Digitaal wonen biedt veel voordelen. Misschien heeft u de druk gevoeld om over te stappen op papierloze opties voor uw bedrijf. We kunnen dingen snel doen vandaag. Bedrijven gaan razendsnel, transacties worden binnen enkele seconden voltooid en bankoverschrijvingen worden in een oogwenk gedaan. Hoe kunnen we het ons veroorloven om te laat te zijn bij het ondertekenen van documenten, met name elektronische handtekeningen ?
Elektronische handtekeningen worden langzaamaan de norm in het bedrijfsleven. Veel bedrijven stappen af van traditionele pen-en-inktworkflows en kiezen voor digitale opties. Hoewel het niet duidelijk is of het idee van een papierloos kantoor mogelijk is, komen we dichter bij die mogelijkheid.
Elektronische handtekeningen vormen de kern van een papierloze workflow. Het gebruik ervan is de afgelopen jaren sterk toegenomen.
Elektronische handtekeningen zijn een geweldige optie voor bedrijven die papierwerk willen verminderen, papierkosten willen verlagen en de productiviteit en efficiëntie willen verhogen. Investeren in documentbeheerprogramma's zal in de meeste gevallen een positief rendement opleveren.
De zes voordelen van elektronische handtekeningen voor uw zakelijke e-mail zouden u moeten overtuigen om ze te gebruiken.
Wat is een elektronische handtekening?
Hoewel elektronische handtekening of E-handtekening verschillende betekenissen kan hebben, is de betekenis van de term dezelfde: een elektronische handtekening waarmee een persoon instemt met de inhoud van een document.
- Woordenboek verwijst naar symbolen en andere gegevens die zijn opgenomen in de digitale vorm van een elektronisch verzonden document als bewijs van de bedoeling van de afzender.
- Wikipedia definieert een elektronische handtekening (of e-handtekening) als Gegevens die logisch kunnen worden gekoppeld aan andere gegevens en die de ondertekenaar gebruikt om de bijbehorende gegevens te ondertekenen.
- Adobe definieert e-handtekening (of elektronische handtekening) als een legale en efficiënte manier om elektronische documenten goed te keuren. Het is veilig en controleerbaar. Het kan in bijna elk proces worden gebruikt om een handgeschreven handtekening te vervangen.
- De Europese Commissie definieert een elektronische handtekening als een elektronische indicatie dat een persoon bereid is de inhoud van een document of een reeks gegevens te accepteren. Een elektronische handtekening is, net als zijn tegenhanger in de offline wereld die handgeschreven is, een juridisch concept dat de intentie van de ondertekenaar vastlegt om zich te houden aan de voorwaarden van het ondertekende document.
Leuk weetje: hoewel het lijkt alsof digitale handtekeningen en elektronische handtekeningen hetzelfde zijn, zijn ze dat niet. "Niet alle elektronische handtekeningen kunnen als digitale handtekeningen worden beschouwd. Alle digitale handtekeningen kunnen echter worden omschreven als een type of elektronische handtekening."
Digitale handtekeningen vereisen dat de ondertekenaar authenticatie op basis van certificaten verstrekt om zijn identiteit te verifiëren.
Vraag een gratis schatting aan of praat met onze Business Manager!
Is het veilig om een E-handtekening te gebruiken?
Hoewel we het binnenkort zullen hebben over de voordelen van e-handtekening, laten we eerst eens kijken hoe de handtekening evolueerde.
- Het zegel was de eerste. Het was een identiteitsbewijs dat dateert uit 3500 vGT toen de Sumeriërs het gebruikten om hun kwaliteitsborging te stempelen. Het werd in de loop van de tijd ingewikkelder om te voorkomen dat het werd gedupliceerd. 3D-printen heeft het echter mogelijk gemaakt om een zegel gemakkelijk te reproduceren.
- Ten tweede, natte handtekening: dit is wanneer u een juridisch document op papier ondertekent met pen en inkt. Ze waren niet zo populair vóór de 17e eeuw. Dit was te wijten aan de stijgende alfabetiseringsgraad en de complicaties in verband met de identiteit van zeehonden.
- De derde e-handtekening wordt geïntroduceerd: naarmate de technologie vorderde en het World Wide Web en 1995 internet werden ingevoerd, werden de PDF en e-handtekening gemakkelijker toegankelijk.
E-handtekeningverificatie heeft originele documenten veiliger gemaakt dan voorheen. Het wordt geleverd met een elektronisch document dat dient als bewijs en controlespoor, plus gedetailleerde certificaten van voltooiing met details over elke ondertekenaar.
Elektronische handtekeningen kunnen in veel landen wettelijk worden erkend, waaronder Australië, India en de Europese Unie. Ze zijn ook geldig in de Verenigde Staten. Het is dus veiliger.
Wat zijn de voordelen van elektronische handtekeningen?
