Las firmas electrónicas eliminan todos los problemas de seguridad. Son más seguros que las firmas húmedas tradicionales. Las firmas húmedas se pueden falsificar y manipular. Aún así, las firmas electrónicas tienen muchas capas de seguridad que dificultan su alteración. También puede usarlos sin preocuparse por la seguridad porque vienen con informes de auditoría admitidos por los tribunales.
Sí, se puede confiar en las firmas electrónicas. En esta publicación, explicaremos por qué una firma electrónica es más segura que una firma húmeda tradicional, cómo funcionan y las características de seguridad que las hacen seguras.
¿Qué es una firma electrónica?
Las firmas electrónicas o firmas electrónicas son varios métodos para adjuntar identidad a los documentos. Son electrónicos y pueden ser tan simples o complejos como una foto de una firma manuscrita o tan complicados como un certificado de firma digital creado a través de PKI. La firma electrónica ha visto un tremendo aumento en popularidad en los últimos años. Esto probablemente se deba al mundo cada vez más sin papel en el que vivimos. Los documentos deben firmarse y la firma electrónica ofrece una solución eficiente, moderna y conveniente.
Las firmas electrónicas han sido adoptadas por muchas empresas y consumidores, así como por algunos procesos gubernamentales. Se pueden utilizar diferentes tipos de firma electrónica gratuita y de pago según el caso de uso. Cada tipo ofrece un nivel diferente de autenticación de la identidad adjunta. Las firmas electrónicas ahora se consideran iguales a los documentos firmados a mano en muchas jurisdicciones.
Si bien las "firmas electrónicas" y las "firmas digitales" se pueden usar indistintamente para uso informal, son diferentes. Una firma digital se refiere a un tipo particular de firma electrónica segura que utiliza un algoritmo para autenticar criptográficamente un documento.
¿Diferencia entre Firma Digital y Firma Electrónica?
Para autenticar la identidad y el solicitante, los certificados digitales utilizan certificados PKI emitidos a partir de firmas electrónicas. Este método de autenticación es el mejor para proteger los documentos electrónicos. Vincula directamente la identidad al documento y asegura su legitimidad.
Las firmas digitales cumplen con los requisitos reglamentarios más estrictos. Estos incluyen la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas de los Estados Unidos (UETA), la Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global de los Estados Unidos (Ley ESIGN) y otras leyes internacionales aplicables, como eIDAS.
Las formas alternativas de firmas electrónicas utilizan métodos de autenticación menos seguros. Estos podrían incluir direcciones de correo electrónico, números de teléfono u otra información de contacto. Hay muchas leyes de firma electrónica en todo el mundo y existen diferentes requisitos para verificar la identidad del firmante.
Diferentes tipos de firmas electrónicas
Hay tres tipos principales de firmas electrónicas. Estas diferencias se describen en la regulación electrónica de identificación, autenticación y servicios de confianza (eIDAS) de 2016 aprobada por la Unión Europea. Estas regulaciones también son aplicables a los Estados Unidos.
Este reglamento establece el marco legal para la identificación electrónica, el proceso de firma, los sellos, los documentos y otros asuntos en toda la UE. Estas firmas se integran comúnmente en procesos comerciales y flujos de trabajo. Se han convertido en una parte estándar de la experiencia del usuario de Internet.
Firmas Electrónicas Simples (SES).
Estos son los tipos más simples y más amplios de firmas electrónicas. eIDAS los describe como "datos en formato electrónico que se adjuntan o vinculan lógicamente con otros datos en formato electrónico y que el signatario utiliza para firmar". No requieren verificación de identidad, y la persona que firma el documento es responsable de confiar en ellos.
A veces, las firmas electrónicas son legalmente vinculantes en ciertos casos. Sin embargo, para muchos documentos, deberá tener calificaciones más altas.
Firmas Electrónicas Avanzadas (AES).
Estas firmas no son como las firmas electrónicas simples. Requieren verificación de identidad. Estas firmas se basan en certificados que identifican de forma única al firmante. Por lo general, se transmiten mediante un servicio de entrega específico, que puede proporcionar pistas de auditoría y otras pruebas sobre los datos transmitidos. Estas firmas suelen estar certificadas por una Autoridad de Certificación (CA).
Firmas Electrónicas Cualificadas
Estas firmas electrónicas son similares a las avanzadas pero cumplen requisitos adicionales señalados por la normativa eIDAS. Las Firmas electrónicas calificadas (QES) deben basarse en medios tecnológicos razonables para emitir claves públicas. Una entidad auditada, como una autoridad de certificación, también debe tener la capacidad de identificar al signatario antes de firmar. La identificación cara a cara es posible a través de video chat o en persona.
