لا تؤثر المسافة المادية بين الأطراف على القدرة على إبرام الاتفاقيات أو إعداد المستندات أو إتمام العقود. قد يتواجد الأشخاص المعنيون في أجزاء مختلفة من العالم ويفصل بينهم المكان والزمان. من الممكن توقيع المستندات إلكترونيًا ومشاركتها بسهولة باستخدام التطورات التكنولوجية. Esignly. ألغى حل التوقيع الإلكتروني الحاجة إلى إرسال نسخ ورقية بالبريد. هناك العديد من منصات التوقيع الإلكتروني التي يمكن أن تساعدك في شراء الحل من أي مكان في العالم.
رواد الأعمال الذين يسافرون بشكل متكرر للترويج للأعمال والاجتماعات وإنشاء مشاريع جديدة وجدوا أن التوقيع الإلكتروني وسيلة راحة كبيرة. هذا سيناريو شائع ومع ذلك ، يمكن أن يكون التوقيع الإلكتروني معقدًا إذا كان هناك العديد من المستندات. مطلوب التوقيع الإلكتروني لجميع الوثائق. تقدم تقنية التوقيع الإلكتروني حاليًا توقيعات مجمعة.
من الممكن إعداد تسهيلات الإرسال الجماعي والتوقيع الإلكتروني في بضع خطوات سهلة.
تحضير إرسال نموذج مجمع
يمكنك إنشاء نموذج في لوحة المعلومات بمجرد تحميل جهات الاتصال الخاصة بك. يمكنك تحميل القائمة من نظامك بأي تنسيق تفضله. يمكن أن تقبل معظم البرامج مستندات PDF و Excel و Word. يمكن استخدام هذا المرفق لتوقيع واحد. هذا يعني أن السلطة الأساسية فقط داخل المنظمة يمكنها التوقيع على المستندات. إذا كانت هناك تواقيع إضافية ، فتحقق من القسم.
يوصى بإنشاء ملف CSV ببيانات المستلمين. هذا يجعل من السهل استيراد وتصدير بيانات المستلم. سيتم أيضًا التخلص من التناقضات المحتملة في البيانات إذا تم إدخال المعلومات يدويًا.
عند إنشاء قالب بريد مجمع ، يمكن للشخص الذي يبدأ الإرسال إضافة حقل مخصص للمغلف إلى المستند. يتيح لك ذلك تأكيد ما إذا كانت بعض الحقول إلزامية أم اختيارية. تسمح ECFs بإجراء تحليل شامل ، وتخزين ، وتصنيف ، وتصنيف مواصفات البيانات الوصفية.
قم بتأكيد وتحديد طريقة المصادقة
من الضروري المصادقة على التوقيع الإلكتروني. التوقيع الإلكتروني صالح لأنه موقّع إلكترونيًا والموقّع غير موجود فعليًا. هذا يتطلب تحقق قوي. مصادقة المستخدم النهائي هي ميزة أمان إضافية يقدمها موفرو التوقيع الإلكتروني الموثوق بهم. سيحدد مزود الخدمة نوع برنامج المصادقة.
القطعة لإنشاء توقيع إلكتروني
لإنشاء عنوان URL فريد لصفحة التوقيع الخاصة بك ، استخدم خيار "إنشاء عنصر واجهة مستخدم". لا يمكن القيام بذلك إلا إذا تم تعيين قالب التوقيع لشخص واحد. سيحتوي قسم عنصر واجهة المستخدم على رمز أو ارتباط. يمكن تضمين هذا الرمز في الموقع أو مشاركته مع مستلمي مستند التوقيع الإلكتروني. يمكنك إرفاق الرابط بالبريد الإلكتروني المجمع.
خيار الإرسال بالجملة
تسمح لك هذه الطريقة الاحترافية باختبار تنسيق البريد الإلكتروني وتسليمه ووظائفه ومظهره قبل إرساله إلى مستلمين خارجيين. قبل إرسال آلاف رسائل البريد الإلكتروني خارج المؤسسة الرائدة ، يمكن للمنشئ إرسال بريد إلكتروني تجريبي إلى أعضاء الفريق. أشار Lacunae إلى أن هناك بعض المشكلات التي يمكن حلها قبل أن يعطي الضوء الأخضر للإرسال بالجملة. من المهم أن تحافظ على مصداقيتك. يمكن أن يؤدي المستند غير الصحيح إلى الإضرار بسمعة الشركة.
إرسال مُجمَّع للمستندات الموقعة إلكترونيًا
بعد استيفاء جميع المتطلبات الفنية واختبار بروتوكول البريد الإلكتروني ، قد يبدأ المنشئ في إرسال رسائل بريد إلكتروني مجمعة بتوقيع إلكتروني. القالب المستخدم أثناء العملية سيكون بمثابة قائمة الهدف. ستكون العملية سهلة وسريعة وبسيطة. تستخدم العديد من المؤسسات حول العالم هذا الإعداد لإرسال مستندات مجمعة بدون أخطاء باستخدام التوقيع الإلكتروني.
تتبع المستندات الموقعة إلكترونيًا بسهولة
تسمح التكنولوجيا المتقدمة للمستلمين بتتبع استلام المستندات. كما يسمح بتقييم أي عمليات لاحقة. إذا لم يرد المستلم على البريد الإلكتروني ، أو إذا أخر الإجراء ، يمكنك اختيار رسائل التذكير بالبريد الإلكتروني. من السهل أيضًا استرداد المستندات الموقعة. يمكن للكيانات التجارية والمؤسسات الأخرى حول العالم استخدام التوقيع الإلكتروني كطريقة قيمة لتوقيع المستندات.
القصير
يمكن استخدام هذه العملية لإرسال وتوقيع المستندات باستخدام التوقيع الإلكتروني. من السهل إعداد القالب ، والبدء في إرسال المستندات المرسلة بشكل مجمّع. في حالة الشك ، من الأفضل الاتصال بمقدمي خدمات التوقيع الموثوق بهم. قبل أن تبدأ في الإرسال بالجملة ، تأكد من فحص المستندات بدقة.
على الرغم من أن التوقيع الإلكتروني هو مفهوم جديد نسبيًا ، إلا أن الكثير من الناس لا يزالون غير متأكدين من استخدامه. نؤكد لك أن التوقيع الإلكتروني هو وسيلة موثوقة لتوقيع وإبرام المستندات. يعد التوقيع الإلكتروني خيارًا ممكنًا للمنظمات التي ترغب في تقليل التأخير وتسريع العملية. تقوي المصادقة ثنائية الطبقات أصالة التوقيع وتحمي من سوء الاستخدام.
هل تحتاج إلى منصة توقيع إلكتروني ؟ أو هل لديك أسئلة حول إرسال وتوقيع المستندات باستخدام التوقيع الإلكتروني
