يعطي أصحاب الأعمال الأولوية لتحديث عملياتهم التجارية وعمليات سير العمل. حلول التوقيع الإلكتروني هي أحد الدوافع الرئيسية لذلك. الشركات العالمية هي المحرك الرئيسي لنمو سوق التوقيع الإلكتروني. يقدم حل التوقيع الإلكتروني العديد من الفوائد ؛ ليس فقط التوقيع الرقمي هو أكثر ملاءمة. يلغي هذا الحل تكلفة التوقيع اليدوي ويوفر الوقت ويبسط سير العمل. يمكنه أيضًا زيادة الإنتاجية.
تنتقل الشركات إلى التوقيع الرقمي نظرًا لفوائدها الهائلة وتكاليفها المنخفضة وعائد استثمارها المرتفع. مع الارتفاع السريع في معاملات التوقيع الإلكتروني ، أصبح نمو سوق التوقيع الإلكتروني واضحًا.
على مدى السنوات الخمس الماضية ، تم إجراء ما يقرب من 754 مليون دولار من المعاملات في الولايات المتحدة حول اعتماد التوقيع الإلكتروني.
تعد التوقيعات الرقمية عامل تغيير في قواعد اللعبة بالنسبة للعديد من الشركات ، كما يتضح من التبني الكبير. ستكون هذه الإحصائيات أكثر إثارة للإعجاب:
- يمكن للشركات توفير ما يصل إلى 55٪ من خلال الانتقال إلى التوقيعات الرقمية.
- قد يستغرق وصول المستندات الموقعة يدويًا إلى وجهتها 5 أيام. يمكن استلام المستندات الموقعة رقميًا في غضون 37 دقيقة في المتوسط.
- تؤدي التوقيعات الإلكترونية إلى انخفاض بنسبة 80٪ في المتوسط في وقت الاستجابة والأخطاء.
- يمكن أن يساعدك التوقيع الرقمي في توفير 20 دولارًا لكل مستند وتحسين متوسط الإنتاجية بنسبة 80٪.
- بعد دمج التوقيعات الرقمية ، شهدت بعض المؤسسات المالية انخفاضًا بنسبة 92٪ في أخطاء المسح.
- يمكن للشركات تقليل أخطاء المعالجة من خلال اعتماد التوقيعات الإلكترونية.
يجب أن تقنعك هذه الإحصائيات بالبدء في التوقيع الإلكتروني اليوم. هذه بعض النصائح لمساعدتك على البدء بالتوقيع الإلكتروني في عام 2023.
نصائح لاختيار برنامج التوقيع الإلكتروني الصحيح
أنت مهتم بتبسيط عملية التوقيع الخاصة بك والقدرة على طلب التوقيعات والتوقيع عليها إلكترونيًا.
هناك العديد من الخيارات للمنصات.
فهم الميزات الرئيسية ، ستحتاج عند اختيار منصة التوقيع الإلكتروني أمر مهم.
هذه هي الأشياء الثمانية التي يجب مراعاتها عند اختيار البائع.
دعم تسجيل الجهاز المحمول
مع قول 83٪ من محترفي المبيعات أن الأجهزة المحمولة تمنحهم ميزة على منافسيهم ، فإن الأجهزة المحمولة هي جزء لا يتجزأ من مجموعة أدوات أي مندوب مبيعات.
يجب أن تلبي منصات التوقيع الرقمي هذا الطلب المتزايد وتوفر الوظائف التي تسمح لأصحاب المصلحة بالتسجيل أثناء التنقل ، بغض النظر عن الجهاز الذي يستخدمونه.
تحليلات في الوقت الحقيقي
تُعد بيانات الوقت الفعلي طريقة رائعة لمعرفة كيفية تفاعل العملاء المحتملين والعملاء المحتملين مع مقترحاتك. هل يفتحون المستند عدة مرات؟ هل يستغرق التوقيع بعض الوقت؟
تتوفر هذه المعلومات عند الطلب ، مما يسمح لك بتحسين مقترحاتك وتوقيع الصفقات بشكل أسرع. ستجد أفضل برامج التوقيع الإلكتروني مع تحليلات مفيدة. يتيح لك ذلك معرفة العملاء المحتملين الذين يفتحون مقترحاتك ، ونأمل أن يتم ذلك عند تسجيل الدخول.
تكامل CRM
تستخدم معظم فرق المبيعات CRM (إدارة علاقات العملاء). أفضل شيء في أنظمة CRM هو قدرتها على الاندماج مع الأنظمة الأساسية والتطبيقات الأخرى لتبسيط عمليات عملك.
سوف تتكامل منصة التوقيع الإلكتروني الموثوقة التي تستخدم التكنولوجيا المناسبة مع نظام CRM الأساسي الخاص بك. سيسهل ذلك على مندوبي المبيعات مراقبة ما يجري في خط أنابيب أعمالهم.
لوائح الأمن والخصوصية
يحتاج العملاء والمستخدمون والموقعون على المستندات إلى الشعور بالثقة في أن الاتصالات آمنة.
يجب أن تمتثل منصة التوقيع الإلكتروني التي اخترتها لأنظمة الخصوصية في جميع المناطق التي تعمل فيها.
على سبيل المثال ، يجب أن تمتثل جميع مستندات المشورة القانونية في المملكة المتحدة والاتحاد الأوروبي للوائح حماية البيانات العامة للاتحاد الأوروبي (GDPR).
يمكنك أيضًا العثور على إرشادات محددة للتوقيعات الإلكترونية.
- التوقيعات الإلكترونية في قوانين التجارة العالمية والوطنية (ESIGN و UETA في الولايات المتحدة الأمريكية).
- خدمات تحديد الهوية والتوثيق الإلكترونية (eIDAS) الخاصة بالاتحاد الأوروبي.
لتكون المستندات الملزمة قانونًا موقعة إلكترونيًا ، يجب أن تكون منصة التوقيع الإلكتروني آمنة ومتوافقة مع قوانين دولتك أو بلدك.
تأكد من قراءة التفاصيل الدقيقة والانتباه إلى التفاصيل المحددة المتعلقة بالمصادقة وحفظ السجلات والتشفير والميزات الأخرى.
قابلية التوسع
بعد أن تنجح في قسم المبيعات ، من المحتمل أن تكون الأقسام الأخرى مهتمة. من الممكن أن تهتم فرق الموارد البشرية بالتوقيعات الإلكترونية لتوقيع المستندات الداخلية أو لتعيين الموظفين عن بعد.
سيسمح لك حل التوقيع الإلكتروني الذي يتسع بشكل جيد بإضافة مستخدمين أو توسيع ترخيصك إلى فرق أخرى بسهولة.
القدرة على الأتمتة
يمكن أن تؤدي أتمتة العمليات إلى توفير الوقت وتقليل التكاليف. هذا مهم بشكل خاص لمندوبي المبيعات الذين يقضون 35٪ فقط من وقتهم في البيع.
يمكن أن تساعد أتمتة المهام المتكررة والمسؤول في تقليل الوقت. يعد برنامج التوقيع الإلكتروني مجالًا آخر يمكنك من خلاله توفير الوقت.
توفر بعض الأنظمة الأساسية تذكيرات أو ردودًا آلية ، بحيث يمكن لفرق المبيعات التركيز بشكل أكبر على خلق فرص جديدة.
هذا له قيمة عمل واضحة.
استنادًا إلى 100000 مستند ، تُظهر بياناتنا أن مندوبي المبيعات في المملكة المتحدة الذين يستخدمون التذكيرات الآلية لديهم معدلات نجاح أعلى بنسبة 24٪ من أولئك الذين لا يستخدمون التذكيرات.