Legalidad
Las firmas electrónicas están sujetas a muchos requisitos legales en todo el mundo. La legalidad de las firmas electrónicas en Estados Unidos gira en torno a cuatro pilares principales.
Intención
Las firmas electrónicas no se diferencian de las firmas manuscritas en que expresan la intención. Debe quedar claro que el firmante tiene la intención de adjuntar su nombre/identidad al documento electrónico. No puede obligar a nadie a renunciar a la firma electrónica y legalizarla.
Consentir
Cada parte debe dar su consentimiento para que se firme el contrato o documento electrónico. Las firmas electrónicas solo son válidas si las partes han dado su consentimiento antes y nunca se han retirado.
Precisión
No solo debe documentarse el método específico de adjuntar una firma electrónica, sino que también debe ser preciso. El registro también debe explicar en detalle el proceso utilizado para crear y adjuntar la firma.
Retencion
Un registro de firma electrónica debe reproducirse con precisión y ponerse a disposición de cualquier parte con derecho a ello. Esto crea una pista de auditoría que permite el acceso a todos los registros.
Beneficios del software de firma electrónica para empresas
Todos los contratos antes de que se legalizaran las firmas electrónicas tenían que ser firmados y escaneados. Este proceso lleva mucho tiempo y es costoso, mientras que las firmas electrónicas son mucho mejores.
Ahorre tiempo y reduzca errores
Las firmas electrónicas son un ahorro de tiempo para las empresas.
Las empresas pueden enviar documentos a clientes y socios rápidamente utilizando firmas electrónicas. Esto reduce el tiempo que lleva imprimir, escanear, enviar por fax y enviar documentos por correo.
Las empresas también pueden recuperar documentos firmados más rápido con firmas electrónicas. Las firmas electrónicas han aumentado los tiempos de respuesta de las empresas en un 80 %.
Las firmas electrónicas también reducen el tiempo administrativo hasta en un 80 % y reducen las tasas de error.
Conveniente y Flexible
Muchas empresas utilizan software de firma digital gratuito para permitir que los clientes y socios comerciales firmen documentos en cualquier lugar y en cualquier momento, gracias a la creciente popularidad del trabajo remoto y las operaciones virtuales.
Los clientes también pueden firmar documentos electrónicos desde sus dispositivos móviles, ya sea que usen una tableta, una computadora o un teléfono inteligente.
Rastree fácilmente las firmas
Las firmas electrónicas ofrecen otra ventaja: las organizaciones pueden realizar un seguimiento del estado de todos los documentos que se están firmando.
Las empresas pueden controlar y ver todos los flujos de trabajo de firma mediante el uso de software de firma electrónica que incluye notificaciones, recordatorios, paneles de firmas y funciones de notificación.
Pueden ver todos los contratos de venta, formularios de recursos humanos, órdenes de compra y facturas. Para ayudar a mantener un flujo de trabajo fluido, puede programar recordatorios automáticos si un documento no está firmado.
Esto reduce el tiempo necesario para rastrear firmas manualmente y es especialmente útil para organizaciones con múltiples flujos de trabajo de firmas.
Ahorro de costos y ecológico
Las empresas pueden usar firmas tradicionales para firmar documentos. Deben imprimirlos y enviarlos a su dirección. El envío y la impresión pueden ser costosos, especialmente para documentos internacionales. Las empresas pueden firmar documentos legalmente vinculantes y 100 % sin papel desde cualquier lugar con firmas electrónicas. Esto le permitirá ahorrar miles de dólares en papel y suministros postales al mismo tiempo que muestra su compromiso con el medio ambiente.
Más seguro
Una empresa podría estar enviando documentos confidenciales a firmantes externos y poniendo en riesgo sus documentos más importantes.
Las firmas electrónicas incluyen datos rastreables que se pueden rastrear hasta la persona que los firmó. También puede mostrar dónde lo firmaron.
Muchas soluciones de firma electrónica proporcionan un registro de auditoría, que proporciona un registro con fecha y hora de la actividad de la firma. Los administradores de cuentas pueden enviar este informe semanalmente por correo electrónico para mejorar la seguridad.
Muchas soluciones de software de firma electrónica también ofrecen opciones de almacenamiento en la nube, que brindan amplias funciones de seguridad, por lo que todos los documentos firmados se pueden almacenar de forma segura y accesible en todo momento.
Las empresas de todos los tamaños pueden beneficiarse de las firmas electrónicas.
¿Son seguras las firmas electrónicas en 2023?
La gente suele preguntar: "¿Se puede falsificar o usar mal mi firma digital con facilidad?". Sin embargo, las firmas electrónicas son mucho más seguras y auténticas que las firmas húmedas. También tienen pruebas admisibles en los tribunales de que se produjo la transacción.
