Les entreprises avaient l'habitude de stocker des documents dans des armoires ou des casiers. Il peut être difficile de gérer ces fichiers à mesure que les entreprises se développent.
Il faut beaucoup d'espace pour stocker des documents au fil du temps. Il faut du temps pour récupérer des documents et parfois ils se perdent. L'armoire peut devenir salissante et poussiéreuse avec le temps, créant un environnement de travail chaotique. Le stockage de documents sur papier est une pratique de gaspillage qui peut entraîner des problèmes environnementaux pour la planète. La gestion des documents est un moyen plus rapide et plus efficace de suivre, stocker et récupérer des documents. Il crée un environnement professionnel sans papier et respectueux de l'environnement. Il automatise tous les aspects de la création, de la révision et de l'expiration des documents. la gestion des contrats vous permet de partager de manière transparente des documents entre les départements en plus des principaux avantages. Cela élimine le chaos causé par la perte de données entre les services. La gestion de documents basée sur le cloud est une solution parfaite. Il offre un moyen sécurisé et évolutif de stocker des documents, ainsi qu'une gestion facile. La gestion des documents a évolué pour inclure de nouvelles options de gestion qui facilitent la tâche des entreprises.
Comment la gestion des documents peut aider votre entreprise
Un système de gestion de documents peut rendre votre entreprise plus efficiente et plus efficace. Voici cinq façons de procéder :
1. Le référentiel central de documents
Les employés pourront accéder facilement aux documents et effectuer leurs tâches plus efficacement. Un système de gestion de documents peut également être utilisé pour organiser tous vos fichiers. Il est impossible de conserver tous les documents au même endroit avec le système de stockage traditionnel des armoires et des réserves. Chaque département préfère garder ses dossiers à proximité pour un accès facile. Le logiciel de gestion de documents vous permet d'organiser tous vos documents dans toutes les catégories possibles, telles que le nom, la taille, le type, l'auteur, les autorisations et l'auteur. Un dossier est facilement accessible par différents services ou équipes. Le risque de perdre des documents est éliminé lorsque tous les documents sont au même endroit. Vous n'avez pas besoin de rechercher un fichier.
2. Fonctions d'accès et de partage de documents faciles
Une organisation aura bientôt beaucoup de fichiers auxquels accéder. Non seulement il y aura beaucoup de fichiers auxquels accéder, mais aussi la nécessité de partager certains fichiers à l'intérieur et à l'extérieur de l'entreprise. Il est important de localiser rapidement les fichiers lorsque vous en avez besoin. En quelques clics, vous pouvez accéder à n'importe quel document du système de gestion de documents. Les capacités de recherche avancées permettent de restreindre facilement le document à des fichiers spécifiques en quelques secondes. Vous pouvez également partager chaque document avec des personnes à l'intérieur et à l'extérieur de votre organisation.
3. Marquage des employés
Le logiciel de gestion de documents éliminera le partage manuel de documents et les décalages de livraison. Vous pouvez rapidement étiqueter des documents pour attirer l'attention de l'employé que vous souhaitez. Cela vous permet d'attribuer facilement des tâches ou des parties de documents à des employés spécifiques. Cela leur permet également de voir où leur contribution est nécessaire. Pour aider les employés à comprendre le dossier, vous pouvez également ajouter un résumé ou une description à chaque document. Pour les documents associés, vous pouvez créer des dossiers de fichiers comme le stockage de fichiers traditionnel.
4. Surveillance des documents
Le suivi des documents est un autre moyen de simplifier vos processus métier. Il n'est pas facile de suivre le mouvement des documents et leur date de création, contrairement aux systèmes de stockage de fichiers traditionnels. La gestion des documents vous permet de tout suivre, de la date de création d'un dossier à son historique et sa destination. Chaque étape de l'avancement du document sera surveillée, y compris son édition, sa version et son archivage. Cela vous aidera à vous assurer que toutes les étapes sont suivies correctement et que le document est entre de bonnes mains. Vous pouvez également créer des vérifications qui vous permettent de savoir quand chaque document franchit chaque étape du processus, de la création à la finalisation.
5. Aperçu du document
La fonction de prévisualisation permet aux employés de visualiser les fichiers dans le référentiel sans les télécharger. L'onglet d'aperçu du document ouvre chaque document dans un simple onglet, quel que soit son format de fichier. Cela permet aux membres de l'équipe de le voir. Un fichier ne peut être téléchargé que s'il nécessite une modification.
Esignly
Esignly est un logiciel de signature électronique de confiance qui automatise votre processus de gestion de fichiers, malgré les nombreux logiciels de gestion de documents disponibles. Le logiciel permet uniquement aux utilisateurs autorisés d'accéder à certains documents. Vous pouvez configurer un système de niveaux d'employés, ajouter des balises à chaque document et déterminer qui a le droit de les consulter ou de les télécharger. Esignly peut être mis à l'échelle quelle que soit la taille et la complexité de votre entreprise. Utilisez les fonctionnalités répertoriées ci-dessus pour choisir ce qui convient le mieux à votre entreprise. Le logiciel de gestion de documents Esignly est maintenant disponible.
Vous voulez plus d'informations sur nos services ? Parlez à nos conseillers !
