Een verouderd contractondertekeningsproces kan vermoeiend en te ingewikkeld zijn in een breed scala. De gevolgen gaan echter verder dan lethargie en hoofdpijn. Bedrijven die nog steeds bezig zijn met printen, ondertekenen, natte handtekeningen, langdurige mailingprocessen, fysieke handtekeningen en hoge postkosten, zijn gedoemd om inkomsten, kansen en tijdigheid mis te lopen.
Wat zijn precies de voordelen van een modernere oplossing voor het ondertekenen van contracten? Lees verder om erachter te komen wat u mist als uw contractbeheersoftware geen geavanceerde oplossing voor elektronische handtekeningen heeft.
1 - Kosteneffectieve contracthandtekeningen mislopen
De kosten voor het ondertekenen van contracten kunnen snel oplopen. Voor het ondertekenen van contracten lijken inkt-, papier- en portokosten (soms inclusief prijzen voor versnelde levering) in eerste instantie minimale kosten te zijn. Desalniettemin, naarmate organisatorische uitbreiding de contractcomplexiteit en het volume verhoogt, worden ze snel exorbitant. Bovendien, omdat het tijd kost om contracten heen en weer te verzenden, zullen bedrijven vrijwel zeker geld verliezen als er vertragingen optreden bij het ondertekenen. Als een potentiële klant of zakenpartner naar keuzes kijkt omdat de contractuitvoering te lang duurt, kan de omzet verder teruglopen.
2 - Snellere contractondertekeningen mislopen
Doelmatigheid is de sleutel in het documentbeheer van de contractlevenscyclus. Helaas kunnen verouderde procedures voor het ondertekenen van contracten de procedure vertragen. Het handmatig beheren van papierwerk is vermoeiend, tijdrovend en vatbaar voor fouten. De doorlooptijden van organisaties voor het verkrijgen van natte handtekeningen zijn afhankelijk van verschillende factoren, waaronder werkdagen, servicevertragingen, koeriers, magazijnactiviteiten en tijdschema's, en de hectische schema's van drukke belanghebbenden met ondertekeningsbevoegdheid. Zonder de juiste tools voor het volgen van goedkeuringen, kunt u gemakkelijk uit het oog verliezen wie heeft ondertekend en met wie contact moet worden opgenomen, wat de contractuitvoering nog meer zou vertragen.
3 - Het niet effectief archiveren en bewaren van contracthandtekeningen
Natte handtekeningcontracten worden vaak gescand en elektronisch opgeslagen in een wanordelijke opslagplaats voor digitale handtekeningcertificaten of archiefkasten. Deze procedures kunnen het moeilijk maken om de archivering en bewaring van contracten adequaat af te dwingen. Het ophalen van ondertekende contracten uit dozen of gedeelde digitale schijven kan tijdrovend en foutgevoelig zijn als bedrijven ze in de toekomst moeten raadplegen of ophalen.
Organisaties kunnen aan de slag met een beter overzicht van de contractondertekeningsvelden en het volgen van het levenscyclusbeheer van contracten met de gratis contractbeheertracker. Toch zullen ze uiteindelijk een superieure oplossing moeten implementeren.
Vraag een gratis schatting aan of praat met onze Business Manager!
Een betere manier om contracthandtekeningen te verwerken
Met een contractondertekeningsoplossing die de efficiëntie van contractondertekening, procescentralisatie en voortdurende technologische verbeteringen combineert, kunnen de hierboven beschreven moeilijkheden en beproevingen bij het ondertekenen van contracten worden vermeden.
Geavanceerde elektronische handtekening
Geavanceerde technologie voor elektronische handtekeningen kan een sneller en handiger alternatief bieden voor traditionele procedures voor het ondertekenen van contracten, waarbij natte handtekeningen, dure portokosten, tijdrovende processen van verzenden naar ondertekening en ongeordende archivering een rol spelen. E-Signature-software kan handtekeningen ondersteunen die:
- Juridisch bindend.
- Kostenefficiënt.
- Gemakkelijk traceerbaar.
- Op kantoor of onderweg.
- Geïntegreerd met toonaangevende applicaties van derden.
Software voor elektronische handtekeningen
Software voor elektronische handtekeningen kan de uitvoering van contracten versnellen door knelpunten voor handtekeningen weg te nemen en de verzend-naar-ondertekeningstijd tot 20% te verkorten. Het gebruik van encryptietechnologie om de geldigheid van een handtekening te valideren tijdens het ondertekenen van contracten wordt mogelijk gemaakt door elektronische zakelijke documenten. Processen voor het ondertekenen van documenten kunnen eenvoudiger, veiliger en traceerbaar worden gemaakt tot aan de tijd en datum waarop ze zijn ondertekend. Online handtekeningen bevatten software voor digitale handtekeningen om de nauwkeurigheid van een digitaal document te garanderen zonder dat een notaris nodig is.
Door gebruik te maken van software voor elektronische handtekeningen kunnen bedrijven die op zoek zijn naar een sneller handtekeningproces:
- Bespaar geld door de hoge kosten van afdrukken, papier, inkt, portokosten, reizen en het verlies aan inkomsten als gevolg van handmatige contractondertekening te vermijden.
- Bespaar tijd zonder tijd te verspillen aan het bijhouden van administratieve kosten en het beheren van papierwerk. Natte handtekeningen verzamelen, wachten tot de post arriveert en drukke bronnen met tekenkracht vragen om te lang te tekenen
- Voor end-to-end regulering van gedeeltelijk of volledig uitgevoerde contracten, archivering en retentie afdwingen met de mogelijkheid om snel contracten te zoeken en hierover te rapporteren binnen een veilige opslagplaats voor contract- en contractgegevens.
- Verbeter de beveiligingslaag met audittrails en veilige en juridisch bindende handtekeningen.
- Zakelijke connecties worden verbeterd door de ondertekeningsprocedure te verkorten en zowel op kantoor als onderweg beschikbaar te maken
- Verbeter de zichtbaarheid met elektronische ondertekeningsdashboards, rapporten en monitoring voor betere contractanalyses.
Geavanceerde oplossing voor e-handtekeningen biedt e-Sign-opties, zodat ondertekenaars snel handtekeningen kunnen toevoegen aan opgeslagen workflows voor contractdocumenten. Een gebruiksvriendelijke toolbox voor papieren documenten binnen de software voor het beheer van de levenscyclus van contracten stelt organisaties in staat om rechtstreeks relevante PDF's, MS Word-documenten en andere bestandsindelingen toe te voegen. Software voor elektronische handtekeningen kan bedrijven verschillende opties bieden voor tijdelijke aanduidingen voor juridische documenten, zoals:
- Inclusief een opgeslagen, getypte of getekende handtekening.
- Inclusief een datum.
- Ondertekenen met je initialen.
- Inclusief extra teksten met handtekeningen.
- Een eerder opgeslagen titel gebruiken om te ondertekenen.
Organisaties kunnen elektronische documenten verzenden om contracten, verzoeken, biedingen, leveranciers, werknemers, inkooporders, records en meer te ondertekenen via één gebruiksvriendelijke elektronische handtekeningservice binnen geavanceerde contractbeheersoftware.
Om te voorkomen dat er veel tijd wordt verspild aan handmatige handtekeningen voor bulkcontracten, addendums, HR-papierwerk, beleidsupdates en andere documenten, kunnen ondernemingen ook tientallen, honderden of zelfs duizenden contractdocumenten voor e-handtekeningen in bulk verzenden.