Registro Electrónico
Los proveedores de firmas electrónicas pueden ofrecer un registro electrónico, que se puede utilizar como pista de auditoría o prueba de transacción. La pista de auditoría podría incluir información como el historial de firmas y detalles sobre cuándo se abrió, vio y firmó el documento. El proveedor puede permitir el acceso a la ubicación del firmante. Si el firmante ha accedido, el registro también incluirá la geolocalización del documento firmado. Esta pista de auditoría se puede utilizar para resolver objeciones o disputas entre los firmantes.
Certificados de Finalización
Puede obtener certificados de finalización más detallados que incluyen detalles sobre cada firmante, como la divulgación del consumidor que indica que el firmante ha aceptado usar firmas electrónicas, la imagen de la firma, las marcas de tiempo del evento clave y la dirección IP del firmante u otra información de identificación.
Sello de Tamper-Evident
Una vez que se completa el proceso de firma, algunos proveedores pueden sellar documentos digitalmente utilizando Infraestructura de clave pública (PKI), una tecnología estándar de la industria. Este sello confirma que la firma electrónica es válida y que el documento no fue alterado o alterado después de la firma.
Verificación de usuario
Para cumplir con la legislación de firma electrónica, las soluciones de firma segura deben "asociar lógicamente" una firma y el firmante. Se pueden utilizar varias herramientas para autenticar las identidades de los usuarios, incluidas las claves de acceso, las direcciones IP, los ID de usuario, los certificados digitales y los ID de usuario.
Bloqueo de documentos
Los usuarios no pueden modificar un documento firmado hasta que hayan borrado o invalidado todas las firmas.
Pistas de auditoría
El historial registra cualquier acción realizada por un usuario en un documento. Esto incluye firmar, editar o comentar. Esto le permite ver quién y cuándo se utilizó un documento.
Autenticación multifactor
Si quieres aumentar la seguridad de tus firmas electrónicas, la autenticación multifactor protege tus documentos mediante claves de acceso. Esto garantiza que solo las personas autorizadas puedan ver y firmar sus documentos.
Almacenamiento seguro
Proteger correctamente los documentos en papel es más costoso y difícil que proteger los electrónicos. Los documentos en papel son más susceptibles al robo, tienen un espacio de almacenamiento más grande y se pueden perder más rápido que sus contrapartes digitales. Verificación de documentos Las firmas solo pueden ser tan seguras como los documentos en los que están almacenadas. Las soluciones de firma electrónica segura requieren verificación de documentos. La verificación de documentos garantiza que el documento no se altere después de haber sido firmado. Todas las firmas pierden su validez si se realizan cambios en el documento.
¿Qué hace que una firma electrónica sea legalmente vinculante?
El gobierno federal de EE. UU. aprobó la Ley de firmas electrónicas en el comercio global y nacional (ESIGN) en 2000. Esta ley y la Ley de transacciones electrónicas uniformes UETA confirman que las firmas electrónicas son documentos legalmente vinculantes si todas las partes firman digitalmente.
Las firmas electrónicas abarcan todas las tecnologías y soluciones que le permiten firmar documentos electrónicamente. Pueden ser imágenes simples o firmas basadas en PKI. Hay muchas opciones de captura disponibles, que incluyen:
- Al hacer clic en "¡Acepto!" ir a un sitio web
- Firmar con el dedo usando un dispositivo móvil
- Los formularios en línea requieren que ingrese su PIN o nombre
- eSignly eSignature: use un software de firma electrónica
¿Son legales las firmas electrónicas en todos los estados?
Sí, las firmas electrónicas se pueden usar en todos los estados de EE. UU. y tienen el mismo estatus legal según las leyes estatales que las firmas manuscritas. Las firmas electrónicas son legales en otros países industrializados y tienen el mismo peso y eficacia que las firmas manuscritas.
Se puede crear un documento legalmente exigible utilizando una firma electrónica como eSignly eSignature. En los Estados Unidos, se puede requerir autenticación adicional para ciertas situaciones. Se pueden utilizar herramientas como las firmas basadas en estándares eSignly para firmar documentos digitalmente. Las firmas digitales también son más comunes en regiones como la Unión Europea.
¿Es legal la firma electrónica?
La combinación de firmas electrónicas con autenticación fuerte, sellado contra manipulaciones y registros de auditoría puede proporcionar una prueba admisible en la corte más sólida que una simple imagen húmeda o escaneada de una firma en un PDF.
Para las firmas húmedas, la validez generalmente se establece comparando firmas y brindando testimonio de testigos o expertos en escritura. Esto no solo requiere mucho tiempo y es costoso, sino que también hace que el proceso sea menos confiable debido al elemento humano. Los registros de auditoría eliminan el error humano y automatizan todo el proceso de captura de datos. Esto facilita la verificación de la autenticidad y la resolución de disputas sobre las firmas en los tribunales estatales y federales.