تكاليف مرنة
توفر العديد من الحلول تجارب مجانية للسماح لك بمقارنتها قبل أن تقرر ما تفضله. يمكنك أيضًا الاختيار من بين مستويات الاشتراك المختلفة.
من المهم تقييم السعر واستخدام أي ميزات مجانية قبل الاشتراك في خدمة مدفوعة.
سهولة الاستعمال
أفضل شيء في أي حل هو قدرته على جعل حياتك أسهل.
يجب أن تكون منصة التوقيع الإلكتروني سهلة لمندوبي المبيعات والعملاء. قد يكون قضاء الوقت في شرح كيفية استخدام النظام الأساسي أو توقيع المستندات رقميًا أكثر إنتاجية.
ما هو برنامج التوقيع الإلكتروني للشركات الناشئة؟
التوقيع الإلكتروني ، المعروف أيضًا باسم التوقيع الإلكتروني ، يشفر التوقيع لمصادقة مستند إلكتروني. يمكن للشركات الصغيرة توقيع المستندات عبر الإنترنت باستخدام برنامج يسمى أفضل خدمات التوقيع الإلكتروني.
يمكنك تحميل المستندات بهاتفك الذكي أو جهازك اللوحي أو الكمبيوتر وإرسالها إلى عدة أشخاص عبر نظام التوقيع الإلكتروني. من السهل على المستلمين توقيع المستند عبر الإنترنت. يمكنك استخدام التوقيع الإلكتروني لجمع التوقيعات وتخزينها بسهولة. أضف نماذج الدخول إلى المستندات.
يمكن للشركات الصغيرة التأكد من حصولها على أفضل برامج التوقيع الإلكتروني. سيساعدهم ذلك على زيادة الإنتاجية والأمان والشرعية والامتثال. يمكن للبرنامج التحقق من التوقيع وحماية جميع البيانات بتشفير قوي. يمكن لموفري البرامج توفير العديد من ميزات الأمان ، بما في ذلك سجلات التدقيق والمصادقة وخيارات أخرى.
على سبيل المثال ، هل تتذكر التوقيع على اسمك إلكترونيًا أثناء تلقيك الطرد في المنزل؟ هذا يسمى التوقيع الإلكتروني.
الذهاب بلا أوراق
كانت الوثائق السرية موقعة تقليديا. ثم يقوم المرسل باسترداد المستندات وتوقيعها بالبريد أو طباعتها. سيتم إرسال المستندات بعد ذلك إلى المستلمين لإعادة توقيعاتهم إلى المنشئ الأصلي.
هذا كلف الكثير من المال والوقت. كانت هناك عدة خطوات إضافية مطلوبة بعد إعادة المستندات.
استخدم الأشخاص التوقيعات عبر الإنترنت للتوقيع على المستندات الرسمية لسنوات. في المائة عام الماضية ، استخدم الناس كود مورس والبرقيات. بدأ العديد من الشركات والأفراد في استخدام أجهزة الفاكس لإرسال المستندات في السبعينيات.
على الرغم من طباعة التوقيعات على المستندات الرسمية على الورق ، فإن إرسال واستلام هذه المستندات يعتمدان بالكامل على الإشارات. التوقيعات عبر الإنترنت ممكنة الآن بفضل التقدم التكنولوجي.
هناك طلب متزايد على عمليات عمل أسرع في بيئة الأعمال اليوم. هذا يحسن الكفاءة ويضمن أمن البيانات. تواصل الشركات الصغيرة استخدام التوقيعات الإلكترونية. إنها طريقة رائعة لمصادقة المستندات بسرعة وأمان.
بمساعدة أفضل التوقيع الإلكتروني للشركات الصغيرة ، يمكن للأفراد والشركات الاستغناء عن الورق. يمكن إجراء العملية بأكملها عبر الإنترنت ، لذلك لا يضطر المستخدمون إلى اتخاذ خطوات مملة.
يمكن استخدام التوقيع الإلكتروني لتعريف الموقع على الوثيقة. إنه مشابه تمامًا للتوقيع التقليدي.
العمل عن بعد
معظم الشركات لديها إمكانية الوصول إلى أدوات الاتصال الإلكترونية اليوم. تسمح هذه الأدوات بإنجاز العمل عن بُعد بسلاسة وكفاءة.
على الرغم من ذلك ، لا يزال من الممكن القيام ببعض العمليات التجارية في المكتب. تعد طباعة المستندات وتوقيعها ومشاركة المعلومات السرية مجرد عدد قليل من العمليات العديدة التي يمكن للشركات القيام بها في المكتب.
في حين أن هناك طرقًا أفضل لإدارة هذه العمليات ، يحتاج العديد من الموظفين إلى تعلم كيفية القيام بها إلكترونيًا. كانت فكرة رائعة أن تتعلم جميع المعلومات الجديدة حول مشاركة المعلومات السرية كمحترفين عملوا عن بُعد خلال COVID-19.
يمكن الحصول على التوقيعات الإلكترونية للشركات الصغيرة عبر الإنترنت من خلال برامج مثل التوقيع الإلكتروني. يوفر تطبيق التوقيعات الإلكترونية للشركات الصغيرة الأمان والامتثال والكفاءة والامتثال القانوني.
الشركات التي قررت استخدام التوقيعات الإلكترونية في الوقت المحدد دعمت أيضًا عمليات العمل عن بُعد. جعلت هذه الأداة العمل عن بُعد بسيطًا وفعالًا.
أحدث جائحة كوفيد -19 طريقة جديدة للعمل والاستعداد للمنظمات.
أهمية برنامج التوقيع الإلكتروني للشركات الصغيرة
العديد من العوامل مسؤولة عن اعتماد الشركات الصغيرة للتوقيعات الإلكترونية والاستغناء عن الورق. أصبحت التوقيعات الإلكترونية أكثر شيوعًا في الخدمات المالية والتعليم والتأمين.
كما هو موضح في COVID-19 مرات ، عززت التوقيعات الإلكترونية العمل عن بعد بشكل كبير وساعدت الشركات على التغلب على التحديات.
سنناقش أهمية برنامج التوقيع الإلكتروني للشركات الصغيرة وكيف يمكنه تبسيط العمل عن بُعد.
حماية
كل يوم ، يجب إرسال الكثير من البيانات إلكترونيًا. البيانات حساسة للغاية. يجب أن تضمن الشركات الصغيرة أنها تظل آمنة. تجعل التوقيعات الإلكترونية من السهل حماية المعلومات السرية وتضمن وصولها إلى الشخص المناسب.
هذا واضح لأن الشركات يمكنها إغلاق الصفقات بكفاءة وسرعة. لا توجد أيضًا إمكانية لتغيير المستندات أو إرسالها إلى عنوان غير صحيح. يتم تخزين البيانات في بيئة آمنة ومعالجتها في حالة وجود مستندات سرية. يتم إرسال المستندات إلكترونيًا إلى المتلقي عبر البريد الإلكتروني المشفر. هذا يضمن أن المستندات آمنة.
يمكن للشركات الصغيرة التأكد من استخدام أفضل خدمات التوقيع الإلكتروني. لضمان إغلاق الصفقات بسرعة وأمان ، من الضروري ألا تصل المستندات إلا إلى المستلم المقصود.
البرمجيات هي أداة أساسية لإتمام العمليات الهامة. لذلك ، تقوم المزيد من الشركات بتطبيقه. نظرًا لأنه يتم تخزين البيانات في السحابة ، فلن يكون هناك ضغط بشأن فقد المستندات أو إعاقتها.
