La tecnología y las comunicaciones son cada vez más importantes para nuestra sociedad. Las firmas electrónicas seguirán aumentando a medida que la tecnología mejore y se arraigue en nuestra vida diaria.
La mayoría de las personas que usan teléfonos inteligentes para tareas diarias incluyen revisar el correo, realizar transacciones, navegar por Internet y manejar archivos. Todos estos contienen información confidencial e incluso pueden ser la información más valiosa en nuestra sociedad.
Las firmas digitales garantizan que los datos transferidos a través de estos medios estén encriptados y no puedan modificarse. Las firmas digitales son similares a las firmas electrónicas básicas pero ofrecen un mayor nivel de seguridad.
¿Que es una asignatura digital?
¿Cuál es la diferencia entre una firma digital y una firma electrónica? Una firma digital usa encriptación, un sofisticado esquema matemático para verificar la autenticidad de un mensaje o documento digital. Una firma electrónica agrega una firma a un contrato. Las firmas electrónicas se pueden usar para todo, desde ingresar su nombre en la parte inferior de un correo electrónico hasta hacer clic en el botón "pagar ahora" en un sitio web.
Sin embargo, en aras de la simplicidad, estos términos se pueden usar indistintamente para referirse a firmas que no sean lápiz y papel.
Estos son los tres tipos más comunes de firmas electrónicas:
- Firma Electrónica Simple
- Firma Electrónica Avanzada (AES).
- Firmas Electrónicas Cualificadas (QES).
El tipo más simple de firma electrónica es una firma electrónica simple. Esto podría incluir ingresar un nombre y marcar una casilla para indicar su acuerdo. Esta es una firma sin las características únicas de una firma electrónica avanzada o firma electrónica calificada (QES).
Las firmas electrónicas avanzadas son más complicadas y requieren una firma vinculada únicamente al firmante. Esta firma puede identificar a un solo firmante y detectar cualquier cambio posterior a la firma.
Las firmas electrónicas cualificadas incluyen todo en una firma electrónica avanzada y un Certificado Cualificado proporcionado por Proveedores Cualificados de Servicios de Confianza. Este tipo de firma digital es la más segura y se puede utilizar para confirmar la identidad. La persona debe tener su pasaporte y firmar utilizando un dispositivo de creación de señales calificado. ¡Esto es minucioso!
¿Cómo funcionan las firmas digitales?
Las firmas digitales se crean mediante criptografía de clave pública o asimétrica. El algoritmo de clave pública genera el par de claves vinculadas privadas y públicas. Estas claves vinculadas se utilizan juntas para proteger la autenticidad de la firma. Mientras que la clave privada permite al firmante cifrar los datos relevantes, la clave pública solo puede descifrar los datos de la firma.
Un contrato es firmado digitalmente por una persona. El hash generado es único para cada documento. Se puede cambiar cualquier parte del hash, pero no se puede alterar. Así es como se cifra el hash criptográfico.
Una vez que se completa la firma, el documento digital se puede enviar al destinatario. El destinatario debe tener acceso al certificado de clave pública del remitente para ver los mensajes cifrados. Esto es esencial para todo el proceso. Podría utilizarse para crear firmas digitales ilegales, de las que sería responsable el titular.
Las firmas digitales son beneficiosas para las empresas
Hoy en día, las firmas digitales se utilizan ampliamente por sus múltiples beneficios para las empresas de todo el mundo.
Discutiremos los beneficios clave de las firmas digitales y por qué son inversiones rentables para las empresas que todavía dependen de procesos basados en papel.
Eficiencia y Rentabilidad
Los negocios modernos requieren un flujo constante de proveedores, socios y acuerdos comerciales. El papel y el bolígrafo se están volviendo rápidamente insostenibles. Cuando intercambia contratos diariamente, la velocidad y el costo de imprimir y publicar materiales y enviarlos por fax no son posibles. Las firmas digitales permiten detener el tedioso y costoso proceso de llevar a cabo los negocios del día a día.
Mejor para el planeta
¡Las firmas digitales pueden salvar el planeta! Las firmas digitales pueden eliminar el desperdicio innecesario y ahorrarle dinero en archivadores.
Experiencia de usuario cautivadora
Las firmas digitales son bien conocidas por su simplicidad y capacidad para firmar documentos complejos rápidamente. Las firmas digitales ofrecen un proceso más rápido, más eficiente y sin problemas.
Mayor seguridad
Las firmas digitales se crean utilizando tecnología PKI. Este tipo de cifrado hace que la firma forme parte del documento final y no se puede modificar ni eliminar.
La firma digital permite al firmante identificarse mediante su DNI electrónico nacional. Sus clientes verán las identificaciones electrónicas como herramientas de identificación confiables que les permitirán acceder a servicios públicos y privados en línea.
También se puede utilizar una firma digital para registrar la dirección IP y la hora de creación. Solo necesita el PDF firmado digitalmente para probar su caso.
Amplia aceptación y cumplimiento legal
Las firmas digitales tienen la ventaja de ser exigibles en casi todos los países del mundo.
¿Su empresa puede operar más allá de las fronteras nacionales? ¿Es usted un proveedor, socio o cliente en el extranjero? Las firmas digitales son tan vinculantes legalmente como las contrapartes manuscritas, razón por la cual debe usarlas.
Las firmas digitales en la Unión Europea son la forma más segura de firmas electrónicas. Se pueden utilizar para firmar casi todos los documentos.
Ahorrar tiempo
Pasará mucho tiempo completando tareas manuales como redactar, imprimir y escanear documentos en papel. Obtener los documentos firmados y devueltos puede llevar días, a veces incluso semanas. Deberá esperar las respuestas si no hay una firma presente.
La firma digital reduce el trabajo manual y el tiempo que se tarda en firmar documentos.