¿Cómo elegir el software de firma electrónica adecuado en 2022?
Está interesado en agilizar su proceso de firma y poder solicitar y firmar firmas electrónicamente.
Hay muchas opciones para las plataformas.
Comprender las características clave que necesitará al elegir una plataforma de firma electrónica gratuita o de pago es importante.
Estas son las ocho cosas a considerar al elegir un proveedor.
Firmar documentos en dispositivos móviles
Los dispositivos móviles son esenciales para los vendedores. El 83% informa que las herramientas móviles les dan una ventaja sobre sus competidores.
Las plataformas de firma digital deben poder satisfacer esta creciente demanda y proporcionar la funcionalidad que permita a las partes interesadas firmar donde sea que estén.
Análisis en tiempo real disponible
El acceso a datos en tiempo real puede ayudarlo a comprender cómo los clientes potenciales y prospectos interactúan con sus propuestas. ¿Abren el documento varias veces? ¿Tardarán en firmar?
Esta información está disponible a pedido, lo que puede ayudarlo a mejorar sus propuestas y acelerar el proceso de firma de acuerdos. Encontrará el mejor software de firma electrónica con análisis útiles. Esto le permite ver quién está abriendo sus propuestas y (¡con suerte!) firmando en la línea.
Integraciones CRM
La mayoría de los equipos de ventas utilizan CRM (gestión de relaciones con los clientes). Lo mejor de las plataformas de CRM es su integración con otras plataformas y aplicaciones, lo que le permite optimizar sus procesos comerciales.
Una plataforma de firma electrónica que sea confiable y utilice la integración con su plataforma de CRM facilitará que los representantes de ventas controlen lo que sucede en su canal de negocios. Esto les ayudará a ahorrar tiempo y esfuerzo.
Respetar las normas de seguridad y privacidad
La comunicación debe ser segura para clientes, usuarios y firmantes de documentos.
Su plataforma de firma electrónica elegida debe cumplir con las regulaciones de privacidad en todos los territorios donde opera.
Por ejemplo, todos los documentos legales en el Reino Unido y la UE deben cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos de la UE.
También puede encontrar pautas específicas para las firmas electrónicas.
- Las Firmas Electrónicas en Actos Comerciales Globales y Nacionales (ESIGN y UETA en USA).
- Los servicios de identificación y autenticación electrónica de la UE (eIDAS).
Para ser documentos legalmente vinculantes firmados electrónicamente, la plataforma de firma electrónica debe ser segura y cumplir con las leyes de su estado o país.
Asegúrese de leer la letra pequeña y preste atención a los detalles específicos relacionados con la autenticación, el mantenimiento de registros, las encriptaciones y otras funciones.
Escalabilidad
Después de haber tenido éxito en el departamento de ventas, es probable que otros departamentos estén interesados. El equipo de recursos humanos puede estar interesado en firmas electrónicas para firmar documentos internos o contratar personal remoto.
Una solución de firma electrónica que escale bien le permitirá agregar usuarios o expandir su licencia a otros equipos fácilmente.
Capacidad de automatización
La automatización de procesos puede ahorrar tiempo y reducir costos. Esto es especialmente importante para los vendedores, ya que el 35 % de su tiempo se dedica a vender.
La automatización de tareas repetitivas y de administración puede ayudar a reducir el tiempo. El software de firma electrónica también puede ahorrarle tiempo.
Algunas plataformas brindan recordatorios o respuestas automáticas, para que los equipos de ventas puedan concentrarse más en crear nuevas oportunidades. Esto tiene un claro valor comercial.
Precios flexibles y razonables
Muchas soluciones ofrecen pruebas gratuitas que le permiten compararlas antes de decidir cuál es su favorita. También puede elegir entre diferentes niveles de suscripción.
Es importante evaluar el precio y utilizar las funciones gratuitas antes de suscribirse a un servicio de pago.
Úselo rápidamente
Lo mejor de cualquier solución es su capacidad para hacerle la vida más fácil.
Una plataforma para la firma electrónica debe ser fácil para los vendedores y clientes. Dedicar tiempo a explicar cómo usar la plataforma o firmar documentos digitalmente podría ser más productivo.
La conclusión clave
La solución de firma digital adecuada puede hacer que las firmas electrónicas y digitales sean totalmente probadas e imposibles de falsificar siempre que las claves privadas se mantengan privadas. Una pista de auditoría rastrea la fecha y la hora de la firma de firmas electrónicas. Esto depende de los permisos de privacidad. Las firmas electrónicas y digitales ofrecen más seguridad y comodidad que las firmas tradicionales de tinta húmeda.