إجراء مبسط
اضطرت المنظمات إلى اللجوء إلى العمل عن بعد أثناء الوباء. يجب إجراء العديد من العمليات رقميًا ، مما يزيد من أهمية حصول الشركات الصغيرة على أفضل خدمة توقيع إلكتروني. أدرك الكثير من الناس أن التوقيعات الإلكترونية يمكن أن تجعل المعاملات التجارية أسهل وأكثر كفاءة بعد الوباء.
يمكن أن تساعد خدمة التوقيع الإلكتروني الآمنة والمناسبة في بناء الاستمرارية ونقل الموثوقية إلى أصحاب المصلحة. تدرك العديد من الشركات الصغيرة فوائد خدمات التوقيع الإلكتروني لبناء الثقة. ستتبنى العديد من الشركات التوقيع عبر الإنترنت لتكون أكثر مرونة في المستقبل.
يمكن للشركات الصغيرة إرسال معلومات سرية وحساسة بأمان باستخدام أفضل خدمات التوقيع الإلكتروني. يسمح لك بتقييم التغييرات وتحديد الإجراءات الهامة للتعامل مع المعلومات السرية. من السهل أيضًا بناء الثقة لأنه لا يوجد خطر من تغيير المستندات.
تمديد صلاحية المستندات
تظل الوثيقة صالحة ويمكن التحقق منها لفترة طويلة بعد التوقيع عليها إلكترونيًا. يتضمن برنامج التوقيع الإلكتروني أيضًا ميزة ختم الوقت. هذا دليل قوي ومستقل على من وقع الوثيقة.
يمكن للشركات الصغيرة استخدام برنامج التوقيع الإلكتروني لتسجيل تاريخ ووقت توقيع المستندات. هذه الميزة لا تقبل المنافسة. جميع المستندات المتوافقة مع القانون ، مثل العقود الرسمية ، ربما تم التنازع عليها لاحقًا في المحكمة.
يمكن للمنظمات الحصول على إثبات عند توقيع المستندات بفضل التحقق طويل الأمد من صحة التوقيعات الإلكترونية. هذا يثبت أن أوراق اعتماد الموقع صالحة. لدى المنظمات أيضًا ضمانات بأن المستندات لن يتم تغييرها وأنها ستظل صالحة بعد انتهاء صلاحية أوراق الاعتماد.
سرعة أعلى
تتمتع الشركات الصغيرة بميزة كبيرة بالتوقيعات الإلكترونية. إنها فعالة للغاية. تعد التوقيعات الإلكترونية أكثر فاعلية من المستندات الورقية التي يجب طباعتها وإرسالها بالبريد والتحقق منها. يمكن أيضًا توقيعها إلكترونيًا. كل هذا يتم إلكترونيا ، مما يسرع الأعمال.
تعد التوقيعات الإلكترونية طريقة رائعة لأتمتة تفويض الشركات الصغيرة التي تحتوي على العديد من المستندات. الوقت المستغرق لإرسال المستندات واستلامها ضئيل للغاية. هذا يعني أنه لا يوجد تأخير في معالجة المستندات.
يمكن تنفيذ خدمة التوقيع الإلكتروني للتخلص من الحاجة إلى السفر لتوقيع الوثيقة شخصيًا. هذا شيء أدركته العديد من الشركات من مختلف القطاعات في السنوات الأخيرة.
يسمح التوقيع عن بعد للشركات بالتوقيع من أجهزتها الرقمية. يمكن للشركات الصغيرة التوقيع إلكترونيًا عن بُعد والاحتفاظ بالمفاتيح في السحابة. التوقيع الآمن ممكن دون الحاجة إلى أجهزة.
ستحتاج الشركات التي ترغب في العمل عن بُعد في المستقبل إلى استخدام أفضل خدمة توقيع إلكتروني متاحة للشركات الصغيرة. لن تكون معالجة المستندات مشكلة مع هذه الخدمة.
لماذا تعتبر التوقيعات الإلكترونية هي المعيار الجديد للشركات؟
كان استخدام التوقيعات الإلكترونية ضرورة أثناء الوباء. زاد الطلب على عملية توقيع أسهل من العقود وخطابات العرض إلى الفواتير والإعفاءات. من الإنصاف القول إن التوقيعات الإلكترونية تغير طريقة عمل الشركات الأمريكية. أنها تساعد الشركات التي تحولت إلى نموذج التشغيل عن بعد / الهجين للحفاظ على الاستمرارية والمرونة.
وجدت العديد من الشركات أن التوقيعات الإلكترونية توفر خيارات نشر مرنة لتلبية احتياجات العمل المحددة دون الحاجة إلى موظفي تكنولوجيا المعلومات. لم تكن الشركات بحاجة إلى القلق بشأن الأمان والامتثال أثناء الأزمة الصحية العالمية. توفر حلول التوقيع الإلكتروني مثل eSignly امتثالًا رائدًا في الصناعة لمعايير الأمان مثل SOC II و HIPAA A و FERPA وغيرها الكثير.
على الرغم من أن الوباء قد زاد بشكل كبير من اعتماد تقنية التوقيع الإلكتروني ، إلا أن الشركات تدرك الآن أن امتلاك المزيد من الميزات لا يعني بالضرورة أفضل. مع إمكانات البرامج الأكثر تقدمًا ، من المتوقع أن يزداد اعتماد التوقيعات الإلكترونية طوال عام 2020.
نصائح للشركات لاعتماد التوقيع الإلكتروني بحلول عام 2023
في بعض الأحيان ، يمكن للتكنولوجيا البسيطة أن تجعل عمليات الشركة أكثر كفاءة. تعد التوقيعات الإلكترونية طريقة رائعة لتحسين الكفاءة والموثوقية.
قد تفكر الشركات الصغيرة التي تخطط للنمو في المستقبل في حلول التوقيع الإلكتروني للتأكد من أنها تلبي جميع المتطلبات القانونية والمتعلقة بالمخاطر والامتثال. من المهم فهم عملية التبني وتحديد متطلبات عملك لمعرفة كيف يمكن للتوقيعات الإلكترونية أن تدعم سير عمل عملك.
دعنا نلقي نظرة على أهم 10 نصائح ستسمح لك بالانتقال من الحبر الرطب إلى التوقيع الإلكتروني بسلاسة.
تحديد أسباب اعتماد التوقيعات الإلكترونية
بعد الاشتراك في حل التوقيع الإلكتروني ، يمكنك رؤية النتائج على الفور. من السهل معرفة مقدار مساحة التخزين المتاحة والقدرة على العمل من أي مكان. ومع ذلك ، سوف تحتاج إلى تحديد متطلبات عملك من أجل التوقيع الإلكتروني.
يمكنك القيام بذلك من خلال التركيز على المجالات التي ترى فيها الشركات تحسنًا غالبًا بعد التبديل إلى مهام سير العمل القائمة على التوقيع الإلكتروني. وتشمل هذه الأمان والإنتاجية والأداء. قد يؤثر اعتماد التوقيعات الإلكترونية بشكل إيجابي على العديد من الأهداف على المستوى الكلي ، اعتمادًا على تدفقات العمل التي يتم دمجها فيها.
راجع فوائد اعتماد التوقيعات الإلكترونية
غالبًا ما تستشهد الشركات الصغيرة بالأمان كأحد الفوائد الرئيسية لحل التوقيع الإلكتروني. يعد إنشاء توقيع إلكترونيًا أكثر صعوبة من استخدام القلم والورق. سيساعدك فهم معايير الأمان والامتثال المطلوبة للإشراف على أمان الشبكة والخادم على اختيار الحل المناسب.
تحديد احتياجات عملك
يمكن للشركة إجراء هندسة عكسية للميزات التي تجعل نظام التوقيع الإلكتروني يعمل بشكل أفضل من خلال تحديد إستراتيجيته على المستوى الكلي.