Automatización del flujo de trabajo
Los procesos en papel necesitan coordinación, precisión, seguimiento y coordinación manual. Esto es especialmente cierto cuando los documentos se deben firmar en un orden específico y se debe proteger la confidencialidad de los datos.
Los errores pueden ocurrir cuando las personas manejan el papeleo. Hay errores inevitables, demoras y riesgos de violar las políticas. Se eliminan cuando utiliza una herramienta digital para que el proceso sea consistente y libre de errores.
¿Son legales las firmas digitales en el Reino Unido?
La respuesta corta a tu pregunta es sí. La ley inglesa reconoce casi cualquier tipo de firma. Si bien las "firmas de tinta húmeda" o firmas en papel han sido el estándar durante muchos años, la firma digital gratuita ofrece a las empresas todas las herramientas que necesitan para adoptar un enfoque moderno para la firma de documentos y contratos.
Sin embargo, la comodidad conlleva un cierto riesgo. En una disputa sobre un acuerdo firmado con una firma electrónica simple, es posible que la parte que busca confiar en ese acuerdo deba demostrarle al tribunal que la otra parte firmó válidamente el acuerdo. La plataforma eSignly tiene como objetivo aumentar la certeza sobre el estado legalmente vinculante de las firmas electrónicas. Todas las suscripciones pagas incluyen acceso ilimitado a nuestra herramienta de firma electrónica segura y sofisticada. Nuestra herramienta de firma electrónica nativa puede identificar a un firmante único y detectar cambios posteriores a la firma. Para garantizar una seguridad adicional, la plataforma eSignly requiere que cualquier destinatario de un contrato u otro documento ingrese un PIN generado por el sistema antes de poder firmar electrónicamente con eSignly. Regístrese ahora para ver lo fácil que es firmar transacciones comerciales utilizando nuestra herramienta de firma electrónica de próxima generación.
Casos de uso de Firmas Digitales
Debido a su simplicidad y amplia gama de funciones de seguridad, las firmas digitales se pueden utilizar en muchas situaciones diferentes. Las firmas digitales ahora pueden reemplazar a muchas empresas que anteriormente dependían de las firmas de tinta húmeda. ¿Cómo sería esto para las empresas? Las firmas digitales se utilizan en una variedad de formas populares. Estos son:
Incorporación de clientes y clientes
Es posible que deba compartir documentos importantes con su cliente según la naturaleza y el alcance de su negocio. La incorporación de clientes se puede simplificar en gran medida mediante el uso de una firma digital. Esto ahorrará tiempo a los clientes y a su equipo y evitará la tediosa administración.
Documentos legales
Proteger su negocio legalmente es importante, pero puede ser costoso y llevar mucho tiempo. Las firmas digitales pueden acelerar drásticamente el proceso al agilizar las revisiones de contratos y asegurar documentos importantes.
Asuntos internos
La gestión de personas es uno de los aspectos más difíciles de la gestión de una empresa. Esta complejidad aumenta cuando se consideran contratos de trabajo, revisiones de beneficios, información de contacto confidencial y confidencialidad. Muchas empresas utilizan firmas digitales para simplificar la contratación y las actualizaciones de la empresa.
pymes
Los propietarios de PYMES del Reino Unido de hoy dependen en gran medida de la eficiencia, ya sea en el día a día para administrar el negocio o para mirar a largo plazo. Las pymes necesitan más tiempo y paciencia para ahorrar en trámites relacionados con la contratación, la inversión y la obtención de socios comerciales. Sin embargo, es esencial para proteger los intereses de la empresa.
Las PYMES deben poder inventar rápidamente, implementar más rápido y tener protecciones legales para protegerlas de los riesgos. Las firmas digitales se pueden crear, firmar y registrar en horas, a diferencia de las firmas de tinta húmeda. Esto permite a las pymes mantenerse al día con sus pares.
¿Cómo saber si la firma electrónica es legal?
¿Cómo se verifica que las firmas electrónicas son válidas? ¿Cómo sabe si el destinatario previsto ha firmado un e-sign?
Puede verificar si una firma electrónica tiene validez de varias maneras. Primero puede verificar la validez de la firma revisando los metadatos. Estos metadatos le mostrarán la fecha y el creador de la firma.
Las firmas digitales pueden incluir otra información como:
- Dirección IP
- Información sobre SO y navegadores
- Sellos con fecha y hora
También puede ver el certificado firmado por el firmante. Este certificado se puede ver en su computadora o dispositivo móvil.
Considere el ejemplo de una firma electrónica para archivos PDF de Adobe. Su firma se agrega automáticamente al archivo PDF cuando firma un documento con Adobe Acrobat Standard y Professional.
Su firma se compara automáticamente con la información del certificado cuando abre el archivo. Adobe Acrobat aceptará su firma si la información coincide. Si la información no coincide, verá un mensaje de error.
Abra el archivo PDF, seleccione Verificar firma en el menú Editar y podrá verificar la firma. Esto abrirá un cuadro de diálogo que muestra toda la información sobre su certificado y lo compara con el archivo PDF.
Uso creciente de firmas electrónicas
Las firmas electrónicas son una nueva tecnología que existe desde hace años. Whitfield Diffie y Martin Hellman lo describieron por primera vez en 1976. En 1988, Lotus Notes 1.0 se convirtió en el primer programa de software en ofrecer capacidades de firma digital. Esto se logró utilizando el algoritmo RSA.
Sin embargo, las firmas digitales se hicieron legalmente vinculantes solo en 1999 y 2000, con la introducción de la Directiva de la UE para firmas electrónicas (Ley ESIGN) y la Directiva de la UE para firmas electrónicas (Directiva de la UE para firmas electrónicas).