Las firmas electrónicas eliminan todos los problemas de seguridad. Son más seguros que las firmas húmedas tradicionales. Las firmas húmedas se pueden falsificar y manipular. Aún así, las firmas electrónicas tienen muchas capas de seguridad que dificultan su alteración. También puede usarlos sin preocuparse por la seguridad porque vienen con informes de auditoría admitidos por los tribunales.
Sí, se puede confiar en las firmas electrónicas. En esta publicación, explicaremos por qué una firma electrónica es más segura que una firma húmeda tradicional, cómo funcionan y las características de seguridad que las hacen seguras.
¿Qué es una firma electrónica?
Las firmas electrónicas o firmas electrónicas son varios métodos para adjuntar identidad a los documentos. Son electrónicos y pueden ser tan simples o complejos como una foto de una firma manuscrita o tan complicados como un certificado de firma digital creado a través de PKI. La firma electrónica ha visto un tremendo aumento en popularidad en los últimos años. Esto probablemente se deba al mundo cada vez más sin papel en el que vivimos. Los documentos deben firmarse y la firma electrónica ofrece una solución eficiente, moderna y conveniente.
Las firmas electrónicas han sido adoptadas por muchas empresas y consumidores, así como por algunos procesos gubernamentales. Se pueden utilizar diferentes tipos de firma electrónica gratuita y de pago según el caso de uso. Cada tipo ofrece un nivel diferente de autenticación de la identidad adjunta. Las firmas electrónicas ahora se consideran iguales a los documentos firmados a mano en muchas jurisdicciones.
Si bien las "firmas electrónicas" y las "firmas digitales" se pueden usar indistintamente para uso informal, son diferentes. Una firma digital se refiere a un tipo particular de firma electrónica segura que utiliza un algoritmo para autenticar criptográficamente un documento.
¿Diferencia entre Firma Digital y Firma Electrónica?
Para autenticar la identidad y el solicitante, los certificados digitales utilizan certificados PKI emitidos a partir de firmas electrónicas. Este método de autenticación es el mejor para proteger los documentos electrónicos. Vincula directamente la identidad al documento y asegura su legitimidad.
Las firmas digitales cumplen con los requisitos reglamentarios más estrictos. Estos incluyen la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas de los Estados Unidos (UETA), la Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global de los Estados Unidos (Ley ESIGN) y otras leyes internacionales aplicables, como eIDAS.
Las formas alternativas de firmas electrónicas utilizan métodos de autenticación menos seguros. Estos podrían incluir direcciones de correo electrónico, números de teléfono u otra información de contacto. Hay muchas leyes de firma electrónica en todo el mundo y existen diferentes requisitos para verificar la identidad del firmante.
Diferentes tipos de firmas electrónicas
Hay tres tipos principales de firmas electrónicas. Estas diferencias se describen en la regulación electrónica de identificación, autenticación y servicios de confianza (eIDAS) de 2016 aprobada por la Unión Europea. Estas regulaciones también son aplicables a los Estados Unidos.
Este reglamento establece el marco legal para la identificación electrónica, el proceso de firma, los sellos, los documentos y otros asuntos en toda la UE. Estas firmas se integran comúnmente en procesos comerciales y flujos de trabajo. Se han convertido en una parte estándar de la experiencia del usuario de Internet.
Firmas Electrónicas Simples (SES).
Estos son los tipos más simples y más amplios de firmas electrónicas. eIDAS los describe como "datos en formato electrónico que se adjuntan o vinculan lógicamente con otros datos en formato electrónico y que el signatario utiliza para firmar". No requieren verificación de identidad, y la persona que firma el documento es responsable de confiar en ellos.
A veces, las firmas electrónicas son legalmente vinculantes en ciertos casos. Sin embargo, para muchos documentos, deberá tener calificaciones más altas.
Firmas Electrónicas Avanzadas (AES).
Estas firmas no son como las firmas electrónicas simples. Requieren verificación de identidad. Estas firmas se basan en certificados que identifican de forma única al firmante. Por lo general, se transmiten mediante un servicio de entrega específico, que puede proporcionar pistas de auditoría y otras pruebas sobre los datos transmitidos. Estas firmas suelen estar certificadas por una Autoridad de Certificación (CA).
Firmas Electrónicas Cualificadas
Estas firmas electrónicas son similares a las avanzadas pero cumplen requisitos adicionales señalados por la normativa eIDAS. Las Firmas electrónicas calificadas (QES) deben basarse en medios tecnológicos razonables para emitir claves públicas. Una entidad auditada, como una autoridad de certificación, también debe tener la capacidad de identificar al signatario antes de firmar. La identificación cara a cara es posible a través de video chat o en persona.
