Los negocios solían almacenar documentos en armarios o casilleros. Puede ser difícil administrar estos archivos a medida que crecen las empresas.
Se necesita mucho espacio para almacenar documentos a lo largo del tiempo. Lleva tiempo recuperar los documentos y, a veces, se pierden. El gabinete puede volverse desordenado y polvoriento con el tiempo, creando un ambiente de trabajo caótico. El almacenamiento de documentos en papel es una práctica derrochadora que puede generar problemas ambientales para el planeta. La administración de documentos es una forma más rápida y eficiente de rastrear, almacenar y recuperar documentos. Crea un entorno profesional sin papel y respetuoso con el medio ambiente. Automatiza todos los aspectos de la creación, revisión y caducidad de documentos. la gestión de contratos le permite compartir documentos sin problemas entre departamentos además de los beneficios principales. Esto elimina el caos causado por la pérdida de datos entre departamentos. La gestión de documentos basada en la nube es una solución perfecta. Ofrece una forma segura y escalable de almacenar documentos, así como una fácil administración. La gestión de documentos ha evolucionado para incluir nuevas opciones de gestión que facilitan la gestión de las empresas.
Cómo la gestión de documentos puede ayudar a su empresa
Un sistema de gestión de documentos puede hacer que su negocio sea más eficiente y efectivo. Estas son cinco formas de hacerlo:
1. El Depósito Central de Documentos
Los empleados podrán acceder a los documentos fácilmente y realizar sus tareas de manera más eficiente. También se puede utilizar un sistema de gestión de documentos para organizar todos sus archivos. Es imposible mantener todos los documentos en un solo lugar con el sistema de almacenamiento tradicional de armarios y trasteros. Cada departamento prefiere mantener sus registros cerca para facilitar el acceso. El software de administración de documentos le permite organizar todos sus documentos en cualquier categoría posible, como nombre, tamaño, tipo, autor, permisos y autor. Los diferentes departamentos o equipos pueden acceder fácilmente a un archivo. El riesgo de perder documentos se elimina cuando todos los documentos están en un solo lugar. No tienes que buscar un archivo.
2. Fácil acceso a documentos y funciones para compartir
Una organización pronto tendrá una gran cantidad de archivos para acceder. No solo habrá muchos archivos a los que acceder, sino también la necesidad de compartir ciertos archivos dentro y fuera de la empresa. Es importante localizar rápidamente los archivos cuando los necesite. Con solo unos pocos clics, puede acceder a cualquier documento desde el sistema de Gestión de Documentos. Las capacidades de búsqueda avanzada facilitan reducir el documento a solo archivos específicos en segundos. También puede compartir cada documento con personas dentro y fuera de su organización.
3. Etiquetado de empleados
El software de gestión de documentos eliminará el intercambio manual de documentos y la falta de coincidencia en la entrega. Puede etiquetar documentos rápidamente para llamar la atención del empleado que desee. Esto le permite asignar fácilmente tareas o partes de documentos a empleados específicos. También les permite ver dónde se necesita su entrada. Para ayudar a los empleados a comprender el archivo, también puede agregar un resumen o una descripción a cada documento. Para documentos relacionados, puede crear carpetas de archivos como el almacenamiento de archivos tradicional.
4. Seguimiento de documentos
El monitoreo de documentos es otra forma de simplificar sus procesos comerciales. No es fácil rastrear el movimiento de los documentos y cuándo se crearon, a diferencia de los sistemas tradicionales de almacenamiento de archivos. La gestión de documentos le permite realizar un seguimiento de todo, desde la fecha en que se creó un archivo hasta su historial y hacia dónde se dirige. Cada etapa del progreso del documento será monitoreada, incluyendo su edición, versión y archivo. Esto le ayudará a asegurarse de que todos los pasos se toman correctamente y que el documento está en las manos adecuadas. También puede crear controles que le permitan realizar un seguimiento cuando cada documento pasa cada paso en el proceso desde la creación hasta la finalización.
5. Vista previa del documento
La función de vista previa permite a los empleados ver archivos en el repositorio sin descargarlos. La pestaña de vista previa del documento abre cada documento en una pestaña simple, independientemente de su formato de archivo. Esto permite que los miembros del equipo lo vean. Un archivo solo se puede descargar si necesita una modificación.
Diseño
Esignly es un software de firma electrónica confiable que automatiza su proceso de administración de archivos, a pesar de la gran cantidad de software de administración de documentos disponibles. El software permite que solo los usuarios autorizados accedan a ciertos documentos. Puede configurar un sistema de niveles de empleados, agregar etiquetas a cada documento y determinar quién tiene derecho a verlos o descargarlos. Esignly se puede escalar independientemente del tamaño y la complejidad de su empresa. Utilice las funciones enumeradas anteriormente para elegir lo que mejor se adapte a su negocio. El software de gestión de documentos Esignly ya está disponible.
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