Las firmas electrónicas existen desde hace muchas décadas. Sin embargo, solo recientemente fueron ampliamente utilizados. Una encuesta reciente de más de 2000 participantes reveló que más del 65% de los usuarios actuales de firma electrónica solo comenzaron a usarla en los últimos dos años. También se reveló que la mayoría de las empresas utilizan firmas electrónicas para mejorar la seguridad.
Covid-19: ¿Por qué está creciendo la adopción de la firma electrónica?
La reciente pandemia, que conmocionó al mundo, es la razón principal de la creciente adopción de las firmas electrónicas. El Covid-19 provocó que muchas empresas no pudieran trabajar de forma remota durante varios días. También se impusieron bloqueos en muchas partes del mundo para detener la propagación del virus. Esto disminuyó la probabilidad de firmar firmas tradicionales y alentó el uso de firmas electrónicas.
Investigaciones recientes muestran que más del 50 % de las empresas utilizaron firmas digitales para protegerse durante la pandemia. La adopción individual también aumentó un 13%. Además, se cree que las firmas electrónicas adoptadas por los usuarios de Covid-19 continuarán usándolas en la era posterior a Covid.
Estos números sugieren que las firmas digitales no son una tendencia sino el futuro de los negocios. Lo mismo se puede ver en las proyecciones del mercado.
El impacto del Covid-19 ha sido global. Ha cambiado la forma en que las personas viven e interactúan entre sí. Todos, desde las grandes empresas hasta los pequeños comerciantes y las tiendas y comercios propios, han tenido que repensar sus prácticas comerciales. Esto incluye la creación de nuevas redes y estructuras que permitan a las personas prosperar en un entorno que no les permite comunicarse entre sí. Esto ha tenido un efecto dominó en todos los ámbitos. Es evidente de muchas maneras, incluidos los desafíos operativos y logísticos y los procesos simples, como la firma de un contrato.
Si bien las soluciones digitales como la firma electrónica no son nuevas, el COVID-19 ha ayudado a aumentar las tasas de adopción en la India. Las empresas ahora recurren a sus pantallas para seguir funcionando como de costumbre. Algunos de los beneficios son obvios, como la posibilidad de dejar de usar papel. Sin embargo, la firma electrónica permite que los documentos, contratos y otra información se firmen y aprueben de forma remota, lo que permite a las empresas continuar con sus operaciones sin ningún efecto negativo.
Por qué las firmas electrónicas son una parte integral de las empresas
Cada vez es más importante para las empresas poder verificar documentos a medida que crecen electrónicamente.
Hay muchas razones por las que las firmas electrónicas deberían ser una parte integral de un negocio. La razón más importante por la que son parte integral de un negocio es la multitud de beneficios que ofrecen. Estas son solo algunas de las razones por las que las firmas digitales deberían ser una parte integral de las empresas.
- Al eliminar la necesidad de tener firmas físicas en los documentos, puede ahorrar tiempo y dinero. Muchos procesos basados en papel que existen actualmente serían más fáciles de administrar y consumirían más tiempo con las firmas electrónicas.
- Puede rastrear cada documento enviado a través de su sistema y ver quién lo firmó y cuándo.
- Para proteger los documentos de miradas indiscretas, puede cifrarlos en su servidor.
- Solo necesita la contraseña de una persona para acceder a los documentos que ha firmado. Si alguien te pide esa contraseña, solo se la darán.
- Las firmas electrónicas pueden ser legalmente vinculantes en muchos países del mundo (incluidos los Estados Unidos).
- El sistema se puede utilizar para cualquier documento, no solo contratos y acuerdos.
- Es fácil compartir documentos entre múltiples usuarios. También puede agregar colegas para recibir comentarios antes de cerrar la sesión.
- Las firmas electrónicas son más fáciles de rastrear que las físicas, por lo que si tiene algún problema en el futuro (por ejemplo, alguien que afirma que no recibió algo), será mucho más fácil demostrar que lo recibió.
Principales industrias que pueden beneficiarse de las firmas electrónicas
Es fácil ver cómo está creciendo la adopción de la firma electrónica. Muchos tipos de empresas pueden adoptar la firma electrónica. Se puede usar una firma electrónica si usa regularmente formularios en papel. Esta nueva tecnología, independientemente de la industria en la que se encuentre su negocio, puede ayudarlo a crear procesos digitales que funcionen para sus empleados. También resistirá la prueba del tiempo y podrá respaldar su negocio a medida que evolucionan las tecnologías digitales.
No importa en qué sector trabaje, una firma electrónica es imprescindible. ¿Todavía necesitas convencerte? Estas son las cinco principales industrias que se beneficiarían de la firma electrónica gratuita . ¿Está tu sector en la lista?
Finanzas
Los profesionales financieros estarán familiarizados con la cantidad de papeleo involucrado. Si bien siempre tendrá que lidiar con el papeleo, las firmas electrónicas pueden eliminar esa parte y permitirle mantener todo digital. ¿Cómo puede una firma electrónica ayudar al sector financiero?
Firma segura
La información financiera es sensible. Es crucial asegurarse de que esta información se mantenga segura. Las firmas electrónicas le permiten firmar documentos de forma segura mientras realiza un seguimiento de la información importante, como la dirección IP, la fecha y la hora.
Registros digitales
Los profesionales del sector financiero necesitan una pista de auditoría transparente y trazable. Puede mantener los documentos digitales para garantizar un registro a prueba de manipulaciones del que se pueda hacer una copia de seguridad en el almacenamiento en la nube para evitar daños o pérdidas. Los documentos digitales son más fáciles de almacenar porque no requieren espacio físico. También se pueden recuperar fácilmente con una función de búsqueda en cualquier momento.