Legalidad
Las firmas electrónicas están sujetas a muchos requisitos legales en todo el mundo. La legalidad de las firmas electrónicas en Estados Unidos gira en torno a cuatro pilares principales.
Intención
Las firmas electrónicas no se diferencian de las firmas manuscritas en que expresan la intención. Debe quedar claro que el firmante tiene la intención de adjuntar su nombre/identidad al documento electrónico. No puede obligar a nadie a renunciar a la firma electrónica y legalizarla.
Consentir
Cada parte debe dar su consentimiento para que se firme el contrato o documento electrónico. Las firmas electrónicas solo son válidas si las partes han dado su consentimiento antes y nunca se han retirado.
Precisión
No solo debe documentarse el método específico de adjuntar una firma electrónica, sino que también debe ser preciso. El registro también debe explicar en detalle el proceso utilizado para crear y adjuntar la firma.
Retencion
Un registro de firma electrónica debe reproducirse con precisión y ponerse a disposición de cualquier parte con derecho a ello. Esto crea una pista de auditoría que permite el acceso a todos los registros.
Beneficios del software de firma electrónica para empresas
Todos los contratos antes de que se legalizaran las firmas electrónicas tenían que ser firmados y escaneados. Este proceso lleva mucho tiempo y es costoso, mientras que las firmas electrónicas son mucho mejores.
Ahorre tiempo y reduzca errores
Las firmas electrónicas son un ahorro de tiempo para las empresas.
Las empresas pueden enviar documentos a clientes y socios rápidamente utilizando firmas electrónicas. Esto reduce el tiempo que lleva imprimir, escanear, enviar por fax y enviar documentos por correo.
Las empresas también pueden recuperar documentos firmados más rápido con firmas electrónicas. Las firmas electrónicas han aumentado los tiempos de respuesta de las empresas en un 80 %.
Las firmas electrónicas también reducen el tiempo administrativo hasta en un 80 % y reducen las tasas de error.
Conveniente y Flexible
Muchas empresas utilizan software de firma digital gratuito para permitir que los clientes y socios comerciales firmen documentos en cualquier lugar y en cualquier momento, gracias a la creciente popularidad del trabajo remoto y las operaciones virtuales.
Los clientes también pueden firmar documentos electrónicos desde sus dispositivos móviles, ya sea que usen una tableta, una computadora o un teléfono inteligente.
Rastree fácilmente las firmas
Las firmas electrónicas ofrecen otra ventaja: las organizaciones pueden realizar un seguimiento del estado de todos los documentos que se están firmando.
Las empresas pueden controlar y ver todos los flujos de trabajo de firma mediante el uso de software de firma electrónica que incluye notificaciones, recordatorios, paneles de firmas y funciones de notificación.
Pueden ver todos los contratos de venta, formularios de recursos humanos, órdenes de compra y facturas. Para ayudar a mantener un flujo de trabajo fluido, puede programar recordatorios automáticos si un documento no está firmado.
Esto reduce el tiempo necesario para rastrear firmas manualmente y es especialmente útil para organizaciones con múltiples flujos de trabajo de firmas.
Ahorro de costos y ecológico
Las empresas pueden usar firmas tradicionales para firmar documentos. Deben imprimirlos y enviarlos a su dirección. El envío y la impresión pueden ser costosos, especialmente para documentos internacionales. Las empresas pueden firmar documentos legalmente vinculantes y 100 % sin papel desde cualquier lugar con firmas electrónicas. Esto le permitirá ahorrar miles de dólares en papel y suministros postales al mismo tiempo que muestra su compromiso con el medio ambiente.
Más seguro
Una empresa podría estar enviando documentos confidenciales a firmantes externos y poniendo en riesgo sus documentos más importantes.
Las firmas electrónicas incluyen datos rastreables que se pueden rastrear hasta la persona que los firmó. También puede mostrar dónde lo firmaron.
Muchas soluciones de firma electrónica proporcionan un registro de auditoría, que proporciona un registro con fecha y hora de la actividad de la firma. Los administradores de cuentas pueden enviar este informe semanalmente por correo electrónico para mejorar la seguridad.
Muchas soluciones de software de firma electrónica también ofrecen opciones de almacenamiento en la nube, que brindan amplias funciones de seguridad, por lo que todos los documentos firmados se pueden almacenar de forma segura y accesible en todo momento.
Las empresas de todos los tamaños pueden beneficiarse de las firmas electrónicas.
¿Son seguras las firmas electrónicas en 2023?
La gente suele preguntar: "¿Se puede falsificar o usar mal mi firma digital con facilidad?". Sin embargo, las firmas electrónicas son mucho más seguras y auténticas que las firmas húmedas. También tienen pruebas admisibles en los tribunales de que se produjo la transacción.
