Depuis 2000, les signatures électroniques sont légalement reconnues en vertu de la loi ESIGN et de lois internationales similaires.
Il y a cependant quelques transactions qui nécessitent une signature sur papier.
Une signature électronique, généralement le nom de la personne jointe à un contrat ou à un formulaire, est une signature électronique qui démontre le consentement. Ils peuvent être utilisés pour n'importe quelle transaction.
De nombreuses signatures électroniques permettent aux entreprises d'obtenir le consentement juridiquement contraignant des agents via leur smartphone ou leur ordinateur lors d'un appel. Leur efficacité et leurs avantages CX leur donnent un avantage sur les signatures papier et stylo. Les signatures numériques, un sous-type de signatures électroniques, sont particulièrement sécurisées et reposent sur la technologie de cryptage.
Signatures électroniques vs signatures numériques : quelle est la différence subtile ?
Quiconque signe ou envoie des documents peut faire la différence entre une signature électronique (ou signature numérique) et non. Ils ne sont cependant pas aussi subtils pour les auditeurs, les responsables de la conformité et les juges. Une signature électronique est un terme générique désignant toute signature transmise par voie électronique, qu'il s'agisse d'une signature écrite numériquement sur un document ou d'une signature générée via un service de signature électronique tel que eSignly. Les signatures numériques sont des signatures électroniques dotées de fonctionnalités avancées pour garantir leur sécurité et leur conformité.
Pour les accords ou les approbations qui ne sont pas soumis à des normes de sécurité et de conformité strictes, les signatures électroniques standard peuvent être acceptables. Par exemple, considérez les situations où un professionnel des RH doit approuver les vacances d'un employé. Pour un usage interne, une signature électronique pourrait être idéale.
Une signature numérique est nécessaire lorsqu'il s'agit de processus sensibles et de normes de conformité strictes. Dans un sens fondamental, les signatures numériques sont un sous-ensemble de signatures électroniques qui convient mieux aux secteurs tels que le droit et la santé. Les signatures numériques peuvent être auditées et cryptées et disposent d'autres outils principaux qui garantissent l'authenticité. Ces signatures numériques sont très populaires pour signer des contrats, des documents fiscaux et des formulaires d'assurance.
Exigences légales en matière de signature électronique
Selon l'Electronic Signature and Records Association Act des États-Unis, une signature électronique ne peut être légale que si toutes les parties sont d'accord.
La loi uniforme sur les transactions électroniques stipule que chaque État doit avoir un plan sur le fonctionnement des signatures électroniques. L'UE partage ce concept, l'UE l'a adopté pour ses États membres.
En général, les signatures électroniques juridiquement contraignantes doivent :
- Démontrer que le signataire est vraiment celui qu'il prétend être
- Il est important de prouver que le signataire s'est destiné aux signatures électroniques. Cela peut être prouvé en donnant au signataire la possibilité de signer sur papier.
- Il est montré que le signataire est prêt à signer (par exemple, une option de refus est disponible, comme un bouton "annuler".
- Une vérification indépendante de l'authenticité du signataire est possible. Cela peut souvent être fait en obtenant une trace de courrier électronique, des horodatages, un numéro de téléphone portable et une adresse IP. Pour l'attribution, une identification en deux étapes pourrait être utile.
Les signatures électroniques qui répondent aux exigences ci-dessus sont juridiquement contraignantes. Cependant, il existe certaines situations où les signatures électroniques ne peuvent pas être légalement acceptées.
Les signatures électroniques ne sont pas autorisées dans de nombreux pays ou juridictions. Par conséquent, ils ne peuvent pas être utilisés pour des documents importants, tels que des certificats de naissance, des certificats de décès, des certificats de divorce et des papiers d'adoption. Ces cas nécessitent généralement des signatures humides, un notaire ou des témoins. Les signatures électroniques peuvent également être rejetées si elles ne sont pas informatisées.
Signatures électroniques : comment ça marche ?
Une entreprise peut mettre en place une solution de signature électronique en numérisant ses documents et en les convertissant dans un format reconnu (.docx ou PDF, PNG, etc.). Une fois cette opération effectuée, l'entreprise peut ajouter une solution de signature électronique à son document numérique.
Le signataire est ensuite invité à signer les documents par voie électronique. Enfin, le signataire suit le processus de création d'une signature électronique. Cependant, ce processus peut varier en fonction du logiciel utilisé et du niveau de sécurité requis par l'entreprise.
Cette section explique comment fonctionnent les signatures électroniques. Il discutera également de la manière dont le cryptage numérique peut améliorer la sécurité et protéger contre la répudiation des signataires.