- تعد اتفاقيات عدم الإفشاء واتفاقيات الخدمة مهمة إذا قمت بتنفيذ إستراتيجية شركة إلى شركة (B2B).
- عند تنفيذ Business-to-staff (B2E) ، من المهم مراجعة متطلبات الإعداد وجميع الأعمال الورقية الخاصة بالتوظيف.
- سيكون سير عمل التوقيع الإلكتروني المصمم خصيصًا لحسابات العملاء وشروط الخدمة والتطبيقات مفيدًا إذا قمت بتنفيذ استراتيجية B2C.
تحديد متطلبات التحكم
يعد إنشاء سير عمل يمكن التنبؤ به وموثوق به أمرًا بالغ الأهمية عندما يشارك العديد من الموقعين في المستند. ستختلف عملية إدارة المستندات حسب الحل المختار. يمكن أن يؤثر عدد التوقيعات والأساليب المستخدمة لتوقيع المستندات على كيفية تعامل شركة صغيرة مع إدارة المستندات.
سيتيح لك أفضل برنامج eSignature تتبع المراحل الرئيسية للمستندات المادية التي تتطلب توقيعات. غالبًا ما تتجاهل الشركات الصغيرة إمكانية تعديل القوالب عند البحث عن الحل المناسب.
تعرف على المتطلبات القانونية
غالبًا ما تواجه الشركات الصغيرة مشكلات في المستندات القانونية عند التفكير في حلول التوقيع الإلكتروني. عند مناقشة التوقيعات الرقمية ، يكون هذا رد فعل شائع بين أعضاء الفريق.
سيشعر أعضاء الفريق بالارتياح عندما يعلمون أن بائعي التوقيع الإلكتروني قد تعاملوا مع معظم هذه المخاوف في جميع أنحاء العالم. من المفيد التعرف على القوانين واللوائح المطبقة على صناعتك وبلدك.
سيؤدي ذلك إلى زيادة ثقتك في خيار التوقيع الإلكتروني الذي تختاره ويساعدك على تحديد واحد متوافق مع معاملاتك وأهدافك.
اجمع التعليقات
كل هذا يتوقف على حجم عملك ، ولكن التشاور مع فرق الأمان والاحتيال يجب أن تكون أولوية قصوى. من الممكن إنشاء مخطط يوضح حالات استخدام محددة لشركتك مع فريقك. سيساعدك هذا على تطوير وتنفيذ الإستراتيجية الصحيحة عندما يتعلق الأمر بالتوقيع الرقمي.
سيسعد أعضاء فريقك بمعرفة أن التوقيعات الإلكترونية أسرع من الورق والحبر. يمكنهم أيضًا تتبع ومراقبة التوقيعات الإلكترونية باستخدام مسار تدقيق ، والتحقق من المعلومات ، والاحتفاظ بالسجلات ، والاستمتاع بالتوقيع على الهاتف المحمول.
قد يكون من الجيد التأكيد على فوائد اعتماد التوقيع الإلكتروني لفريقك. قد يحتاج بعض أعضاء الفريق إلى أن يكونوا على دراية بفوائد إمكانيات التوقيع الإلكتروني ، مثل توقيع الهاتف المحمول وتتبع التوقيعات في الوقت الفعلي.
أتمتة سير العمل
هل من الأفضل اختيار منصة eSignature التي يمكن استخدامها بمفردها أو تتكامل مع منصات أتمتة سير العمل؟ هناك سؤال آخر يجب مراعاته وهو نطاق حالات الاستخدام المحتملة. يمكن لمنصة أتمتة سير العمل أن تخدم العديد من حالات الاستخدام ، بما في ذلك B2C و B2B و B2E. يمكن أن يساعد حل أتمتة سير العمل بدون رمز لـ B2E المؤسسات الكبيرة على أتمتة إعداد الموظفين والتفاوض بشأن العقود وعمليات الموارد البشرية الأخرى.
لوائح الأمن والخصوصية
سيسمح البائع الذي يقدم eSignature لشركتك بتكييف سير العمل مع ظروف ومتطلبات محددة مع الحفاظ على الامتثال. قد تكون فرق الامتثال هي أول من يستخدم تقنية جديدة بمجرد اعتمادها.
يجب أن تكون أداة التوقيع الإلكتروني المناسبة لعملك سهلة الدمج إذا كنت تستخدم برنامج إدارة للامتثال للمتطلبات التنظيمية. يتم استخدام التوقيعات الإلكترونية من قبل الشركات الأكثر تنظيمًا وتعقيدًا ، مثل الرعاية الصحية ، حيث يلزم الامتثال لقانون HIPAA و PHI.
افترض أنك بحاجة إلى مساعدة في ضمان الامتثال أثناء توقيع المستندات الرقمية لعملك. في هذه الحالة ، يمكنك أن تطمئن إلى توفر حل التوقيع الإلكتروني الصحيح.
تحقق من التوافق
أحد الأسئلة الأولى ، عند طرح موضوع التوقيعات الإلكترونية في اجتماع عمل ، هو "هل يمكن دمج التوقيع الإلكتروني في برامجنا الأخرى؟"
من المهم التأكد من أن حل التوقيع الإلكتروني يتكامل مع مجموعة تكنولوجيا الأعمال الصغيرة الموجودة لديك. تسمح العديد من حلول التوقيع الإلكتروني بعمليات تكامل طرف ثالث. eSignly ، على سبيل المثال ، لديها أكثر من 200 تكامل مع تطبيقات الإنتاجية وأنظمة CRM. هذا يجعلها تبرز من البقية.
يمكن أن تساعدك مجموعة من خيارات التكامل في تحقيق أقصى استفادة من انتقال التوقيع الرقمي. على الرغم من أنه من الأفضل إبقاء الأمور بسيطة في معظم الحالات ، فقد يكون من الضروري امتلاك القدرة على توصيل أداة التوقيع الإلكتروني بمجالات أخرى من عملك.
الوقت والمال
ستوفر المال وستحصل على سرعة تحويل المستندات عند التبديل إلى برنامج التوقيع الإلكتروني. تقدر Lunar Pen أن الأمر يتطلب الحصول على مستندات موقعة باستخدام eSignature مقابل برنامج التوقيع التقليدي بين 5 و 37 دقيقة. تقدر Forrester أن التوقيع الإلكتروني يمكن أن يوفر ما يصل إلى 22000 ساعة في السنة.
تتمثل إحدى أعظم فوائد التوقيع الإلكتروني ، بصرف النظر عن قدرته على خفض التكاليف ، في أنه يسرع من تحقيق الإيرادات ويوفر أوقات تسليم أسرع من التوقيعات المكتوبة بخط اليد. سيستفيد عملك من أوقات دورات التوقيع الإلكتروني الأسرع. مع تحسن التكنولوجيا ، يحتاج العملاء والموردون أيضًا إلى طريقة سريعة وآمنة لتوقيع المستندات.
الوجبات الجاهزة الرئيسية
لقد كانت التوقيعات الإلكترونية تقنية رائعة جعلت من السهل على الكثيرين القيام بوظائفهم. كان eSignly مشاركًا نشطًا في هذه العملية. eSignly هي أداة تساعد المؤسسات على تحسين كفاءتها وزيادة عائد الاستثمار وتبسيط عملياتها. يقدم مجموعة متنوعة من الميزات والفوائد التي لا تعد ولا تحصى. حان الوقت للتغيير إذا كنت لا تزال تستخدم التوقيعات المبتلة التقليدية. تواصل مع خبرائنا لمعرفة المزيد حول كيفية مساعدة eSignly في عملك. احصل على eSignly اليوم!
