Elektronische Rechnungen werden in den meisten Ländern häufig verwendet, da sie genauso legal sind wie ein Papierdokument und Zeit und Kosten für beide Parteien sparen. Es gibt immer noch viele Organisationen, die zögern, ihre alten Systeme zu ändern, und weiterhin der gleichen Methode mit Stift und Papier folgen.
Das digitale Signieren von Rechnungen oder die elektronische Rechnungsstellung ist viel besser als das Papier- und Postsystem.
Aufgrund der Wichtigkeit und Sensibilität dieser Dokumente ist es wichtig, Maßnahmen zu ergreifen, um sicherzustellen, dass Rechnungen sicher bleiben und keine Änderungen vorgenommen werden. Mit der eSignly-Verifizierungsoption für digitale Signaturen können Benutzer überprüfen und verifizieren, ob das signierte Dokument echt oder modifiziert ist.
Kürzlich erlaubte das Indian Union Budget 2015-16, dass Rechnungen, Challans, Frachtbriefe usw. mit digitalen Signaturzertifikaten digital signiert und per E-Mail an die Empfänger gesendet werden. Gemäß Regel 11 Unterregel (8) der Zentralen Verbrauchsteuervorschriften, 2015 und Mitteilungsnummer 5/2015 – Dienstleistungssteuer vom 01.03.2015, Regel 4c – Jede gemäß Regel 4A ausgestellte Rechnung oder gemäß Regel 4B ausgestellte Frachtbrief kann mit diesen Mitteln beglaubigt werden einer digitalen Signatur mit Wirkung zum 1. März 2015.
Warum sollten Sie sich für eine elektronische Signatur entscheiden, um Rechnungen, Lieferscheine, Challans, Frachtbriefe, Formulare 16 und andere Dokumente zu unterzeichnen?
- Automatisierte elektronische Prozesse sind billiger
- Elektronische und digitale Unterschriften sind genauso authentisch wie handschriftliche Unterschriften
- Elektronische Dokumente sind einfach zu handhaben und zu übertragen
- Elektronische Dokumente können den Empfängern sofort per E-Mail zugestellt werden
- Elektronische Dokumente lassen sich einfach archivieren und bei Bedarf abrufen
- Digitale Signaturen können die Authentizität und Integrität archivierter Daten schützen
- Unternehmen können einen integrierten Workflow haben. Das Signieren, Übertragen und Verarbeiten elektronischer Dokumente kann im System selbst erfolgen
- Digitale Signaturen bieten eine grüne, umweltfreundliche Alternative zu papierintensiven Prozessen
Überprüfung digitaler Signaturen-
Für die Überprüfung der digitalen Signatur in PDF-Dokumenten können Benutzer das Dokument mit Adobe öffnen. Für jede Änderung, die nach der Signatur vorgenommen wird, blinkt eine Meldung, die darauf hinweist, dass das Dokument nach der Signatur geändert wurde
Bei anderen Dateiformaten wird es in das .p7m- oder .p7b-Format konvertiert, je nachdem, ob eine angehängte oder getrennte Signatur verwendet wurde. Dieses signierte Dokument sieht bei normalem Zugriff wie eine Mülldatei aus, und wenn Änderungen daran vorgenommen werden, schlägt die Überprüfung mit der Meldung „Signatur beschädigt“ fehl.
eSignly stellt sicher, dass Dokumente sicher sind, und wenn ein Empfänger eine Rechnung erhält, kann er deren Echtheit leicht bestätigen, indem er sie unabhängig verifiziert.
eSignly bietet maßgeschneiderte Lösungen gemäß den Benutzeranforderungen, abhängig von der Anzahl der Unterzeichner, der Anzahl und Art der zu signierenden Dokumente und der Art des Geräts, mit dem das Dokument signiert werden soll. Mit eSignly können Benutzer Dokumente in einem Bündel in kürzester Zeit automatisiert signieren, während das SuperSigner Software Development Kit (SDK) in jede Drittanbieteranwendung integriert werden kann, um browserunabhängiges Signieren über jede Webschnittstelle zu ermöglichen.
eSignly-Lösungen sind besonders nützlich für die Finanzabteilung, die regelmäßig Hunderte von Rechnungen, Gehaltsabrechnungen, Bestellungen, monatlichen Ausgaben und viele andere Dokumente versendet.
Anforderungen:
- Fähigkeit, den Signaturprozess ohne Benutzereingriff zu automatisieren
- Möglichkeit, PDF-Dokumente zu signieren
- Möglichkeit zum Signieren mit einem digitalen Zertifikat, das auf HSM gespeichert ist
- Protokollierung für Erfolg oder Fehler beim Signieren
Vorteile:
- Automatisieren und implementieren Sie den papierlosen Rechnungsprozess vollständig, um die Betriebseffizienz zu verbessern und die Zykluszeit zu verkürzen
- Eliminieren Sie Papier-, Druck- und Portokosten
- Stellen Sie die Compliance und Rechtsgültigkeit unterzeichneter Rechnungen sicher
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