Cualquiera que firme y envíe documentos puede distinguir entre una firma electrónica y una basada en tinta. El término "Firma electrónica" se refiere a cualquier firma que se comunique electrónicamente, incluidas las firmas digitales en documentos y las firmas producidas a través de servicios de firma de documentos electrónicos. Las firmas digitales se pueden describir como firmas electrónicas con funciones avanzadas que garantizan el cumplimiento y la seguridad.
Las firmas electrónicas estándar pueden ser aceptables para aprobaciones o acuerdos que no tienen que cumplir con estrictos estándares de seguridad y cumplimiento. Considere situaciones en las que un profesional de recursos humanos podría necesitar aprobar el tiempo de vacaciones de un empleado. Una firma electrónica puede ser la mejor opción para uso interno.
Una firma digital es esencial cuando se trata de procesos sensibles o estándares de cumplimiento estricto. En un sentido básico, las firmas digitales son un subconjunto del proceso de firma electrónica más adecuado para sectores como el legal y el sanitario. Las firmas digitales y otras herramientas de back-end se pueden cifrar y auditar para garantizar la autenticidad. Estos certificados digitales son populares para firmar contratos, documentos fiscales o formularios de seguros.
Una firma regular, pero mejor
Las firmas electrónicas ofrecen muchas ventajas sobre las contrapartes basadas en tinta. Se pueden transportar, son legalmente vinculantes, portátiles y tienen un impacto ambiental mínimo. La tecnología se utiliza a menudo para verificar la autenticidad de las firmas.
Instantáneo, conveniente, confiable
Las firmas electrónicas reducen el tiempo que lleva aprobar y firmar acuerdos. Las firmas electrónicas se pueden hacer al instante. No tiene que esperar el correo o incluso subirse a su automóvil para dejar los documentos. Una vez que haya firmado el documento comercial electrónicamente, puede pasar al siguiente paso.
Las firmas electrónicas simplifican mucho el flujo de trabajo de la firma de documentos. Las soluciones de firma electrónica se pueden transportar para que pueda firmar documentos comerciales o solicitar firmas dondequiera que esté. No necesita imprimir, firmar y escanear el documento en papel y luego volver a enviarlo. Ni siquiera necesita una máquina de fax para enviar o recibir documentos firmados.
Los pequeños errores no son un problema, ya que muchos sistemas de firma electrónica no le permitirán enviar un documento crítico hasta que se completen todos los campos de la firma.
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Jurídicamente vinculante
El sello electrónico puede ser legalmente vinculante, al igual que las firmas con tinta. La Ley de firma electrónica fue adoptada por los Estados Unidos en 2000. Define las firmas electrónicas. Tienen los mismos requisitos legales y autoridad que una firma con tinta. Casi todos los estados han adoptado la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas que permite las firmas electrónicas. Solo unos pocos documentos digitales pueden firmarse electrónicamente, como los testamentos.
Simple en el Medio Ambiente
Lleva mucho tiempo y es molesto escanear, imprimir y enviar por fax el control de documentos físicos para crear firmas electrónicas. También puede ser perjudicial para el medio ambiente. Cada electrodoméstico que compre aumentará su huella de carbono. Tendrá un flujo de trabajo más eficiente si hay menos dispositivos. No necesitará talar tantos árboles para papel impreso.
Las firmas electrónicas son una mejora significativa con respecto a las firmas tradicionales basadas en tinta. Ofrecen más seguridad, velocidad y comodidad. Si todavía usa firmas húmedas tradicionales en su organización, debe considerar las firmas electrónicas para obtener todos los beneficios. Esperamos que esto aclare la diferencia entre firmas digitales y electrónicas.