Cumple con las normas
Las instituciones financieras deben cumplir con regulaciones como Conozca a su cliente/Debida diligencia del cliente. Las firmas electrónicas también son posibles en esta fase del proceso. Pueden ser útiles a la hora de recopilar información personal sobre los clientes. Algunos proveedores ofrecen un verificador de identidad integrado que se puede usar para verificar la identidad de sus clientes usando tecnología digital.
Ventas
Todo el proceso de venta requiere mucho papel, desde el primer contacto con un cliente hasta la firma final en las líneas de puntos. Una firma electrónica puede simplificar su vida y acelerar su proceso de venta. Estos son solo algunos de los muchos beneficios que ofrece la firma electrónica.
Mejor seguimiento
Cada contacto o consulta que reciba de su negocio puede ser un líder. Desea que las oportunidades de ventas se mantengan encaminadas. Los conectores le permiten actualizar automáticamente su CRM vinculándolo a documentos digitales. Esto asegurará que siempre esté al día con cualquier transacción.
Sensible
Puede responder rápidamente a los clientes con documentos digitales y firma electrónica. Esto le permite responder rápidamente a cualquier consulta o solicitud. Puede crear, firmar electrónicamente y enviar documentos con solo unos pocos clics para obtener contratos rápidamente para los clientes.
Mejore la experiencia del cliente
Una gran experiencia del cliente es vital para cualquier negocio. Esto crea un boca a boca positivo y hace que los clientes regresen a su negocio. Las firmas electrónicas permiten a los clientes firmar documentos de forma rápida y sencilla. No hay necesidad de esperar por el papeleo o lidiar con el escaneo y la impresión.
Legal
El alma de la industria legal es la firma. Significan que alguien está de acuerdo con el contenido del documento. Su firma es importante porque todo se puede hacer en línea. Las firmas electrónicas son una excelente manera para que el sector legal se beneficie de los documentos digitales y las firmas electrónicas.
Jurídicamente vinculante
Si bien algunos pueden estar nerviosos por el cambio de la tinta a las firmas electrónicas, son legalmente vinculantes en el Reino Unido. La Ley de Comunicaciones Electrónicas de 2000 estableció esto primero, y las comisiones legales lo confirmaron aún más en los últimos años. Puede utilizar una firma digital para firmar documentos legales. Tiene el mismo sentido y significado que una firma "húmeda" tradicional.
Ahorrar dinero
Las firmas electrónicas pueden ahorrar dinero a las organizaciones legales en papel y otros costos ocultos. Ya sea que busque ahorrar en papel, almacenamiento, papelería e impresión, hay muchos. Una firma electrónica puede ahorrarle dinero si su empresa utiliza mucho papel. También reduce los residuos y ayuda a reducir la huella de carbono de su empresa.
Rastro de papel digital
El sector legal tiene desafíos. Es importante firmar documentos y llevar un registro de las transacciones. Los documentos digitales hacen que sea mucho más fácil organizar su 'rastro en papel'. Puedes despedirte de los archivadores y carpetas. Los documentos digitales se pueden guardar tanto en su hardware como en la nube. Esto proporcionará una copia de seguridad para su dispositivo en caso de emergencia.
Bienes raíces
Siempre hay papeleo involucrado en la compra, alquiler o venta de una propiedad. Debe firmar muchos documentos en la industria de bienes raíces, incluida la escritura de una casa, un contrato de arrendamiento e incluso una lista de verificación para mudarse. Una firma electrónica puede proporcionar muchos beneficios para su negocio.
Aceptado por el Registro de la Propiedad de HM
HM Land Registry fue el único lugar en el Reino Unido que se negó a aceptar firmas electrónicas para documentos como transferencias de propiedad o arrendamientos. Ahora aceptan firmas electrónicas en estos documentos, haciéndolos válidos para la industria inmobiliaria.
Firma
El mercado de la vivienda es dinámico. Siempre hay nuevas propiedades y casas en el mercado. Las firmas electrónicas le permiten a usted y a su posible comprador o arrendatario firmar documentos rápidamente, lo que le facilita mantenerse al día con un mercado competitivo.
Tecnología Accesible
Las personas pueden sentirse abrumadas por la nueva tecnología y preocuparse de que les haga la vida más difícil. Si bien esto a veces puede ser cierto, las firmas electrónicas facilitan la firma. Son fácilmente accesibles para todos los niveles de madurez digital. Todo lo que sus clientes deben hacer es proporcionar una dirección de correo electrónico.
Seguro
Los trabajadores de la industria de seguros estarán familiarizados con el volumen de papeleo requerido para procesar reclamos y solicitudes de pólizas de seguro todos los días. La firma electrónica facilita mucho la gestión de documentos y es más eficiente.
Documentos digitales
Su empresa puede optimizar los flujos de trabajo de documentos y reducir el papeleo manteniendo los documentos digitales. Nuestras soluciones digitales ahorran tiempo al permitirle enviar y almacenar documentos electrónicamente.
Mejore la experiencia del cliente
Muchos clientes encontrarán estresante presentar un reclamo de seguro. Sus clientes deben tener la menor dificultad posible para enviar cualquier papeleo. Con una firma electrónica , sus clientes pueden completar, firmar y devolver documentos con solo unos pocos clics.
Almacenamiento sencillo
Sus archivadores se llenarán rápidamente si tiene mucho papeleo que hacer a diario. Los documentos electrónicos te permiten liberar espacio en tu oficina y facilitar su localización.
La conclusión clave
No necesita preocuparse si su empresa está firmando documentos con lápiz y papel. Sin embargo, ahora es el momento de hacer la transición.
Las firmas electrónicas se han vuelto tan comunes que las personas no se sorprenden ni se preguntan por qué son necesarias al recibir un documento.
Las firmas electrónicas no solo le ahorran tiempo, sino que también mejoran su posición financiera. Las firmas electrónicas le permiten firmar documentos de forma más rápida, eficiente y eficaz que nunca.