Les signatures électroniques simples offrent une sécurité simple .
Parce qu'elles offrent peu d'options pour vérifier l'authenticité de l'utilisateur, les signatures électroniques simples sont les moins sécurisées.
Nous avons fourni les exemples suivants pour une signature électronique dans la dernière section :
- Image scannée de votre signature manuscrite
- Cliquer sur une case à cocher pour confirmer votre abonnement
Il est facile de voir comment l'une ou l'autre de ces méthodes de signature a pu être falsifiée.
Vous pouvez numériser et télécharger tout document supplémentaire si quelqu'un en a une copie. Comment quelqu'un pourrait-il prouver qu'il a coché la case sur un site ?
Bien que le consentement puisse toujours être prouvé, il est moins probable que des méthodes de signature plus sécurisées.
Ces méthodes peuvent également être utilisées avec des documents déverrouillés facilement modifiables par l'une ou l'autre des parties après la signature. Les entreprises et les chanteurs pourraient être affectés par un seul mauvais acteur.
Ce niveau d'incertitude est inacceptable dans les contrats à fort enjeu et à forte valeur. Par conséquent, les entreprises doivent s'assurer que les signatures numériques sont authentiques et ne peuvent être remises en question. C'est là qu'interviennent les techniques de signature avancées.
Cryptage sécurisé et signatures numériques
À l'exception des signatures électroniques définies par eIDAS, la plupart des processus de signature électronique peuvent être protégés par un certain degré de cryptage des signatures et de sécurité des documents.
Ces protections rendent les signatures électroniques/numériques avancées si attrayantes pour les entreprises.
eSignly, une plateforme de signature de documents, verrouille un document pour empêcher toute modification ultérieure pendant le processus de signature électronique. Si un contrat est modifié lors de la signature, toutes les signatures seront invalidées et devront être signées à nouveau.
Chacune de ces précautions de sécurité renforce l'idée de non-répudiation : il est nécessaire que l'organisme émetteur d'un contrat s'assure que son authenticité est indiscutable.
Il est difficile de contester la validité d'un contrat une fois son intégrité et sa signature électronique établies.
Nous examinerons ci-dessous les méthodes de cryptage utilisées pour les signatures numériques afin de les authentifier et de les protéger.
Cryptage asymétrique
Les deux parties doivent confirmer que les documents électroniques sont signés et envoyés en toute sécurité. Cette tâche est accomplie par un logiciel moderne qui utilise le cryptage à clé publique.
La cryptographie à clé asymétrique permet aux parties de vérifier indépendamment l'authenticité d'un document en utilisant des clés chiffrées pour valider les contrats signés numériquement sur plusieurs versions ou résumés.
La plupart des applications logicielles ne permettent au document de s'ouvrir correctement (sans alertes ni avertissements) que si toutes les versions correspondent. Le processus échouera s'il y a des erreurs ou si quelque chose a changé depuis la signature d'origine. Toutes les parties concernées doivent le signer à nouveau.
Ces contrôles et garanties supplémentaires permettent une identification électronique et des pistes d'audit, ce qui rend les documents plus authentiques. Il s'agit d'une pratique acceptée, et de nombreuses solutions logicielles d'entreprise modernes, telles que Microsoft Word, sont livrées avec des solutions de signature numérique prédéfinies.
Authentification basée sur des preuves
Cette authentification se concentre sur la vérification de la validité d'une signature libre signée numériquement sur le document. Cela se fait en envoyant le document directement à l'appareil ou au compte des contrôles signataires prévus. Cependant, le mot de passe secondaire est requis pour accéder au document.
Voici trois exemples d'authenticité fondée sur des preuves :
- Une entreprise envoie un document par e-mail au signataire. Cependant, ils envoient également un code d'accès par SMS au signataire, qu'elle doit utiliser pour accéder au document.
- Pour vérifier son identité, l'expéditeur fournira un mot de passe que le signataire doit utiliser pour examiner la proposition avant de pouvoir signer le document.
- Un service de documents en ligne informe un signataire d'un accord qui nécessite sa signature. Pour accéder au contrat, il doit au préalable créer un compte. Après cela, il devra vérifier son identité et signer.
Les entreprises utilisent l'authentification basée sur des preuves pour vérifier l'identité des signataires. La combinaison du chiffrement à clé publique et de l'authentification basée sur des preuves permet de vérifier l'authenticité et l'applicabilité d'un document signé sans papier.
Au-delà du processus de signature
Le document est signé puis exécuté.
