Hoewel er in de samenleving waarschijnlijk altijd een plaats zal zijn voor handtekeningen op papier, algemeen bekend als natte handtekeningen, worden elektronische handtekeningen steeds meer de norm, en terecht.
eSignatures maken het ondertekenen van elk document soepel en gemakkelijk, en u kunt overal ter wereld zijn om het te doen. Maar dat is slechts het topje van de ijsberg als het gaat om redenen waarom e-handtekeningen tegenwoordig zo populair zijn.
Elektronische handtekeningen zijn zelfs zo gangbaar geworden dat als uw bedrijf geen service zoals eSignature-oplossingen van eSignly gebruikt , u waarschijnlijk zakelijke kansen misloopt.
De opkomst van e-handtekeningen
eSignatures bestaan al langer dan je zou denken - sinds de late jaren 80, geloof het of niet. Ze begonnen echter pas op grotere schaal te worden gebruikt sinds de E-Sign Act elektronische handtekeningen wettelijk bindend maakte in het jaar 2000.
Dat gezegd hebbende, er waren niet veel eSignature-software-opties, zoals eSignatures van eSignly, in de vroege jaren 2000. Dat betekende dat natte handtekeningen in het eerste decennium van het nieuwe millennium nog steeds de voorkeursmanier waren om juridische documenten te ondertekenen.
De dingen begonnen echt te veranderen rond 2008, toen het PDF-bestandsformaat, dat eSignatures als officieel onderdeel van het formaat omvatte, door de International Organization for Standardization (ISO) werd uitgeroepen tot open standaard.
De populariteit van eSignatures groeide gestaag in de loop van de volgende 10+ jaar, en ze worden nu algemeen erkend als de veiligste manier om juridisch bindende documenten te ondertekenen.
Wat maakt eSignatures veiliger dan traditionele handtekeningen?
- Ze laten een elektronisch document achter (details over wanneer het document is geopend, bekeken en ondertekend)
- Ze worden geleverd met certificaten van voltooiing (inclusief tijdstempels van belangrijke gebeurtenissen en details over elke ondertekenaar, inclusief identificatiegegevens en hun IP-adressen)
- Ze hebben ingebouwde fraudebestendige zegels (voorkomen dat het document wordt gewijzigd nadat het is ondertekend en verzegeld)
Redenen waarom elk bedrijf elektronische handtekeningen zou moeten gebruiken
Naast het feit dat elektronische handtekeningen veiliger zijn dan traditionele natte handtekeningen, zijn er nog tal van andere redenen waarom elk bedrijf zou moeten overstappen op het gebruik van elektronische handtekeningen. Hier zijn er slechts een paar:
e-handtekeningen zijn efficiënter
Een van de grootste voordelen van het digitaal ondertekenen van documenten is dat de doorlooptijd bij het ondertekenen veel, veel sneller is dan bij de traditionele methode.
Het afdrukken, ondertekenen, scannen en opnieuw verzenden van een document is een uiterst inefficiënte tijdsbesteding voor alle betrokkenen. Maar met eSignatures kunnen alle partijen in slechts enkele seconden een juridisch document ondertekenen.
Dit betekent dat het balletje blijft rollen bij belangrijke processen in plaats van vast te lopen vanwege een ontbrekende handtekening.
eSignatures kunnen u helpen meer te verkopen
Vanwege hun gemak en efficiëntie kan het gebruik van eSignatures het zelfs gemakkelijker maken om verkopen te sluiten. Als je in de verkoop werkt, weet je hoe snel een verkoop kan mislukken door een klein ongemak.
Als u van klanten verlangt dat ze documenten op de ouderwetse manier afdrukken en ondertekenen, vormt dit een potentiële belemmering voor het sluiten van een verkoop. Wanneer u ze een document stuurt dat binnen enkele seconden kan worden ondertekend, is het veel eenvoudiger en zal het veel minder snel problemen veroorzaken die de verkoop kunnen vertragen of doodlopen.
eSignatures helpen ook de lengte van uw verkoopcycli te verkorten en geven u meer tijd voor andere belangrijke taken dan administratieve taken, zoals het nastreven van klanthandtekeningen.
e-handtekeningen zijn groener
Elektronische handtekeningen betekenen dat er minder papier en inkt wordt gebruikt om documenten af te drukken en te ondertekenen. Dit maakt ze tot een milieuvriendelijk alternatief voor traditionele natte handtekeningen die uw bedrijf kunnen helpen zijn ecologische voetafdruk te verkleinen door papierloos te werken.
e-handtekeningen zijn goedkoper
Het gebruik van minder papier en inkt vertaalt zich ook in besparingen op de bedrijfskosten van uw bedrijf. Het gebruik van eSignatures betekent ook dat u geen cent hoeft uit te geven aan zaken als enveloppen, portokosten en andere postbenodigdheden.
e-handtekeningen zijn gemakkelijker te volgen
Wanneer u fysieke documenten naar iemand stuurt om te ondertekenen, heeft u vaak geen idee waar ze zijn en of de persoon ze al heeft geopend, laat staan of ze zijn ondertekend of niet.
Met eSignatures weet u precies wanneer de documenten worden afgeleverd (direct!), plus u kunt volgen wanneer ze door de ontvanger worden geopend en meldingen ontvangen wanneer ze zijn ondertekend.
Niet alleen dat, maar eSignature-software kan automatische herinneringen sturen naar de partijen die nog moeten ondertekenen, zodat u niemand hoeft lastig te vallen om de handtekeningen te krijgen die u nodig hebt.
e-handtekeningen maken klanten blij
Klanten en klanten raken gefrustreerd als uw processen niet gestroomlijnd en gebruiksvriendelijk zijn, wat kan leiden tot gemiste zakelijke kansen.
Met eSignatures kunnen mensen snel en gemakkelijk documenten ondertekenen met minimale onderbreking van hun schema's, wat resulteert in tevredener klanten en een betere algemene klanttevredenheid met uw bedrijf.
e-handtekeningen vergroten uw bereik
Door fysieke handtekeningen te vereisen, kunt u geen zaken doen met mensen naar wie u fysieke documenten kunt mailen. Door eSignatures te gebruiken, kan uw bedrijf echter deals sluiten met mensen overal ter wereld.
Met de digitale ondertekening bent u niet langer beperkt door zaken als de kosten en tijd van verzending van documenten in het land of internationaal.
e-handtekeningen zijn mobielvriendelijk
Niet alleen kunnen uw klanten en klanten belangrijke documenten elektronisch ondertekenen in minder dan een minuut, maar ze kunnen dit ook rechtstreeks vanaf hun mobiele apparaten doen.
U hoeft niet eens te wachten tot ze achter een computer gaan zitten om hun handtekening te krijgen. Dit kan u nog meer tijd besparen en iedereen gelukkiger maken, inclusief werknemers die wachten op een handtekening om het bedrijf draaiende te houden.
Tot slot
Als u nog steeds pen en papier gebruikt om belangrijke zakelijke documenten te ondertekenen, is het tijd om uw zakelijke praktijken te heroverwegen. Er zijn zoveel redenen om e-handtekeningen te gebruiken, van een hogere beveiliging en tijdwinst tot meer verkopen en een betere klanttevredenheid.
Bovendien was het nog nooit zo eenvoudig om een gerenommeerde, veilige en betaalbare eSignature-softwareoplossing voor uw bedrijf te vinden. Dus waar wacht je op? Maak vandaag nog de overstap naar elektronisch ondertekenen!
Voor een gratis schatting of praat met onze Business Manager!