La tecnología y las comunicaciones son cada vez más importantes para nuestra sociedad. Las firmas electrónicas seguirán aumentando a medida que la tecnología mejore y se arraigue en nuestra vida diaria.
La mayoría de las personas que usan teléfonos inteligentes para tareas diarias incluyen revisar el correo, realizar transacciones, navegar por Internet y manejar archivos. Todos estos contienen información confidencial e incluso pueden ser la información más valiosa en nuestra sociedad.
Las firmas digitales garantizan que los datos transferidos a través de estos medios estén encriptados y no puedan modificarse. Las firmas digitales son similares a las firmas electrónicas básicas pero ofrecen un mayor nivel de seguridad.
¿Que es una asignatura digital?
¿Cuál es la diferencia entre una firma digital y una firma electrónica? Una firma digital usa encriptación, un sofisticado esquema matemático para verificar la autenticidad de un mensaje o documento digital. Una firma electrónica agrega una firma a un contrato. Las firmas electrónicas se pueden usar para todo, desde ingresar su nombre en la parte inferior de un correo electrónico hasta hacer clic en el botón "pagar ahora" en un sitio web.
Sin embargo, en aras de la simplicidad, estos términos se pueden usar indistintamente para referirse a firmas que no sean lápiz y papel.
Estos son los tres tipos más comunes de firmas electrónicas:
- Firma Electrónica Simple
- Firma Electrónica Avanzada (AES).
- Firmas Electrónicas Cualificadas (QES).
El tipo más simple de firma electrónica es una firma electrónica simple. Esto podría incluir ingresar un nombre y marcar una casilla para indicar su acuerdo. Esta es una firma sin las características únicas de una firma electrónica avanzada o firma electrónica calificada (QES).
Las firmas electrónicas avanzadas son más complicadas y requieren una firma vinculada únicamente al firmante. Esta firma puede identificar a un solo firmante y detectar cualquier cambio posterior a la firma.
Las firmas electrónicas cualificadas incluyen todo en una firma electrónica avanzada y un Certificado Cualificado proporcionado por Proveedores Cualificados de Servicios de Confianza. Este tipo de firma digital es la más segura y se puede utilizar para confirmar la identidad. La persona debe tener su pasaporte y firmar utilizando un dispositivo de creación de señales calificado. ¡Esto es minucioso!
¿Cómo funcionan las firmas digitales?
Las firmas digitales se crean mediante criptografía de clave pública o asimétrica. El algoritmo de clave pública genera el par de claves vinculadas privadas y públicas. Estas claves vinculadas se utilizan juntas para proteger la autenticidad de la firma. Mientras que la clave privada permite al firmante cifrar los datos relevantes, la clave pública solo puede descifrar los datos de la firma.
Un contrato es firmado digitalmente por una persona. El hash generado es único para cada documento. Se puede cambiar cualquier parte del hash, pero no se puede alterar. Así es como se cifra el hash criptográfico.
Una vez que se completa la firma, el documento digital se puede enviar al destinatario. El destinatario debe tener acceso al certificado de clave pública del remitente para ver los mensajes cifrados. Esto es esencial para todo el proceso. Podría utilizarse para crear firmas digitales ilegales, de las que sería responsable el titular.
Las firmas digitales son beneficiosas para las empresas
Hoy en día, las firmas digitales se utilizan ampliamente por sus múltiples beneficios para las empresas de todo el mundo.
Discutiremos los beneficios clave de las firmas digitales y por qué son inversiones rentables para las empresas que todavía dependen de procesos basados en papel.
Eficiencia y Rentabilidad
Los negocios modernos requieren un flujo constante de proveedores, socios y acuerdos comerciales. El papel y el bolígrafo se están volviendo rápidamente insostenibles. Cuando intercambia contratos diariamente, la velocidad y el costo de imprimir y publicar materiales y enviarlos por fax no son posibles. Las firmas digitales permiten detener el tedioso y costoso proceso de llevar a cabo los negocios del día a día.
Mejor para el planeta
¡Las firmas digitales pueden salvar el planeta! Las firmas digitales pueden eliminar el desperdicio innecesario y ahorrarle dinero en archivadores.
Experiencia de usuario cautivadora
Las firmas digitales son bien conocidas por su simplicidad y capacidad para firmar documentos complejos rápidamente. Las firmas digitales ofrecen un proceso más rápido, más eficiente y sin problemas.
Mayor seguridad
Las firmas digitales se crean utilizando tecnología PKI. Este tipo de cifrado hace que la firma forme parte del documento final y no se puede modificar ni eliminar.
La firma digital permite al firmante identificarse mediante su DNI electrónico nacional. Sus clientes verán las identificaciones electrónicas como herramientas de identificación confiables que les permitirán acceder a servicios públicos y privados en línea.
También se puede utilizar una firma digital para registrar la dirección IP y la hora de creación. Solo necesita el PDF firmado digitalmente para probar su caso.
Amplia aceptación y cumplimiento legal
Las firmas digitales tienen la ventaja de ser exigibles en casi todos los países del mundo.
¿Su empresa puede operar más allá de las fronteras nacionales? ¿Es usted un proveedor, socio o cliente en el extranjero? Las firmas digitales son tan vinculantes legalmente como las contrapartes manuscritas, razón por la cual debe usarlas.
Las firmas digitales en la Unión Europea son la forma más segura de firmas electrónicas. Se pueden utilizar para firmar casi todos los documentos.
Ahorrar tiempo
Pasará mucho tiempo completando tareas manuales como redactar, imprimir y escanear documentos en papel. Obtener los documentos firmados y devueltos puede llevar días, a veces incluso semanas. Deberá esperar las respuestas si no hay una firma presente.
La firma digital reduce el trabajo manual y el tiempo que se tarda en firmar documentos.