يعطي أصحاب الأعمال الأولوية لتحديث عملياتهم التجارية وعمليات سير العمل. حلول التوقيع الإلكتروني هي أحد الدوافع الرئيسية لذلك. الشركات العالمية هي المحرك الرئيسي لنمو سوق التوقيع الإلكتروني. يقدم حل التوقيع الإلكتروني العديد من الفوائد ؛ ليس فقط التوقيع الرقمي هو أكثر ملاءمة. يلغي هذا الحل تكلفة التوقيع اليدوي ويوفر الوقت ويبسط سير العمل. يمكنه أيضًا زيادة الإنتاجية.
تنتقل الشركات إلى التوقيع الرقمي نظرًا لفوائدها الهائلة وتكاليفها المنخفضة وعائد استثمارها المرتفع. مع الارتفاع السريع في معاملات التوقيع الإلكتروني ، أصبح نمو سوق التوقيع الإلكتروني واضحًا.
على مدى السنوات الخمس الماضية ، تم إجراء ما يقرب من 754 مليون دولار من المعاملات في الولايات المتحدة حول اعتماد التوقيع الإلكتروني.
تعد التوقيعات الرقمية عامل تغيير في قواعد اللعبة بالنسبة للعديد من الشركات ، كما يتضح من التبني الكبير. ستكون هذه الإحصائيات أكثر إثارة للإعجاب:
- يمكن للشركات توفير ما يصل إلى 55٪ من خلال الانتقال إلى التوقيعات الرقمية.
- قد يستغرق وصول المستندات الموقعة يدويًا إلى وجهتها 5 أيام. يمكن استلام المستندات الموقعة رقميًا في غضون 37 دقيقة في المتوسط.
- تؤدي التوقيعات الإلكترونية إلى انخفاض بنسبة 80٪ في المتوسط في وقت الاستجابة والأخطاء.
- يمكن أن يساعدك التوقيع الرقمي في توفير 20 دولارًا لكل مستند وتحسين متوسط الإنتاجية بنسبة 80٪.
- بعد دمج التوقيعات الرقمية ، شهدت بعض المؤسسات المالية انخفاضًا بنسبة 92٪ في أخطاء المسح.
- يمكن للشركات تقليل أخطاء المعالجة من خلال اعتماد التوقيعات الإلكترونية.
يجب أن تقنعك هذه الإحصائيات بالبدء في التوقيع الإلكتروني اليوم. هذه بعض النصائح لمساعدتك على البدء بالتوقيع الإلكتروني في عام 2023.
نصائح لاختيار برنامج التوقيع الإلكتروني الصحيح
أنت مهتم بتبسيط عملية التوقيع الخاصة بك والقدرة على طلب التوقيعات والتوقيع عليها إلكترونيًا.
هناك العديد من الخيارات للمنصات.
فهم الميزات الرئيسية ، ستحتاج عند اختيار منصة التوقيع الإلكتروني أمر مهم.
هذه هي الأشياء الثمانية التي يجب مراعاتها عند اختيار البائع.
دعم تسجيل الجهاز المحمول
مع قول 83٪ من محترفي المبيعات أن الأجهزة المحمولة تمنحهم ميزة على منافسيهم ، فإن الأجهزة المحمولة هي جزء لا يتجزأ من مجموعة أدوات أي مندوب مبيعات.
يجب أن تلبي منصات التوقيع الرقمي هذا الطلب المتزايد وتوفر الوظائف التي تسمح لأصحاب المصلحة بالتسجيل أثناء التنقل ، بغض النظر عن الجهاز الذي يستخدمونه.
تحليلات في الوقت الحقيقي
تُعد بيانات الوقت الفعلي طريقة رائعة لمعرفة كيفية تفاعل العملاء المحتملين والعملاء المحتملين مع مقترحاتك. هل يفتحون المستند عدة مرات؟ هل يستغرق التوقيع بعض الوقت؟
تتوفر هذه المعلومات عند الطلب ، مما يسمح لك بتحسين مقترحاتك وتوقيع الصفقات بشكل أسرع. ستجد أفضل برامج التوقيع الإلكتروني مع تحليلات مفيدة. يتيح لك ذلك معرفة العملاء المحتملين الذين يفتحون مقترحاتك ، ونأمل أن يتم ذلك عند تسجيل الدخول.
تكامل CRM
تستخدم معظم فرق المبيعات CRM (إدارة علاقات العملاء). أفضل شيء في أنظمة CRM هو قدرتها على الاندماج مع الأنظمة الأساسية والتطبيقات الأخرى لتبسيط عمليات عملك.
سوف تتكامل منصة التوقيع الإلكتروني الموثوقة التي تستخدم التكنولوجيا المناسبة مع نظام CRM الأساسي الخاص بك. سيسهل ذلك على مندوبي المبيعات مراقبة ما يجري في خط أنابيب أعمالهم.
لوائح الأمن والخصوصية
يحتاج العملاء والمستخدمون والموقعون على المستندات إلى الشعور بالثقة في أن الاتصالات آمنة.
يجب أن تمتثل منصة التوقيع الإلكتروني التي اخترتها لأنظمة الخصوصية في جميع المناطق التي تعمل فيها.
على سبيل المثال ، يجب أن تمتثل جميع مستندات المشورة القانونية في المملكة المتحدة والاتحاد الأوروبي للوائح حماية البيانات العامة للاتحاد الأوروبي (GDPR).
يمكنك أيضًا العثور على إرشادات محددة للتوقيعات الإلكترونية.
- التوقيعات الإلكترونية في قوانين التجارة العالمية والوطنية (ESIGN و UETA في الولايات المتحدة الأمريكية).
- خدمات تحديد الهوية والتوثيق الإلكترونية (eIDAS) الخاصة بالاتحاد الأوروبي.
لتكون المستندات الملزمة قانونًا موقعة إلكترونيًا ، يجب أن تكون منصة التوقيع الإلكتروني آمنة ومتوافقة مع قوانين دولتك أو بلدك.
تأكد من قراءة التفاصيل الدقيقة والانتباه إلى التفاصيل المحددة المتعلقة بالمصادقة وحفظ السجلات والتشفير والميزات الأخرى.
قابلية التوسع
بعد أن تنجح في قسم المبيعات ، من المحتمل أن تكون الأقسام الأخرى مهتمة. من الممكن أن تهتم فرق الموارد البشرية بالتوقيعات الإلكترونية لتوقيع المستندات الداخلية أو لتعيين الموظفين عن بعد.
سيسمح لك حل التوقيع الإلكتروني الذي يتسع بشكل جيد بإضافة مستخدمين أو توسيع ترخيصك إلى فرق أخرى بسهولة.
القدرة على الأتمتة
يمكن أن تؤدي أتمتة العمليات إلى توفير الوقت وتقليل التكاليف. هذا مهم بشكل خاص لمندوبي المبيعات الذين يقضون 35٪ فقط من وقتهم في البيع.
يمكن أن تساعد أتمتة المهام المتكررة والمسؤول في تقليل الوقت. يعد برنامج التوقيع الإلكتروني مجالًا آخر يمكنك من خلاله توفير الوقت.
توفر بعض الأنظمة الأساسية تذكيرات أو ردودًا آلية ، بحيث يمكن لفرق المبيعات التركيز بشكل أكبر على خلق فرص جديدة.
هذا له قيمة عمل واضحة.
استنادًا إلى 100000 مستند ، تُظهر بياناتنا أن مندوبي المبيعات في المملكة المتحدة الذين يستخدمون التذكيرات الآلية لديهم معدلات نجاح أعلى بنسبة 24٪ من أولئك الذين لا يستخدمون التذكيرات.