Ce document, pris du point de vue de la gestion de projet, est maintenant terminé. Il doit être stocké ou géré, selon son contenu.
Vous pouvez recevoir une certification de signature si vous utilisez la solution d'application gratuite esign comme eSignly en tant que service de documentation. Ce certificat contient des informations de sécurité supplémentaires qui peuvent vous aider à vérifier le signataire.
Cette information peut être très utile en cas de litige, car elle donne des détails supplémentaires sur la date, l'heure et le lieu où la signature a été faite.
La technologie de cryptage qui sous-tend les signatures électroniques légales
L'infrastructure à clé publique (PKI) est une technologie qui rend les signatures électroniques juridiquement contraignantes. Une PKI permet une gestion sécurisée des signatures numériques en créant deux bits de code appelés clés (une clé privée et une clé publique).
La personne qui a signé le document ne peut utiliser que la clé privée. Il est tenu secret de tous les autres. La clé publique est partagée par ceux qui sont tenus de vérifier l'authenticité de la signature électronique. De plus, le système PKI garantit la conformité avec une autorité de certification (CA), une organisation habilitée à protéger la sécurité des clés.
Une fois la signature ajoutée électroniquement, une clé cryptographique est générée qui est associée au document et agit comme une empreinte numérique unique. La clé privée chiffre et sécurise le hachage cryptographique. La clé privée est ensuite ajoutée au document et la clé publique du signataire est envoyée au destinataire.
Le certificat de clé publique permet au destinataire de déchiffrer le hachage chiffré. Le destinataire génère un nouveau hash cryptographique de son côté. Ces hachages sont ensuite comparés pour vérifier l'authenticité de la signature électronique et montrer qu'il n'y a pas eu de falsification.
Quels sont les avantages des signatures électroniques ?
Les signatures électroniques deviennent un outil commercial essentiel et un remplacement viable des signatures manuscrites traditionnelles à mesure que les entreprises évoluent vers la transformation numérique. Voici quelques-uns des nombreux avantages des signatures électroniques.
Réduction des coûts
Les organisations peuvent économiser de l'argent en utilisant des signatures électroniques. De plus, ils accélèrent les flux de travail et contribuent à augmenter la productivité.
Erreurs et risques minimisés
L'authentification numérique et la sécurité avancée réduisent les risques. Les formulaires peuvent également être pré-remplis pour éviter les erreurs humaines. Les signatures électroniques peuvent également fournir une piste d'audit, ce qui contribue à garantir la conformité.
Efficacité accrue
Les workflows d'approbation automatisés permettent aux propriétaires de documents de voir qui a signé quoi et quand. Cela rationalise le processus et augmente la productivité des employés. De plus, de nombreux logiciels de signature électronique incluent un outil de tableau de bord qui permet de suivre facilement les documents toujours en attente de signature. Cela accélère le processus, qui aurait pu prendre des semaines. Le logiciel stocke également les documents signés, ce qui facilite leur recherche.
Meilleure expérience utilisateur
Il est facile de signer un document avec un logiciel de signature électronique. Cela crée de meilleures expériences client et employé. Les solutions de signature électronique peuvent également être intégrées aux systèmes existants utilisés par les employés.
Instantané, pratique, infaillible
Les signatures électroniques réduisent le temps nécessaire pour approuver et signer les accords. De plus, les signatures électroniques peuvent être faites instantanément. Une fois que vous avez signé le document électroniquement, vous pouvez passer à l'étape suivante.
Les signatures électroniques simplifient grandement la signature des documents. Les solutions de signature électronique peuvent être transportées afin que vous puissiez signer des documents ou demander des signatures où que vous soyez. Vous n'avez pas besoin d'imprimer, de signer, de numériser ou de soumettre à nouveau le document. Vous n'avez même pas besoin d'un télécopieur pour envoyer ou recevoir des documents signés.
Vous n'avez pas à vous soucier que de petites erreurs deviennent de gros problèmes, car de nombreux systèmes de signature électronique ne vous permettront pas de soumettre un document tant que tous les champs de signature n'auront pas été remplis.
Écologique
Il est fastidieux et fastidieux de devoir numériser, imprimer et télécopier des documents pour créer une signature électronique. Il est également nocif pour l'environnement. Votre flux de travail sera plus efficace si vous avez moins d'appareils. Cela est vrai pour tous les arbres qui doivent être abattus pour le papier que vous imprimez pour les documents papier.
Solutions de signature électronique courantes
Il existe de nombreuses options pour signer, telles que la possibilité de numériser et de dessiner votre signature ou d'utiliser des outils en ligne qui vous permettent de signer rapidement et facilement.