Automatización del flujo de trabajo
Los procesos en papel necesitan coordinación, precisión, seguimiento y coordinación manual. Esto es especialmente cierto cuando los documentos se deben firmar en un orden específico y se debe proteger la confidencialidad de los datos.
Los errores pueden ocurrir cuando las personas manejan el papeleo. Hay errores inevitables, demoras y riesgos de violar las políticas. Se eliminan cuando utiliza una herramienta digital para que el proceso sea consistente y libre de errores.
¿Son legales las firmas digitales en el Reino Unido?
La respuesta corta a tu pregunta es sí. La ley inglesa reconoce casi cualquier tipo de firma. Si bien las "firmas de tinta húmeda" o firmas en papel han sido el estándar durante muchos años, la firma digital gratuita ofrece a las empresas todas las herramientas que necesitan para adoptar un enfoque moderno para la firma de documentos y contratos.
Sin embargo, la comodidad conlleva un cierto riesgo. En una disputa sobre un acuerdo firmado con una firma electrónica simple, es posible que la parte que busca confiar en ese acuerdo deba demostrarle al tribunal que la otra parte firmó válidamente el acuerdo. La plataforma eSignly tiene como objetivo aumentar la certeza sobre el estado legalmente vinculante de las firmas electrónicas. Todas las suscripciones pagas incluyen acceso ilimitado a nuestra herramienta de firma electrónica segura y sofisticada. Nuestra herramienta de firma electrónica nativa puede identificar a un firmante único y detectar cambios posteriores a la firma. Para garantizar una seguridad adicional, la plataforma eSignly requiere que cualquier destinatario de un contrato u otro documento ingrese un PIN generado por el sistema antes de poder firmar electrónicamente con eSignly. Regístrese ahora para ver lo fácil que es firmar transacciones comerciales utilizando nuestra herramienta de firma electrónica de próxima generación.
Casos de uso de Firmas Digitales
Debido a su simplicidad y amplia gama de funciones de seguridad, las firmas digitales se pueden utilizar en muchas situaciones diferentes. Las firmas digitales ahora pueden reemplazar a muchas empresas que anteriormente dependían de las firmas de tinta húmeda. ¿Cómo sería esto para las empresas? Las firmas digitales se utilizan en una variedad de formas populares. Estos son:
Incorporación de clientes y clientes
Es posible que deba compartir documentos importantes con su cliente según la naturaleza y el alcance de su negocio. La incorporación de clientes se puede simplificar en gran medida mediante el uso de una firma digital. Esto ahorrará tiempo a los clientes y a su equipo y evitará la tediosa administración.
Documentos legales
Proteger su negocio legalmente es importante, pero puede ser costoso y llevar mucho tiempo. Las firmas digitales pueden acelerar drásticamente el proceso al agilizar las revisiones de contratos y asegurar documentos importantes.
Asuntos internos
La gestión de personas es uno de los aspectos más difíciles de la gestión de una empresa. Esta complejidad aumenta cuando se consideran contratos de trabajo, revisiones de beneficios, información de contacto confidencial y confidencialidad. Muchas empresas utilizan firmas digitales para simplificar la contratación y las actualizaciones de la empresa.
pymes
Los propietarios de PYMES del Reino Unido de hoy dependen en gran medida de la eficiencia, ya sea en el día a día para administrar el negocio o para mirar a largo plazo. Las pymes necesitan más tiempo y paciencia para ahorrar en trámites relacionados con la contratación, la inversión y la obtención de socios comerciales. Sin embargo, es esencial para proteger los intereses de la empresa.
Las PYMES deben poder inventar rápidamente, implementar más rápido y tener protecciones legales para protegerlas de los riesgos. Las firmas digitales se pueden crear, firmar y registrar en horas, a diferencia de las firmas de tinta húmeda. Esto permite a las pymes mantenerse al día con sus pares.
¿Cómo saber si la firma electrónica es legal?
¿Cómo se verifica que las firmas electrónicas son válidas? ¿Cómo sabe si el destinatario previsto ha firmado un e-sign?
Puede verificar si una firma electrónica tiene validez de varias maneras. Primero puede verificar la validez de la firma revisando los metadatos. Estos metadatos le mostrarán la fecha y el creador de la firma.
Las firmas digitales pueden incluir otra información como:
- Dirección IP
- Información sobre SO y navegadores
- Sellos con fecha y hora
También puede ver el certificado firmado por el firmante. Este certificado se puede ver en su computadora o dispositivo móvil.
Considere el ejemplo de una firma electrónica para archivos PDF de Adobe. Su firma se agrega automáticamente al archivo PDF cuando firma un documento con Adobe Acrobat Standard y Professional.
Su firma se compara automáticamente con la información del certificado cuando abre el archivo. Adobe Acrobat aceptará su firma si la información coincide. Si la información no coincide, verá un mensaje de error.
Abra el archivo PDF, seleccione Verificar firma en el menú Editar y podrá verificar la firma. Esto abrirá un cuadro de diálogo que muestra toda la información sobre su certificado y lo compara con el archivo PDF.
Uso creciente de firmas electrónicas
Las firmas electrónicas son una nueva tecnología que existe desde hace años. Whitfield Diffie y Martin Hellman lo describieron por primera vez en 1976. En 1988, Lotus Notes 1.0 se convirtió en el primer programa de software en ofrecer capacidades de firma digital. Esto se logró utilizando el algoritmo RSA.
Sin embargo, las firmas digitales se hicieron legalmente vinculantes solo en 1999 y 2000, con la introducción de la Directiva de la UE para firmas electrónicas (Ley ESIGN) y la Directiva de la UE para firmas electrónicas (Directiva de la UE para firmas electrónicas).
