimer, le signer avec les clients, le retourner au bureau et le numériser ou l'envoyer. Vous pouvez faire des erreurs et devoir recommencer. Cela pourrait entraîner une perte de temps ou même des jours.
Vous pouvez simplement créer un document de signature électronique avec eSignature, puis l'envoyer pour signature. Une fois signé, vous pouvez l'envoyer là où vous en avez besoin. Une solution de signature numérique peut vous faire gagner du temps, vous faisant gagner des jours, voire des semaines, par rapport aux signatures traditionnelles. Avec eSignature, votre équipe peut conclure des transactions plus rapidement et traiter les transactions plus rapidement, ce qui entraîne une croissance plus élevée du courtage.
Meilleure organisation
Un autre avantage des signatures électroniques est l'organisation améliorée. Les signatures traditionnelles peuvent créer de nombreux documents papier. Ces documents peuvent être stockés dans des classeurs, empilés sur des bureaux ou numérisés. Il peut être difficile d'organiser ces options de stockage low-tech. Il peut être difficile de trouver le bon article lorsque vous en avez besoin.
Le meilleur logiciel de signature électronique doit disposer d'un stockage centralisé de sécurité des documents basé sur le cloud. Le logiciel enregistre automatiquement un document eSignature dans le cloud lorsque vous le créez. Cela facilite la localisation du document que vous recherchez lorsque vous en avez besoin. Vous pouvez également accéder à vos documents téléchargés via un stockage basé sur le cloud depuis n'importe quel appareil.
Réduire les coûts
Les signatures électroniques sont un excellent moyen d'économiser de l'argent et d'aider votre maison de courtage à être mieux organisée. Les signatures à l'encre traditionnelles nécessitent du papier, de l'encre et des imprimantes. Ils nécessitent également la numérisation, l'impression, l'expédition et de nombreuses autres fournitures. Ces fournitures peuvent rapidement s'accumuler et coûter des milliers de dollars à votre courtier.
Tout ce dont vous avez besoin pour créer une signature électronique est le logiciel eSignature. Cela élimine le besoin d'imprimer, de signer, d'expédier et de stocker des documents papier.
Comment pouvons-nous mettre en œuvre les signatures électroniques ?
Vous aurez besoin d'un logiciel de signature électronique pour mettre en œuvre les signatures électroniques dans votre maison de courtage. Il existe deux options pour ce logiciel : un logiciel de signature électronique autonome ou une plate-forme de back-office dotée de signatures électroniques intégrées.
Logiciel de signature électronique autonome
Le logiciel de signature électronique autonome ne prend pas en charge les signatures électroniques. Le logiciel vous permet de créer des documents de signature électronique et de les faire signer.
Le seul problème avec le logiciel de signature électronique autonome est l'incapacité d'extraire des informations d'autres systèmes de back-office. Votre équipe devra saisir manuellement les détails de la transaction, les données comptables ou toute autre information de back-office. La saisie manuelle des données peut prendre du temps et être source d'erreurs, ce qui entraînera plus de travail pour votre équipe.
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Plate-forme complète de back-office avec signatures électroniques intégrées
Une autre option consiste à utiliser les signatures électroniques dans votre back-office. La plate-forme complète de back-office comprendra des modules capables de gérer tous les aspects de votre back-office, y compris la gestion des transactions, la comptabilité et le calcul des commissions. Le logiciel comprendra la création de documents eSignature et la signature électronique.
Toutes les informations dont vous avez besoin pour créer un document de signature électronique se trouvent déjà dans votre logiciel eSignature. Le logiciel fait gagner du temps à votre équipe en extrayant automatiquement les données et en les saisissant. Le logiciel peut automatiquement trouver et saisir les données pour vous. Ce logiciel fait gagner du temps, permet à votre équipe de gérer plus de transactions et aide votre courtage à se développer.
Envelopper
Les solutions de signature électronique sont un excellent moyen de gagner du temps, de réduire les coûts, de mieux s'organiser et d'améliorer l'expérience client. Les signatures électroniques sont légales en tant que signatures à l'encre. Les signatures électroniques sont également plus sûres que les signatures papier traditionnelles.
Vous pouvez choisir d'utiliser une solution autonome pour les signatures électroniques, mais une option plus efficace est une plate-forme de back-office qui inclut les signatures électroniques. Une plateforme de back-office complète vous fera gagner du temps, réduira les erreurs et permettra à votre équipe de gérer davantage de transactions électroniques.