Ce sont les meilleures options pour signer des documents numériques.
- Microsoft Word . Les solutions de signature électronique dans Microsoft Word sont simples à intégrer dans le flux de travail normal d'une entreprise. Vous devrez utiliser les outils de signature de Word pour créer des signatures numériques, puis envoyer le document aux destinataires.
- PDF . Adobe Sign et Adobe Reader sont les outils les plus courants pour ajouter des signatures électroniques aux PDF. Pour créer rapidement une signature électronique, vous pouvez utiliser les outils Remplir et signer ou Ajouter une signature dans ces applications.
- Microsoft Excel. Si vous travaillez avec du contenu basé sur Excel, tel qu'un tableau de tarification ou un rapport de compte qui s'appuie sur des formules Excel et la possibilité de créer des calculs complexes, s'inscrire avec Excel est une bonne idée. Vous devrez créer une identification numérique et suggérer aux signataires de terminer ce processus. Même si c'est fastidieux, ce n'est pas difficile.
- Google Docs. De manière native, Google Workspace ne prend pas en charge la signature électronique. Vous devrez ajouter une extension dans votre espace de travail Google pour signer numériquement votre document Google. Choisissez votre option de signature électronique préférée dans la liste des modules complémentaires et installez-la. Une fois le module complémentaire installé, connectez-vous à votre application de signature gratuite préférée pour commencer le processus de signature électronique.
Exigences de signature électronique pour les États-Unis
Les lois américaines sur la signature électronique reposent sur deux lois majeures. La loi uniforme sur les transactions électroniques (UETA) est au niveau de l'État. Au niveau fédéral, la loi sur les signatures électroniques dans le commerce national mondial est (ESIGN).
UETA et ESIGN ont tous deux été adoptés en 2000. Ils décrivent cinq éléments qui rendent une signature juridiquement contraignante.
- Validité Les signatures et enregistrements électroniques ont le même poids et la même valeur juridiques que les versions papier et à l'encre. Il n'est pas possible d'invalider une signature enregistrée électroniquement.
- Consentement : Une personne doit accepter une signature électronique. Cela signifie que l'entreprise doit les informer de certaines informations avant de signer.
- Intention Une signature électronique est un document qui exige que le signataire ait l'intention de le signer. Ils doivent accepter le contenu du document et bien comprendre ses implications.
- L'enregistrement de la preuve que la signature électronique est électronique et non une signature manuscrite traditionnelle doit être fourni.
- Intégrité des données : les documents signés électroniquement doivent être protégés contre la perte de données involontaire ou intentionnelle.
Les documents signés électroniquement peuvent être acceptés aux États-Unis dans presque tous les cas. Cela inclut les transactions entre les particuliers et le gouvernement, les entreprises ou les particuliers, ainsi que les transactions B2B et C2C. De plus, de multiples affaires judiciaires ont confirmé la fiabilité des signatures électroniques et les ont inscrites dans la jurisprudence.
Dans certains cas, les signatures électroniques peuvent ne pas être acceptées aux États-Unis. Les signatures doivent contenir de l'« encre humide » ou des signatures notariées officielles.
Les situations suivantes sont exemptées de l'utilisation des signatures électroniques :
- Avis et ordonnances de la Cour
- Accords de divorce et d'adoption
- Fin des prestations d'assurance-vie et d'assurance-maladie
- Fiducies testamentaires, testaments et codicilles
Exigences légales en matière de signature électronique pour le Royaume-Uni
Comme l'ESIGN, l'UETA et l'Electronic Communications Act 2000 du Royaume-Uni, un accord ne peut pas être invalidé simplement parce qu'il a été signé électroniquement. L'Electronic Signatures Regulations Act 2002 au Royaume-Uni a codifié les signatures électroniques.
La loi britannique stipule qu'un contrat valide ne nécessite pas de signature écrite. Cependant, les deux parties doivent en avoir une compréhension et parvenir à un accord mutuellement acceptable. Un enregistrement électronique est une preuve acceptable que les deux parties ont accepté le document.
Les signatures électroniques peuvent être légalisées de différentes manières. Les signatures électroniques standard (SES) sont le type le plus basique. Cependant, il n'est pas considéré comme ayant le même poids que les signatures manuscrites. Cependant, la loi britannique reconnaît un type de signature électronique comme étant égal à une signature manuscrite. Ces signatures électroniques sont appelées signatures électroniques qualifiées (QES) ou signatures électroniques avancées (AES).