Las firmas electrónicas existen desde hace muchas décadas. Sin embargo, solo recientemente fueron ampliamente utilizados. Una encuesta reciente de más de 2000 participantes reveló que más del 65% de los usuarios actuales de firma electrónica solo comenzaron a usarla en los últimos dos años. También se reveló que la mayoría de las empresas utilizan firmas electrónicas para mejorar la seguridad.
Covid-19: ¿Por qué está creciendo la adopción de la firma electrónica?
La reciente pandemia, que conmocionó al mundo, es la razón principal de la creciente adopción de las firmas electrónicas. El Covid-19 provocó que muchas empresas no pudieran trabajar de forma remota durante varios días. También se impusieron bloqueos en muchas partes del mundo para detener la propagación del virus. Esto disminuyó la probabilidad de firmar firmas tradicionales y alentó el uso de firmas electrónicas.
Investigaciones recientes muestran que más del 50 % de las empresas utilizaron firmas digitales para protegerse durante la pandemia. La adopción individual también aumentó un 13%. Además, se cree que las firmas electrónicas adoptadas por los usuarios de Covid-19 continuarán usándolas en la era posterior a Covid.
Estos números sugieren que las firmas digitales no son una tendencia sino el futuro de los negocios. Lo mismo se puede ver en las proyecciones del mercado.
El impacto del Covid-19 ha sido global. Ha cambiado la forma en que las personas viven e interactúan entre sí. Todos, desde las grandes empresas hasta los pequeños comerciantes y las tiendas y comercios propios, han tenido que repensar sus prácticas comerciales. Esto incluye la creación de nuevas redes y estructuras que permitan a las personas prosperar en un entorno que no les permite comunicarse entre sí. Esto ha tenido un efecto dominó en todos los ámbitos. Es evidente de muchas maneras, incluidos los desafíos operativos y logísticos y los procesos simples, como la firma de un contrato.
Si bien las soluciones digitales como la firma electrónica no son nuevas, el COVID-19 ha ayudado a aumentar las tasas de adopción en la India. Las empresas ahora recurren a sus pantallas para seguir funcionando como de costumbre. Algunos de los beneficios son obvios, como la posibilidad de dejar de usar papel. Sin embargo, la firma electrónica permite que los documentos, contratos y otra información se firmen y aprueben de forma remota, lo que permite a las empresas continuar con sus operaciones sin ningún efecto negativo.
Por qué las firmas electrónicas son una parte integral de las empresas
Cada vez es más importante para las empresas poder verificar documentos a medida que crecen electrónicamente.
Hay muchas razones por las que las firmas electrónicas deberían ser una parte integral de un negocio. La razón más importante por la que son parte integral de un negocio es la multitud de beneficios que ofrecen. Estas son solo algunas de las razones por las que las firmas digitales deberían ser una parte integral de las empresas.
- Al eliminar la necesidad de tener firmas físicas en los documentos, puede ahorrar tiempo y dinero. Muchos procesos basados en papel que existen actualmente serían más fáciles de administrar y consumirían más tiempo con las firmas electrónicas.
- Puede rastrear cada documento enviado a través de su sistema y ver quién lo firmó y cuándo.
- Para proteger los documentos de miradas indiscretas, puede cifrarlos en su servidor.
- Solo necesita la contraseña de una persona para acceder a los documentos que ha firmado. Si alguien te pide esa contraseña, solo se la darán.
- Las firmas electrónicas pueden ser legalmente vinculantes en muchos países del mundo (incluidos los Estados Unidos).
- El sistema se puede utilizar para cualquier documento, no solo contratos y acuerdos.
- Es fácil compartir documentos entre varios usuarios. También puede agregar colegas para recibir comentarios antes de cerrar la sesión.
- Las firmas electrónicas son más fáciles de rastrear que las físicas, por lo que si tiene algún problema en el futuro (por ejemplo, alguien que afirma que no recibió algo), será mucho más fácil demostrar que lo recibió.
Principales industrias que pueden beneficiarse de las firmas electrónicas
Es fácil ver cómo está creciendo la adopción de la firma electrónica. Muchos tipos de empresas pueden adoptar la firma electrónica. Se puede usar una firma electrónica si usa regularmente formularios en papel. Esta nueva tecnología, independientemente de la industria en la que se encuentre su negocio, puede ayudarlo a crear procesos digitales que funcionen para sus empleados. También resistirá la prueba del tiempo y podrá respaldar su negocio a medida que evolucionan las tecnologías digitales.
No importa en qué sector trabaje, una firma electrónica es imprescindible. ¿Todavía necesitas convencerte? Estas son las cinco principales industrias que se beneficiarían de la firma electrónica gratuita . ¿Está tu sector en la lista?
Finanzas
Los profesionales financieros estarán familiarizados con la cantidad de papeleo involucrado. Si bien siempre tendrá que lidiar con el papeleo, las firmas electrónicas pueden eliminar esa parte y permitirle mantener todo digital. ¿Cómo puede una firma electrónica ayudar al sector financiero?
Firma segura
La información financiera es sensible. Es crucial asegurarse de que esta información se mantenga segura. Las firmas electrónicas le permiten firmar documentos de forma segura mientras realiza un seguimiento de la información importante, como la dirección IP, la fecha y la hora.
Registros digitales
Los profesionales del sector financiero necesitan una pista de auditoría transparente y rastreable. Puede mantener los documentos digitales para garantizar un registro a prueba de manipulaciones del que se pueda hacer una copia de seguridad en el almacenamiento en la nube para evitar daños o pérdidas. Los documentos digitales son más fáciles de almacenar porque no requieren espacio físico. También se pueden recuperar fácilmente con una función de búsqueda en cualquier momento.