تكاليف مرنة
توفر العديد من الحلول تجارب مجانية للسماح لك بمقارنتها قبل أن تقرر ما تفضله. يمكنك أيضًا الاختيار من بين مستويات الاشتراك المختلفة.
من المهم تقييم السعر واستخدام أي ميزات مجانية قبل الاشتراك في خدمة مدفوعة.
سهولة الاستعمال
أفضل شيء في أي حل هو قدرته على جعل حياتك أسهل.
يجب أن تكون منصة التوقيع الإلكتروني سهلة لمندوبي المبيعات والعملاء. قد يكون قضاء الوقت في شرح كيفية استخدام النظام الأساسي أو توقيع المستندات رقميًا أكثر إنتاجية.
ما هو برنامج التوقيع الإلكتروني للشركات الناشئة؟
التوقيع الإلكتروني ، المعروف أيضًا باسم التوقيع الإلكتروني ، يشفر التوقيع لمصادقة مستند إلكتروني. يمكن للشركات الصغيرة توقيع المستندات عبر الإنترنت باستخدام برنامج يسمى أفضل خدمات التوقيع الإلكتروني.
يمكنك تحميل المستندات بهاتفك الذكي أو جهازك اللوحي أو الكمبيوتر وإرسالها إلى عدة أشخاص عبر نظام التوقيع الإلكتروني. من السهل على المستلمين توقيع المستند عبر الإنترنت. يمكنك استخدام التوقيع الإلكتروني لجمع التوقيعات وتخزينها بسهولة. أضف نماذج الدخول إلى المستندات.
يمكن للشركات الصغيرة التأكد من حصولها على أفضل برامج التوقيع الإلكتروني. سيساعدهم ذلك على زيادة الإنتاجية والأمان والشرعية والامتثال. يمكن للبرنامج التحقق من التوقيع وحماية جميع البيانات بتشفير قوي. يمكن لموفري البرامج توفير العديد من ميزات الأمان ، بما في ذلك سجلات التدقيق والمصادقة وخيارات أخرى.
على سبيل المثال ، هل تتذكر التوقيع على اسمك إلكترونيًا أثناء تلقيك الطرد في المنزل؟ هذا يسمى التوقيع الإلكتروني.
الذهاب بلا أوراق
كانت الوثائق السرية موقعة تقليديا. ثم يقوم المرسل باسترداد المستندات وتوقيعها بالبريد أو طباعتها. سيتم إرسال المستندات بعد ذلك إلى المستلمين لإعادة توقيعاتهم إلى المنشئ الأصلي.
هذا كلف الكثير من المال والوقت. كانت هناك عدة خطوات إضافية مطلوبة بعد إعادة المستندات.
استخدم الأشخاص التوقيعات عبر الإنترنت للتوقيع على المستندات الرسمية لسنوات. في المائة عام الماضية ، استخدم الناس كود مورس والبرقيات. بدأ العديد من الشركات والأفراد في استخدام أجهزة الفاكس لإرسال المستندات في السبعينيات.
على الرغم من طباعة التوقيعات على المستندات الرسمية على الورق ، فإن إرسال واستلام هذه المستندات يعتمدان بالكامل على الإشارات. التوقيعات عبر الإنترنت ممكنة الآن بفضل التقدم التكنولوجي.
هناك طلب متزايد على عمليات عمل أسرع في بيئة الأعمال اليوم. هذا يحسن الكفاءة ويضمن أمن البيانات. تواصل الشركات الصغيرة استخدام التوقيعات الإلكترونية. إنها طريقة رائعة لمصادقة المستندات بسرعة وأمان.
بمساعدة أفضل التوقيع الإلكتروني للشركات الصغيرة ، يمكن للأفراد والشركات الاستغناء عن الورق. يمكن إجراء العملية بأكملها عبر الإنترنت ، لذلك لا يضطر المستخدمون إلى اتخاذ خطوات مملة.
يمكن استخدام التوقيع الإلكتروني لتعريف الموقع على الوثيقة. إنه مشابه تمامًا للتوقيع التقليدي.
العمل عن بعد
معظم الشركات لديها إمكانية الوصول إلى أدوات الاتصال الإلكترونية اليوم. تسمح هذه الأدوات بإنجاز العمل عن بُعد بسلاسة وكفاءة.
على الرغم من ذلك ، لا يزال من الممكن القيام ببعض العمليات التجارية في المكتب. تعد طباعة المستندات وتوقيعها ومشاركة المعلومات السرية مجرد عدد قليل من العمليات العديدة التي يمكن للشركات القيام بها في المكتب.
في حين أن هناك طرقًا أفضل لإدارة هذه العمليات ، يحتاج العديد من الموظفين إلى تعلم كيفية القيام بها إلكترونيًا. كانت فكرة رائعة أن تتعلم جميع المعلومات الجديدة حول مشاركة المعلومات السرية كمحترفين عملوا عن بُعد خلال COVID-19.
يمكن الحصول على التوقيعات الإلكترونية للشركات الصغيرة عبر الإنترنت من خلال برامج مثل التوقيع الإلكتروني. يوفر تطبيق التوقيعات الإلكترونية للشركات الصغيرة الأمان والامتثال والكفاءة والامتثال القانوني.
الشركات التي قررت استخدام التوقيعات الإلكترونية في الوقت المحدد دعمت أيضًا عمليات العمل عن بُعد. جعلت هذه الأداة العمل عن بُعد بسيطًا وفعالًا.
أحدث جائحة كوفيد -19 طريقة جديدة للعمل والاستعداد للمنظمات.
أهمية برنامج التوقيع الإلكتروني للشركات الصغيرة
العديد من العوامل مسؤولة عن اعتماد الشركات الصغيرة للتوقيعات الإلكترونية والاستغناء عن الورق. أصبحت التوقيعات الإلكترونية أكثر شيوعًا في الخدمات المالية والتعليم والتأمين.
كما هو موضح في COVID-19 مرات ، عززت التوقيعات الإلكترونية العمل عن بعد بشكل كبير وساعدت الشركات على التغلب على التحديات.
سنناقش أهمية برنامج التوقيع الإلكتروني للشركات الصغيرة وكيف يمكنه تبسيط العمل عن بُعد.
حماية
كل يوم ، يجب إرسال الكثير من البيانات إلكترونيًا. البيانات حساسة للغاية. يجب أن تضمن الشركات الصغيرة أنها تظل آمنة. تجعل التوقيعات الإلكترونية من السهل حماية المعلومات السرية وتضمن وصولها إلى الشخص المناسب.
هذا واضح لأن الشركات يمكنها إغلاق الصفقات بكفاءة وسرعة. لا توجد أيضًا إمكانية لتغيير المستندات أو إرسالها إلى عنوان غير صحيح. يتم تخزين البيانات في بيئة آمنة ومعالجتها في حالة وجود مستندات سرية. يتم إرسال المستندات إلكترونيًا إلى المتلقي عبر البريد الإلكتروني المشفر. هذا يضمن أن المستندات آمنة.
يمكن للشركات الصغيرة التأكد من استخدام أفضل خدمات التوقيع الإلكتروني. لضمان إغلاق الصفقات بسرعة وأمان ، من الضروري ألا تصل المستندات إلا إلى المستلم المقصود.
البرمجيات هي أداة أساسية لإتمام العمليات الهامة. لذلك ، تقوم المزيد من الشركات بتطبيقه. نظرًا لأنه يتم تخزين البيانات في السحابة ، فلن يكون هناك ضغط بشأن فقد المستندات أو إعاقتها.