Betaalbaar
Dit is logisch als je nadenkt over de hoeveelheid papier die nodig is om ze te verwerken. Gemiddeld gebruikt een Amerikaanse werknemer 40 vellen papier per jaar. Dit is exclusief opslagruimte, printerreparaties, inkt en andere kosten.
Bij het runnen van een bedrijf moet men voortdurend zoeken naar manieren om de kosten te verlagen en de winst te maximaliseren. E-handtekeningen kunnen worden gebruikt om de kosten van papier, pennen en xeroxen te vermijden, evenals andere diverse kosten die gepaard gaan met traditionele papier- en inktmethoden voor het ondertekenen van digitale documenten.
De hoeveelheid papier die een organisatie gebruikt, is exclusief het papier waarvoor een elektronische handtekening vereist is. Er zijn nog forse besparingen te realiseren. Software voor elektronische handtekeningen maakt veilige online archivering mogelijk, zoals pdf's, voorstellen en facturen. Zonder de noodzaak van fysieke opslag.
Snellere documentverwerkingstijd
E-handtekeningen kunnen de doorlooptijd van online documentopslag met een duizelingwekkend aantal uren verkorten.
Uit één onderzoek bleek dat e-handtekeningen de gemiddelde verwerkingstijd van documenten met 37 minuten verkortten, vergeleken met vijf dagen voor andere beveiligde documenten. Dat klopt, 37 minuten.
Het kan vervelend zijn om de handgeschreven papier-inktmethode te gebruiken om documenten te ondertekenen. Dit houdt in dat het document wordt gescand, afgedrukt, gefaxt en per koerier wordt verzonden. Het is belangrijk om te bedenken hoe lang het duurt om bepaalde PDF-documenten te verzenden en te ontvangen voor ondertekening die door meerdere personen moeten worden ondertekend.
Door uw papierwerk elektronisch te ondertekenen, kunt u tijd en moeite besparen. U kunt documenten snel en gemakkelijk ondertekenen, ook als het even duurt. Elektronische handtekeningen kunnen een snelle en gemakkelijke optie zijn waarmee uw bedrijf veel tijd kan besparen en u die tijd effectiever kunt gebruiken. U krijgt de voorsprong die u nodig heeft om uw contractsnelheid te verhogen en het vertrouwen van het publiek te behouden.
Nauwkeurigheid
Alle informatie in bedrijfs- en organisatiedocumenten is juridisch bindend. Het is essentieel dat alle documentatie correct is. Als de oude procedure nog steeds wordt gebruikt en een ondertekenaar vergeet een of meer pagina's te ondertekenen, moet hij hiervan op de hoogte worden gesteld en gevraagd om het te corrigeren.
Bedrijven en particulieren gebruiken vaak apps voor contractbeheer om elektronische handtekeningen op papieren toe te voegen. Deze apps bieden veel extra voordelen, waaronder minder fouten in contracten, offertes, facturen en andere documenten.
Onderzoek toont aan dat apps voor e-handtekeningen het totale aantal fouten met ongeveer 80% kunnen verminderen. Gepassioneerde schrijvers, juridische professionals en managers hebben toegang tot een verscheidenheid aan tools die kunnen worden gebruikt met e-handtekeningen. Deze omvatten inhoudsbibliotheken, sjablonen en geautomatiseerde goedkeuringsworkflows.
Veilig en veilig
Het kan stressvol zijn om ervoor te zorgen dat al het officiële papierwerk correct wordt afgehandeld en naar de juiste mensen wordt gestuurd. Er is altijd een kans dat documenten verloren, gestolen, gewijzigd of zoekgeraakt kunnen worden, zelfs met de beste beveiliging.
U kunt tijd besparen en het aantal handen verminderen dat nodig is om uw document elektronisch te ondertekenen. Het is ook gemakkelijker om alle vereiste ondertekeningsbewerkingen bij te houden, omdat makers van elektronische handtekeningen vaak een digitaal certificaatcontrolespoor bevatten dat e-mails, ondertekende certificeringsinstantie, kopieën van contracten en opgeslagen kopieën bevat.
Een handgeschreven traditionele handtekening is veel gemakkelijker te maken dan een elektronische. Digitale handtekeningen zijn een veilige manier om online te ondertekenen.
Grotere klantloyaliteit
Oplossingen voor e-handtekeningen zijn meer dan alleen voor interne bedrijfsprocessen. E-handtekeningen kunnen ook de klanttevredenheid en loyaliteit verhogen door de klantervaring te verbeteren. Bedrijven die e-handtekeningen gebruiken, hebben een hogere Net Promoter Score.
Software voor elektronische handtekeningen biedt klanten vele voordelen en aangepaste branding, waaronder het versnellen van het ondertekeningsproces en het wegdoen van de printer op kantoor.