Registro Electrónico
Los proveedores de firmas electrónicas pueden ofrecer un registro electrónico, que se puede utilizar como pista de auditoría o prueba de transacción. La pista de auditoría podría incluir información como el historial de firmas y detalles sobre cuándo se abrió, vio y firmó el documento. El proveedor puede permitir el acceso a la ubicación del firmante. Si el firmante ha accedido, el registro también incluirá la geolocalización del documento firmado. Esta pista de auditoría se puede utilizar para resolver objeciones o disputas entre los firmantes.
Certificados de Finalización
Puede obtener certificados de finalización más detallados que incluyen detalles sobre cada firmante, como la divulgación del consumidor que indica que el firmante ha aceptado usar firmas electrónicas, la imagen de la firma, las marcas de tiempo del evento clave y la dirección IP del firmante u otra información de identificación.
Sello de Tamper-Evident
Una vez que se completa el proceso de firma, algunos proveedores pueden sellar documentos digitalmente utilizando Infraestructura de clave pública (PKI), una tecnología estándar de la industria. Este sello confirma que la firma electrónica es válida y que el documento no fue alterado o alterado después de la firma.
Verificación de usuario
Para cumplir con la legislación de firma electrónica, las soluciones de firma segura deben "asociar lógicamente" una firma y el firmante. Se pueden utilizar varias herramientas para autenticar las identidades de los usuarios, incluidas las claves de acceso, las direcciones IP, los ID de usuario, los certificados digitales y los ID de usuario.
Bloqueo de documentos
Los usuarios no pueden modificar un documento firmado hasta que hayan borrado o invalidado todas las firmas.
Pistas de auditoría
El historial registra cualquier acción realizada por un usuario en un documento. Esto incluye firmar, editar o comentar. Esto le permite ver quién y cuándo se utilizó un documento.
Autenticación multifactor
Si quieres aumentar la seguridad de tus firmas electrónicas, la autenticación multifactor protege tus documentos mediante claves de acceso. Esto garantiza que solo las personas autorizadas puedan ver y firmar sus documentos.
Almacenamiento seguro
Proteger correctamente los documentos en papel es más costoso y difícil que proteger los electrónicos. Los documentos en papel son más susceptibles al robo, tienen un espacio de almacenamiento más grande y se pueden perder más rápido que sus contrapartes digitales. Verificación de documentos Las firmas solo pueden ser tan seguras como los documentos en los que están almacenadas. Las soluciones de firma electrónica segura requieren verificación de documentos. La verificación de documentos garantiza que el documento no se altere después de haber sido firmado. Todas las firmas pierden su validez si se realizan cambios en el documento.
¿Qué hace que una firma electrónica sea legalmente vinculante?
El gobierno federal de EE. UU. aprobó la Ley de firmas electrónicas en el comercio global y nacional (ESIGN) en 2000. Esta ley y la Ley de transacciones electrónicas uniformes UETA confirman que las firmas electrónicas son documentos legalmente vinculantes si todas las partes firman digitalmente.
Las firmas electrónicas abarcan todas las tecnologías y soluciones que le permiten firmar documentos electrónicamente. Pueden ser imágenes simples o firmas basadas en PKI. Hay muchas opciones de captura disponibles, que incluyen:
- Al hacer clic en "¡Acepto!" ir a un sitio web
- Firmar con el dedo usando un dispositivo móvil
- Los formularios en línea requieren que ingrese su PIN o nombre
- eSignly eSignature: use un software de firma electrónica
¿Son legales las firmas electrónicas en todos los estados?
Sí, las firmas electrónicas se pueden usar en todos los estados de EE. UU. y tienen el mismo estatus legal según las leyes estatales que las firmas manuscritas. Las firmas electrónicas son legales en otros países industrializados y tienen el mismo peso y eficacia que las firmas manuscritas.
Se puede crear un documento legalmente exigible utilizando una firma electrónica como eSignly eSignature. En los Estados Unidos, se puede requerir autenticación adicional para ciertas situaciones. Se pueden utilizar herramientas como las firmas basadas en estándares eSignly para firmar documentos digitalmente. Las firmas digitales también son más comunes en regiones como la Unión Europea.
¿Es legal la firma electrónica?
La combinación de firmas electrónicas con autenticación fuerte, sellado contra manipulaciones y registros de auditoría puede proporcionar una prueba admisible en la corte más sólida que una simple imagen húmeda o escaneada de una firma en un PDF.
Para las firmas húmedas, la validez generalmente se establece comparando firmas y brindando testimonio de testigos o expertos en escritura. Esto no solo requiere mucho tiempo y es costoso, sino que también hace que el proceso sea menos confiable debido al elemento humano. Los registros de auditoría eliminan el error humano y automatizan todo el proceso de captura de datos. Esto facilita la verificación de la autenticidad y la resolución de disputas sobre las firmas en los tribunales estatales y federales.