Cumple con las normas
Las instituciones financieras deben cumplir con regulaciones como Conozca a su cliente/Debida diligencia del cliente. Las firmas electrónicas también son posibles en esta fase del proceso. Pueden ser útiles a la hora de recopilar información personal sobre los clientes. Algunos proveedores ofrecen un verificador de identidad integrado que se puede usar para verificar la identidad de sus clientes usando tecnología digital.
Ventas
Todo el proceso de venta requiere mucho papel, desde el primer contacto con un cliente hasta la firma final en las líneas de puntos. Una firma electrónica puede simplificar su vida y acelerar su proceso de venta. Estos son solo algunos de los muchos beneficios que ofrece la firma electrónica.
Mejor seguimiento
Cada contacto o consulta que reciba de su negocio puede ser un líder. Desea que las oportunidades de ventas se mantengan encaminadas. Los conectores le permiten actualizar automáticamente su CRM vinculándolo a documentos digitales. Esto asegurará que siempre esté al día con cualquier transacción.
Sensible
Puede responder rápidamente a los clientes con documentos digitales y firma electrónica. Esto le permite responder rápidamente a cualquier consulta o solicitud. Puede crear, firmar electrónicamente y enviar documentos con solo unos pocos clics para obtener contratos rápidamente para los clientes.
Mejore la experiencia del cliente
Una gran experiencia del cliente es vital para cualquier negocio. Esto crea un boca a boca positivo y hace que los clientes regresen a su negocio. Las firmas electrónicas permiten a los clientes firmar documentos de forma rápida y sencilla. No hay necesidad de esperar por el papeleo o lidiar con el escaneo y la impresión.
Legal
El alma de la industria legal es la firma. Significan que alguien está de acuerdo con el contenido del documento. Su firma es importante porque todo se puede hacer en línea. Las firmas electrónicas son una excelente manera para que el sector legal se beneficie de los documentos digitales y las firmas electrónicas.
Jurídicamente vinculante
Si bien algunos pueden estar nerviosos por el cambio de la tinta a las firmas electrónicas, son legalmente vinculantes en el Reino Unido. La Ley de Comunicaciones Electrónicas de 2000 estableció esto primero, y las comisiones legales lo confirmaron aún más en los últimos años. Puede utilizar una firma digital para firmar documentos legales. Tiene el mismo sentido y significado que una firma "húmeda" tradicional.
Ahorrar dinero
Las firmas electrónicas pueden ahorrar dinero a las organizaciones legales en papel y otros costos ocultos. Ya sea que busque ahorrar en papel, almacenamiento, papelería e impresión, hay muchos. Una firma electrónica puede ahorrarle dinero si su empresa utiliza mucho papel. También reduce los residuos y ayuda a reducir la huella de carbono de su empresa.
Rastro de papel digital
El sector legal tiene desafíos. Es importante firmar documentos y llevar un registro de las transacciones. Los documentos digitales hacen que sea mucho más fácil organizar su 'rastro en papel'. Puedes despedirte de los archivadores y carpetas. Los documentos digitales se pueden guardar tanto en su hardware como en la nube. Esto proporcionará una copia de seguridad para su dispositivo en caso de emergencia.
Bienes raíces
Siempre hay papeleo involucrado en la compra, alquiler o venta de una propiedad. Debe firmar muchos documentos en la industria de bienes raíces, incluida la escritura de una casa, un contrato de arrendamiento e incluso una lista de verificación para mudarse. Una firma electrónica puede proporcionar muchos beneficios para su negocio.
Aceptado por el Registro de la Propiedad de HM
HM Land Registry fue el único lugar en el Reino Unido que se negó a aceptar firmas electrónicas para documentos como transferencias de propiedad o arrendamientos. Ahora aceptan firmas electrónicas en estos documentos, haciéndolos válidos para la industria inmobiliaria.
Firma
El mercado de la vivienda es dinámico. Siempre hay nuevas propiedades y casas en el mercado. Las firmas electrónicas le permiten a usted y a su posible comprador o arrendatario firmar documentos rápidamente, lo que le facilita mantenerse al día con un mercado competitivo.
Tecnología Accesible
Las personas pueden sentirse abrumadas por la nueva tecnología y preocuparse de que les haga la vida más difícil. Si bien esto a veces puede ser cierto, las firmas electrónicas facilitan la firma. Son fácilmente accesibles para todos los niveles de madurez digital. Todo lo que sus clientes deben hacer es proporcionar una dirección de correo electrónico.
Seguro
Los trabajadores de la industria de seguros estarán familiarizados con el volumen de papeleo requerido para procesar reclamos y solicitudes de pólizas de seguro todos los días. La firma electrónica facilita mucho la gestión de documentos y es más eficiente.
Documentos digitales
Su empresa puede optimizar los flujos de trabajo de documentos y reducir el papeleo manteniendo los documentos digitales. Nuestras soluciones digitales ahorran tiempo al permitirle enviar y almacenar documentos electrónicamente.
Mejore la experiencia del cliente
Muchos clientes encontrarán estresante presentar un reclamo de seguro. Sus clientes deben tener la menor dificultad posible para enviar cualquier papeleo. Con una firma electrónica , sus clientes pueden completar, firmar y devolver documentos con solo unos pocos clics.
Almacenamiento sencillo
Sus archivadores se llenarán rápidamente si tiene mucho papeleo que hacer a diario. Los documentos electrónicos te permiten liberar espacio en tu oficina y facilitar su localización.
La conclusión clave
No necesita preocuparse si su empresa está firmando documentos con lápiz y papel. Sin embargo, ahora es el momento de hacer la transición.
Las firmas electrónicas se han vuelto tan comunes que las personas no se sorprenden ni se preguntan por qué son necesarias al recibir un documento.
Las firmas electrónicas no solo le ahorran tiempo, sino que también mejoran su posición financiera. Las firmas electrónicas le permiten firmar documentos de forma más rápida, eficiente y eficaz que nunca.
