Früher bewahrten Unternehmen Dokumente in Schränken oder Schließfächern auf. Es kann schwierig sein, diese Dateien zu verwalten, wenn Unternehmen wachsen.
Es braucht viel Platz, um Dokumente im Laufe der Zeit zu speichern. Das Abrufen von Dokumenten kostet Zeit und manchmal gehen sie verloren. Der Schrank kann mit der Zeit unordentlich und staubig werden, wodurch eine chaotische Arbeitsumgebung entsteht. Die Dokumentenspeicherung auf Papier ist eine verschwenderische Praxis, die zu Umweltproblemen für den Planeten führen kann. Die Dokumentenverwaltung ist eine schnellere und effizientere Möglichkeit, Dokumente zu verfolgen, zu speichern und abzurufen. Es schafft ein professionelles Umfeld, das papierlos und umweltfreundlich ist. Es automatisiert alle Aspekte der Dokumenterstellung, -revision und -ablauf. Das Vertragsmanagement ermöglicht Ihnen zusätzlich zu den Hauptvorteilen die nahtlose gemeinsame Nutzung von Dokumenten zwischen Abteilungen. Damit entfällt das Chaos durch Datenverlust zwischen den Abteilungen. Cloudbasiertes Dokumentenmanagement ist eine perfekte Lösung. Es bietet eine sichere und skalierbare Möglichkeit zum Speichern von Dokumenten sowie eine einfache Verwaltung. Die Dokumentenverwaltung hat sich dahingehend weiterentwickelt, dass sie neue Verwaltungsoptionen umfasst, die es für Unternehmen einfacher machen.
Wie Dokumentenmanagement Ihrem Unternehmen helfen kann
Ein Dokumentenmanagementsystem kann Ihr Unternehmen effizienter und effektiver machen. Dies sind fünf Möglichkeiten, dies zu tun:
1. Die zentrale Dokumentenablage
Mitarbeiter können einfacher auf Dokumente zugreifen und ihre Aufgaben effizienter erledigen. Ein Dokumentenmanagementsystem kann auch verwendet werden, um alle Ihre Dateien zu organisieren. Mit dem herkömmlichen Aufbewahrungssystem aus Schränken und Lagerräumen ist es unmöglich, alle Dokumente an einem Ort aufzubewahren. Jede Abteilung zieht es vor, ihre Aufzeichnungen für einen einfachen Zugriff in der Nähe aufzubewahren. Mit der Dokumentenverwaltungssoftware können Sie alle Ihre Dokumente in jeder möglichen Kategorie organisieren, z. B. Name, Größe, Typ, Autor, Berechtigungen und Autor. Auf eine Datei kann problemlos von verschiedenen Abteilungen oder Teams zugegriffen werden. Das Risiko, Dokumente zu verlieren, wird eliminiert, wenn sich alle Dokumente an einem Ort befinden. Sie müssen nicht nach einer Datei suchen.
2. Einfacher Dokumentenzugriff und Freigabefunktionen
Eine Organisation wird bald auf viele Dateien zugreifen können. Es gibt nicht nur viele Dateien, auf die zugegriffen werden muss, sondern auch die Notwendigkeit, bestimmte Dateien innerhalb und außerhalb des Unternehmens gemeinsam zu nutzen. Es ist wichtig, Dateien schnell zu finden, wenn Sie sie brauchen. Mit nur wenigen Klicks können Sie auf jedes Dokument aus dem Dokumentenmanagementsystem zugreifen. Erweiterte Suchfunktionen machen es einfach, das Dokument in Sekundenschnelle auf bestimmte Dateien einzugrenzen. Sie können jedes Dokument auch mit Personen innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation teilen.
3. Mitarbeiterkennzeichnung
Dokumentenverwaltungssoftware eliminiert die manuelle gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Lieferkonflikte. Sie können Dokumente schnell mit Tags versehen, um die Aufmerksamkeit des gewünschten Mitarbeiters zu erregen. So können Sie ganz einfach Aufgaben oder Teile von Dokumenten bestimmten Mitarbeitern zuweisen. Es ermöglicht ihnen auch zu sehen, wo ihr Input benötigt wird. Um den Mitarbeitern das Verständnis der Datei zu erleichtern, können Sie jedem Dokument auch eine Zusammenfassung oder Beschreibung hinzufügen. Für verwandte Dokumente können Sie Dateiordner wie bei einem herkömmlichen Dateispeicher erstellen.
4. Dokumentenüberwachung
Die Überwachung von Dokumenten ist eine weitere Möglichkeit, Ihre Geschäftsprozesse zu vereinfachen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Dateispeichersystemen ist es nicht einfach, die Bewegung von Dokumenten und den Zeitpunkt ihrer Erstellung zu verfolgen. Mit der Dokumentenverwaltung können Sie alles nachverfolgen, vom Erstellungsdatum einer Datei bis zu ihrem Verlauf und ihrem Verbleib. Jede Phase des Fortschritts des Dokuments wird überwacht, einschließlich seiner Bearbeitung, Versionierung und Archivierung. So stellen Sie sicher, dass alle Schritte korrekt durchgeführt werden und das Dokument in den richtigen Händen ist. Sie können auch Überprüfungen erstellen, mit denen Sie nachverfolgen können, wann jedes Dokument jeden Schritt im Prozess von der Erstellung bis zur Fertigstellung durchlaufen hat.
5. Dokumentvorschau
Die Vorschaufunktion ermöglicht es Mitarbeitern, Dateien im Repository anzuzeigen, ohne sie herunterzuladen. Die Dokumentvorschau-Registerkarte öffnet jedes Dokument in einer einfachen Registerkarte, unabhängig von seinem Dateiformat. Dies ermöglicht Teammitgliedern, es anzuzeigen. Eine Datei kann nur heruntergeladen werden, wenn sie geändert werden muss.
Esignly
Esignly ist eine vertrauenswürdige Software für elektronische Signaturen, die Ihren Dateiverwaltungsprozess trotz der vielen verfügbaren Dokumentenverwaltungssoftware automatisiert. Die Software erlaubt nur autorisierten Benutzern den Zugriff auf bestimmte Dokumente. Sie können ein Mitarbeiterebenensystem einrichten, jedem Dokument Tags hinzufügen und festlegen, wer das Recht hat, sie anzuzeigen oder herunterzuladen. Esignly lässt sich unabhängig von der Größe und Komplexität Ihres Unternehmens skalieren. Verwenden Sie die oben aufgeführten Funktionen, um auszuwählen, was am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Esignly Dokumentenmanagement-Software ist jetzt verfügbar.
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