إجراء مبسط
اضطرت المنظمات إلى اللجوء إلى العمل عن بعد أثناء الوباء. يجب إجراء العديد من العمليات رقميًا ، مما يزيد من أهمية حصول الشركات الصغيرة على أفضل خدمة توقيع إلكتروني. أدرك الكثير من الناس أن التوقيعات الإلكترونية يمكن أن تجعل المعاملات التجارية أسهل وأكثر كفاءة بعد الوباء.
يمكن أن تساعد خدمة التوقيع الإلكتروني الآمنة والمناسبة في بناء الاستمرارية ونقل الموثوقية إلى أصحاب المصلحة. تدرك العديد من الشركات الصغيرة فوائد خدمات التوقيع الإلكتروني لبناء الثقة. ستتبنى العديد من الشركات التوقيع عبر الإنترنت لتكون أكثر مرونة في المستقبل.
يمكن للشركات الصغيرة إرسال معلومات سرية وحساسة بأمان باستخدام أفضل خدمات التوقيع الإلكتروني. يسمح لك بتقييم التغييرات وتحديد الإجراءات الهامة للتعامل مع المعلومات السرية. من السهل أيضًا بناء الثقة لأنه لا يوجد خطر من تغيير المستندات.
تمديد صلاحية المستندات
تظل الوثيقة صالحة ويمكن التحقق منها لفترة طويلة بعد التوقيع عليها إلكترونيًا. يتضمن برنامج التوقيع الإلكتروني أيضًا ميزة ختم الوقت. هذا دليل قوي ومستقل على من وقع الوثيقة.
يمكن للشركات الصغيرة استخدام برنامج التوقيع الإلكتروني لتسجيل تاريخ ووقت توقيع المستندات. هذه الميزة لا تقبل المنافسة. جميع المستندات المتوافقة مع القانون ، مثل العقود الرسمية ، ربما تم التنازع عليها لاحقًا في المحكمة.
يمكن للمنظمات الحصول على إثبات عند توقيع المستندات بفضل التحقق طويل الأمد من صحة التوقيعات الإلكترونية. هذا يثبت أن أوراق اعتماد الموقع صالحة. لدى المنظمات أيضًا ضمانات بأن المستندات لن يتم تغييرها وأنها ستظل صالحة بعد انتهاء صلاحية أوراق الاعتماد.
سرعة أعلى
تتمتع الشركات الصغيرة بميزة كبيرة بالتوقيعات الإلكترونية. إنها فعالة للغاية. تعد التوقيعات الإلكترونية أكثر فاعلية من المستندات الورقية التي يجب طباعتها وإرسالها بالبريد والتحقق منها. يمكن أيضًا توقيعها إلكترونيًا. كل هذا يتم إلكترونيا ، مما يسرع الأعمال.
تعد التوقيعات الإلكترونية طريقة رائعة لأتمتة تفويض الشركات الصغيرة التي تحتوي على العديد من المستندات. الوقت المستغرق لإرسال المستندات واستلامها ضئيل للغاية. هذا يعني أنه لا يوجد تأخير في معالجة المستندات.
يمكن تنفيذ خدمة التوقيع الإلكتروني للتخلص من الحاجة إلى السفر لتوقيع الوثيقة شخصيًا. هذا شيء أدركته العديد من الشركات من مختلف القطاعات في السنوات الأخيرة.
يسمح التوقيع عن بعد للشركات بالتوقيع من أجهزتها الرقمية. يمكن للشركات الصغيرة التوقيع إلكترونيًا عن بُعد والاحتفاظ بالمفاتيح في السحابة. التوقيع الآمن ممكن دون الحاجة إلى أجهزة.
ستحتاج الشركات التي ترغب في العمل عن بُعد في المستقبل إلى استخدام أفضل خدمة توقيع إلكتروني متاحة للشركات الصغيرة. لن تكون معالجة المستندات مشكلة مع هذه الخدمة.
لماذا تعتبر التوقيعات الإلكترونية هي المعيار الجديد للشركات؟
كان استخدام التوقيعات الإلكترونية ضرورة أثناء الوباء. زاد الطلب على عملية توقيع أسهل من العقود وخطابات العرض إلى الفواتير والإعفاءات. من الإنصاف القول إن التوقيعات الإلكترونية تغير طريقة عمل الشركات الأمريكية. أنها تساعد الشركات التي تحولت إلى نموذج التشغيل عن بعد / الهجين للحفاظ على الاستمرارية والمرونة.
وجدت العديد من الشركات أن التوقيعات الإلكترونية توفر خيارات نشر مرنة لتلبية احتياجات العمل المحددة دون الحاجة إلى موظفي تكنولوجيا المعلومات. لم تكن الشركات بحاجة إلى القلق بشأن الأمان والامتثال أثناء الأزمة الصحية العالمية. توفر حلول التوقيع الإلكتروني مثل eSignly امتثالًا رائدًا في الصناعة لمعايير الأمان مثل SOC II و HIPAA A و FERPA وغيرها الكثير.
على الرغم من أن الوباء قد زاد بشكل كبير من اعتماد تقنية التوقيع الإلكتروني ، إلا أن الشركات تدرك الآن أن امتلاك المزيد من الميزات لا يعني بالضرورة أفضل. مع إمكانات البرامج الأكثر تقدمًا ، من المتوقع أن يزداد اعتماد التوقيعات الإلكترونية طوال عام 2020.
نصائح للشركات لاعتماد التوقيع الإلكتروني بحلول عام 2023
في بعض الأحيان ، يمكن للتكنولوجيا البسيطة أن تجعل عمليات الشركة أكثر كفاءة. تعد التوقيعات الإلكترونية طريقة رائعة لتحسين الكفاءة والموثوقية.
قد تفكر الشركات الصغيرة التي تخطط للنمو في المستقبل في حلول التوقيع الإلكتروني للتأكد من أنها تلبي جميع المتطلبات القانونية والمتعلقة بالمخاطر والامتثال. من المهم فهم عملية التبني وتحديد متطلبات عملك لمعرفة كيف يمكن للتوقيعات الإلكترونية أن تدعم سير عمل عملك.
دعنا نلقي نظرة على أهم 10 نصائح ستسمح لك بالانتقال من الحبر الرطب إلى التوقيع الإلكتروني بسلاسة.
تحديد أسباب اعتماد التوقيعات الإلكترونية
بعد الاشتراك في حل التوقيع الإلكتروني ، يمكنك رؤية النتائج على الفور. من السهل معرفة مقدار مساحة التخزين المتاحة والقدرة على العمل من أي مكان. ومع ذلك ، سوف تحتاج إلى تحديد متطلبات عملك من أجل التوقيع الإلكتروني.
يمكنك القيام بذلك من خلال التركيز على المجالات التي ترى فيها الشركات تحسنًا غالبًا بعد التبديل إلى مهام سير العمل القائمة على التوقيع الإلكتروني. وتشمل هذه الأمان والإنتاجية والأداء. قد يؤثر اعتماد التوقيعات الإلكترونية بشكل إيجابي على العديد من الأهداف على المستوى الكلي ، اعتمادًا على تدفقات العمل التي يتم دمجها فيها.
راجع فوائد اعتماد التوقيعات الإلكترونية
غالبًا ما تستشهد الشركات الصغيرة بالأمان كأحد الفوائد الرئيسية لحل التوقيع الإلكتروني. يعد إنشاء توقيع إلكترونيًا أكثر صعوبة من استخدام القلم والورق. سيساعدك فهم معايير الأمان والامتثال المطلوبة للإشراف على أمان الشبكة والخادم على اختيار الحل المناسب.
تحديد احتياجات عملك
يمكن للشركة إجراء هندسة عكسية للميزات التي تجعل نظام التوقيع الإلكتروني يعمل بشكل أفضل من خلال تحديد إستراتيجيته على المستوى الكلي.