AES
- Le signataire ne fait que le signer
- Identifie qui l'a signé
- Signé à l'aide d'un processus auquel le signataire ne peut accéder
- Il est lié à d'autres données afin que toute altération ou altération puisse être détectée
QES
- Une signature numérique approuvée par le gouvernement
- Signé à l'aide d'un outil de création de signature hautement sécurisé
- Dans toutes les conditions légales, équivalent à un signe manuscrit
Le Royaume-Uni accepte les signatures électroniques standard sur tous les documents. Cela comprend les contrats de travail, les documents RH et les documents de vente. D'autres documents peuvent nécessiter AES/QES.
Certains accords doivent encore être signés manuellement, tels que
- Les documents de droit de la famille comprennent les contrats de mariage, les accords de séparation et d'autres documents de droit de la famille
- Les actes immobiliers comprennent le transfert de propriété, la libération de l'hypothèque et l'annulation de l'hypothèque.
- La majorité des baux sont relouables.
- Documents fiscaux et douanes
Exigences légales en matière de signature électronique pour l'UE
La directive sur un cadre communautaire de 2000 a reconnu les signatures électroniques comme juridiquement contraignantes. Il a été confirmé que les signatures électroniques pouvaient être acceptées même si elles étaient créées électroniquement.
De nombreux pays européens sont d'accord avec la politique du Royaume-Uni consistant à accepter les contrats sans signature manuscrite comme juridiquement contraignants. En conséquence, la directive de 2000 sur la signature électronique a été remplacée par le règlement de l'UE (UE 910/2014), communément appelé eIDAS. eIDAS indique trois types de signatures électroniques, SES, AES et QES. C'est la même chose qu'au Royaume-Uni.
Signatures électroniques standards
Selon eIDAS, une signature électronique peut authentifier toute signature avec des données électroniques jointes. Cette signature ne dépend pas de la technologie et peut être incluse dans n'importe quel document électronique tel qu'Adobe PDF, Microsoft Word ou d'autres formats.
Quelle que soit sa technologie, une signature électronique doit clairement indiquer l'intention du signataire. Il doit également être signé par la personne qui donne son consentement et faire partie du document auquel il est joint.
Pour la plupart des documents et contrats, la signature électronique standard est acceptable. Les licences de logiciels et les documents immobiliers sont également acceptés. Un SES peut être accepté dans les situations B2B, C2C et B2C. AES et QES peuvent être acceptés dans la plupart des mémoires judiciaires, des contrats de prêt à la consommation, des baux résidentiels et commerciaux et des contrats de prêt à la consommation.
Signatures électroniques avancées
Les signatures électroniques avancées doivent contenir des éléments supplémentaires pour vérifier l'identité du signataire et assurer la sécurité du document. En outre, il doit être lié de manière unique au signataire et connecté aux données afin que les modifications ultérieures apportées aux documents, telles que la falsification, puissent être détectées.
Signatures électroniques qualifiées
Enfin, eIDAS définit un signataire électronique qualifié comme dernier type. Les signatures électroniques qualifiées, qu'elles soient qualifiées ou avancées, sont liées à l'identification du signataire. Cependant, ils sont basés sur des certificats qualifiés. Par conséquent, ils ne peuvent être délivrés qu'à une autorité de certification (AC) approuvée par l'industrie qui supervise l'intégrité des signatures électroniques.
Un État membre de l'UE doit accréditer et superviser une autorité de certification. Ils doivent également répondre à des exigences strictes en vertu de l'eIDAS. Les certificats qualifiés doivent être conservés sur un dispositif de création de signature éligible, tel qu'un jeton USB ou une carte à puce. Ils doivent également répondre aux exigences strictes d'eIDAS. Il existe quelques cas dans lesquels une signature manuscrite est acceptable dans l'UE, tout comme aux États-Unis ou au Royaume-Uni.
Ceux-ci inclus
- Contrats d'achat ou de transfert de biens immobiliers
- Contrats de transport
- Avis de résiliation pour les RH
- Constitution d'une société à responsabilité limitée
Il est important de garder à l'esprit que chaque membre de l'UE a ses exigences en matière de signature électronique.
La clé à emporter
Presque tous les secteurs bénéficient de solutions de signature électronique. Le travail à distance est de plus en plus courant et la signature électronique est devenue un élément essentiel de nombreuses entreprises.
Votre entreprise et vos clients bénéficieront de signatures électroniques et de documents numériques. Vos signataires peuvent trouver les processus papier fastidieux. Si le document n'est pas modifiable, ils devront l'imprimer, le signer et le scanner. Vos clients pourront accéder, signer et retourner plus facilement leurs documents par voie numérique.