¿Cómo elegir el software de firma electrónica adecuado en 2022?
Está interesado en agilizar su proceso de firma y poder solicitar y firmar firmas electrónicamente.
Hay muchas opciones para las plataformas.
Comprender las características clave que necesitará al elegir una plataforma de firma electrónica gratuita o de pago es importante.
Estas son las ocho cosas a considerar al elegir un proveedor.
Firmar documentos en dispositivos móviles
Los dispositivos móviles son esenciales para los vendedores. El 83% informa que las herramientas móviles les dan una ventaja sobre sus competidores.
Las plataformas de firma digital deben poder satisfacer esta creciente demanda y proporcionar la funcionalidad que permita a las partes interesadas firmar donde sea que estén.
Análisis en tiempo real disponible
El acceso a datos en tiempo real puede ayudarlo a comprender cómo los clientes potenciales y prospectos interactúan con sus propuestas. ¿Abren el documento varias veces? ¿Tardarán en firmar?
Esta información está disponible a pedido, lo que puede ayudarlo a mejorar sus propuestas y acelerar el proceso de firma de acuerdos. Encontrará el mejor software de firma electrónica con análisis útiles. Esto le permite ver quién está abriendo sus propuestas y (¡con suerte!) firmando en la línea.
Integraciones CRM
La mayoría de los equipos de ventas utilizan CRM (gestión de relaciones con los clientes). Lo mejor de las plataformas de CRM es su integración con otras plataformas y aplicaciones, lo que le permite optimizar sus procesos comerciales.
Una plataforma de firma electrónica que sea confiable y utilice la integración con su plataforma de CRM facilitará que los representantes de ventas controlen lo que sucede en su canal de negocios. Esto les ayudará a ahorrar tiempo y esfuerzo.
Respetar las normas de seguridad y privacidad
La comunicación debe ser segura para clientes, usuarios y firmantes de documentos.
Su plataforma de firma electrónica elegida debe cumplir con las regulaciones de privacidad en todos los territorios donde opera.
Por ejemplo, todos los documentos legales en el Reino Unido y la UE deben cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos de la UE.
También puede encontrar pautas específicas para las firmas electrónicas.
- Las Firmas Electrónicas en Actos Comerciales Globales y Nacionales (ESIGN y UETA en USA).
- Los servicios de identificación y autenticación electrónica de la UE (eIDAS).
Para ser documentos legalmente vinculantes firmados electrónicamente, la plataforma de firma electrónica debe ser segura y cumplir con las leyes de su estado o país.
Asegúrese de leer la letra pequeña y preste atención a los detalles específicos relacionados con la autenticación, el mantenimiento de registros, las encriptaciones y otras características.
Escalabilidad
Después de haber tenido éxito en el departamento de ventas, es probable que otros departamentos estén interesados. El equipo de recursos humanos puede estar interesado en firmas electrónicas para firmar documentos internos o contratar personal remoto.
Una solución de firma electrónica que escale bien le permitirá agregar usuarios o expandir su licencia a otros equipos fácilmente.
Capacidad de automatización
La automatización de procesos puede ahorrar tiempo y reducir costos. Esto es especialmente importante para los vendedores, ya que el 35 % de su tiempo se dedica a vender.
La automatización de tareas repetitivas y de administración puede ayudar a reducir el tiempo. El software de firma electrónica también puede ahorrarle tiempo.
Algunas plataformas brindan recordatorios o respuestas automáticas, para que los equipos de ventas puedan concentrarse más en crear nuevas oportunidades. Esto tiene un claro valor comercial.
Precios flexibles y razonables
Muchas soluciones ofrecen pruebas gratuitas que le permiten compararlas antes de decidir cuál es su favorita. También puede elegir entre diferentes niveles de suscripción.
Es importante evaluar el precio y utilizar las funciones gratuitas antes de suscribirse a un servicio de pago.
Úselo rápidamente
Lo mejor de cualquier solución es su capacidad para hacerle la vida más fácil.
Una plataforma para la firma electrónica debe ser fácil para los vendedores y clientes. Dedicar tiempo a explicar cómo usar la plataforma o firmar documentos digitalmente podría ser más productivo.
La conclusión clave
La solución de firma digital adecuada puede hacer que las firmas electrónicas y digitales sean totalmente probadas e imposibles de falsificar siempre que las claves privadas se mantengan privadas. Una pista de auditoría rastrea la fecha y la hora de la firma de firmas electrónicas. Esto depende de los permisos de privacidad. Las firmas electrónicas y digitales ofrecen más seguridad y comodidad que las firmas tradicionales de tinta húmeda.