- تعد اتفاقيات عدم الإفشاء واتفاقيات الخدمة مهمة إذا قمت بتنفيذ إستراتيجية شركة إلى شركة (B2B).
- عند تنفيذ Business-to-staff (B2E) ، من المهم مراجعة متطلبات الإعداد وجميع الأعمال الورقية الخاصة بالتوظيف.
- سيكون سير عمل التوقيع الإلكتروني المصمم خصيصًا لحسابات العملاء وشروط الخدمة والتطبيقات مفيدًا إذا قمت بتنفيذ استراتيجية B2C.
تحديد متطلبات التحكم
يعد إنشاء سير عمل يمكن التنبؤ به وموثوق به أمرًا بالغ الأهمية عندما يشارك العديد من الموقعين في المستند. ستختلف عملية إدارة المستندات حسب الحل المختار. يمكن أن يؤثر عدد التوقيعات والأساليب المستخدمة لتوقيع المستندات على كيفية تعامل شركة صغيرة مع إدارة المستندات.
سيتيح لك أفضل برنامج eSignature تتبع المراحل الرئيسية للمستندات المادية التي تتطلب توقيعات. غالبًا ما تتجاهل الشركات الصغيرة إمكانية تعديل القوالب عند البحث عن الحل المناسب.
تعرف على المتطلبات القانونية
غالبًا ما تواجه الشركات الصغيرة مشكلات في المستندات القانونية عند التفكير في حلول التوقيع الإلكتروني. عند مناقشة التوقيعات الرقمية ، يكون هذا رد فعل شائع بين أعضاء الفريق.
سيشعر أعضاء الفريق بالارتياح عندما يعلمون أن بائعي التوقيع الإلكتروني قد تعاملوا مع معظم هذه المخاوف في جميع أنحاء العالم. من المفيد التعرف على القوانين واللوائح المطبقة على صناعتك وبلدك.
سيؤدي ذلك إلى زيادة ثقتك في خيار التوقيع الإلكتروني الذي تختاره ويساعدك على تحديد واحد متوافق مع معاملاتك وأهدافك.
اجمع التعليقات
كل هذا يتوقف على حجم عملك ، ولكن التشاور مع فرق الأمان والاحتيال يجب أن تكون أولوية قصوى. من الممكن إنشاء مخطط يوضح حالات استخدام محددة لشركتك مع فريقك. سيساعدك هذا على تطوير وتنفيذ الإستراتيجية الصحيحة عندما يتعلق الأمر بالتوقيع الرقمي.
سيسعد أعضاء فريقك بمعرفة أن التوقيعات الإلكترونية أسرع من الورق والحبر. يمكنهم أيضًا تتبع ومراقبة التوقيعات الإلكترونية باستخدام مسار تدقيق ، والتحقق من المعلومات ، والاحتفاظ بالسجلات ، والاستمتاع بالتوقيع على الهاتف المحمول.
قد يكون من الجيد التأكيد على فوائد اعتماد التوقيع الإلكتروني لفريقك. قد يحتاج بعض أعضاء الفريق إلى أن يكونوا على دراية بفوائد إمكانيات التوقيع الإلكتروني ، مثل توقيع الهاتف المحمول وتتبع التوقيعات في الوقت الفعلي.
أتمتة سير العمل
هل من الأفضل اختيار منصة eSignature التي يمكن استخدامها بمفردها أو تتكامل مع منصات أتمتة سير العمل؟ هناك سؤال آخر يجب مراعاته وهو نطاق حالات الاستخدام المحتملة. يمكن لمنصة أتمتة سير العمل أن تخدم العديد من حالات الاستخدام ، بما في ذلك B2C و B2B و B2E. يمكن أن يساعد حل أتمتة سير العمل بدون رمز لـ B2E المؤسسات الكبيرة على أتمتة إعداد الموظفين والتفاوض بشأن العقود وعمليات الموارد البشرية الأخرى.
لوائح الأمن والخصوصية
سيسمح البائع الذي يقدم eSignature لشركتك بتكييف سير العمل مع ظروف ومتطلبات محددة مع الحفاظ على الامتثال. قد تكون فرق الامتثال هي أول من يستخدم تقنية جديدة بمجرد اعتمادها.
يجب أن تكون أداة التوقيع الإلكتروني المناسبة لعملك سهلة الدمج إذا كنت تستخدم برنامج إدارة للامتثال للمتطلبات التنظيمية. يتم استخدام التوقيعات الإلكترونية من قبل الشركات الأكثر تنظيمًا وتعقيدًا ، مثل الرعاية الصحية ، حيث يلزم الامتثال لقانون HIPAA و PHI.
افترض أنك بحاجة إلى مساعدة في ضمان الامتثال أثناء توقيع المستندات الرقمية لعملك. في هذه الحالة ، يمكنك أن تطمئن إلى توفر حل التوقيع الإلكتروني الصحيح.
تحقق من التوافق
أحد الأسئلة الأولى ، عند طرح موضوع التوقيعات الإلكترونية في اجتماع عمل ، هو "هل يمكن دمج التوقيع الإلكتروني في برامجنا الأخرى؟"
من المهم التأكد من أن حل التوقيع الإلكتروني يتكامل مع مجموعة تكنولوجيا الأعمال الصغيرة الموجودة لديك. تسمح العديد من حلول التوقيع الإلكتروني بعمليات تكامل طرف ثالث. eSignly ، على سبيل المثال ، لديها أكثر من 200 تكامل مع تطبيقات الإنتاجية وأنظمة CRM. هذا يجعلها تبرز من البقية.
يمكن أن تساعدك مجموعة من خيارات التكامل في تحقيق أقصى استفادة من انتقال التوقيع الرقمي. على الرغم من أنه من الأفضل إبقاء الأمور بسيطة في معظم الحالات ، فقد يكون من الضروري امتلاك القدرة على توصيل أداة التوقيع الإلكتروني بمجالات أخرى من عملك.
الوقت والمال
ستوفر المال وستحصل على سرعة تحويل المستندات عند التبديل إلى برنامج التوقيع الإلكتروني. تقدر Lunar Pen أن الأمر يتطلب الحصول على مستندات موقعة باستخدام eSignature مقابل برنامج التوقيع التقليدي بين 5 و 37 دقيقة. تقدر Forrester أن التوقيع الإلكتروني يمكن أن يوفر ما يصل إلى 22000 ساعة في السنة.
تتمثل إحدى أعظم فوائد التوقيع الإلكتروني ، بصرف النظر عن قدرته على خفض التكاليف ، في أنه يسرع من تحقيق الإيرادات ويوفر أوقات تسليم أسرع من التوقيعات المكتوبة بخط اليد. سيستفيد عملك من أوقات دورات التوقيع الإلكتروني الأسرع. مع تحسن التكنولوجيا ، يحتاج العملاء والموردون أيضًا إلى طريقة سريعة وآمنة لتوقيع المستندات.
الوجبات الجاهزة الرئيسية
لقد كانت التوقيعات الإلكترونية تقنية رائعة جعلت من السهل على الكثيرين القيام بوظائفهم. كان eSignly مشاركًا نشطًا في هذه العملية. eSignly هي أداة تساعد المؤسسات على تحسين كفاءتها وزيادة عائد الاستثمار وتبسيط عملياتها. يقدم مجموعة متنوعة من الميزات والفوائد التي لا حصر لها. حان الوقت للتغيير إذا كنت لا تزال تستخدم التوقيعات المبتلة التقليدية. تواصل مع خبرائنا لمعرفة المزيد حول كيفية مساعدة eSignly في عملك. احصل على eSignly اليوم!