Ten eerste kunnen klanten documenten elektronisch ondertekenen vanaf elk apparaat. Dit voegt een extra niveau van efficiëntie toe. Met een oplossing voor contractbeheer kan de ontvanger voorstellen en contracten elektronisch ondertekenen. Ze hoeven hun e-mailtracking-app niet te verlaten of bestanden te downloaden om ze goed te keuren.
Klanten worden ook gerustgesteld door technologie voor elektronische handtekeningen, die extra zekerheid biedt dat contractmanagers niet verloren gaan of misplaatst worden.
Positief rendement op investering (ROI).
Uit AIIM-onderzoek bleek dat 81% van de deelnemers een positief investeringsrendement had gemeld na een jaar gebruik te hebben gemaakt van software voor elektronische handtekeningen. Een kwart beweerde dat ze hun investering binnen drie maanden na het gebruik van e-handtekeningsoftware hadden terugverdiend.
Het is eenvoudig en goedkoop om een infrastructuur voor opnamesoftware te creëren waarmee klanten en medewerkers elektronische handtekeningsoftware kunnen gebruiken. Er zijn veel apps beschikbaar voor alle soorten bedrijven en particulieren. De meeste van hen bieden toegewijde onboarding-ondersteuning om de overgang naar papierloos werken zo gemakkelijk en pijnloos mogelijk te maken. Elektronische ondertekenaars kunnen voor veel bedrijven een winstgevende optie zijn, omdat ze de papierkosten verlagen.
We mogen niet vergeten dat ze ook gunstig zijn voor het milieu.
Elektronische handtekeningen zijn veel milieuvriendelijker dan pen-en-inkt-alternatieven, dus het zou u niet moeten verbazen. Elektronische handtekeningen hebben geholpen om het gebruik van honderden tonnen papier door hun werkgevers te verminderen.
Het zou voor uw bedrijf zeer kosteneffectief en praktisch zijn om papierloos te gaan werken. Dit bevordert ook een gezonder milieu. U kunt ook voorkomen dat u door bergen papierwerk gaat.
Vraag een gratis schatting aan of praat met onze Business Manager!
Wat doet een e-handtekening?
Om uniformiteit in het gebruik van elektronische documenten en e-signs te waarborgen, hebben verschillende staten de UETA-wet aangenomen. Elektronische handtekeningen zijn legale manieren om documenten, contracten en een groep documenten digitaal goed te keuren.
Een e-handtekening kan worden gebruikt om elk document te ondertekenen dat snel moet worden vergrendeld of een redelijke beveiliging vereist. Het geeft de gebruiker ook juridische binding en bespaart hem tijd.
Deze handtekeningen worden voor veel doeleinden gebruikt.
- Facturen, verkoopvoorstellen en koopovereenkomsten verwerken
- Onboarding en werving
- Urenstaten, leases en huurovereenkomsten
- U kunt ook belastingaangiften, bankafschriften, formulieren voor verzekeringen en andere documentatie krijgen.
- Releases van model- en productmodellen
- Leveranciersovereenkomsten
- Compliance binnen de organisatie
- Machtigingsbonnen
- Onkosten rapporteren
Bedrijven gebruiken tegenwoordig om vele redenen elektronische handtekeningen.
- Het is sneller om PDF-contracten of andere contracten elektronisch te ondertekenen.
- Het is mogelijk om het papierverbruik te verminderen en documenten digitaal op te slaan. Dit maakt elektronische tracking mogelijk gedurende de hele levenscyclus van contentbeheer.
- Deze bieden juridische bescherming in het geval van een contractschending of NDA-schending.
- Met tools voor digitale inhoud kunnen gebruikers snel sneller ondertekenen door de e-handtekening in verschillende formaten en sjablonen te integreren dankzij de beschikbaarheid van digitale personalisatietools
Elektronische handtekeningen kunnen in bijna alle aspecten van uw leven worden gebruikt. Er zijn geen beperkingen aan waar en wanneer u elektronische handtekeningen kunt gebruiken, behalve in het land waar u woont.
Welke documenten kunnen worden uitgesloten van elektronische handtekeningen?
In bepaalde omstandigheden heeft een natte inkthandtekening (of niet-elektronische) de voorkeur boven een elektronische handtekening. Een elektronische handtekening wordt in deze situaties niet geaccepteerd, dus het is belangrijk om inkt te gebruiken voor het indienen van faillissementen.
In de volgende gevallen zijn handtekeningen voor digitale oplossingen en elektronische handtekeningen ook verboden:
- Handgeschreven verhandelbare instrumenten zijn ook beschikbaar, afgezien van cheques
- Een handgeschreven volmacht (POA).
- Schriftelijke vertrouwensovereenkomsten
- Schriftelijke testamenten en andere testamentaire beschikkingen zijn ook beschikbaar.
- Handgeschreven overeenkomst om een roerend goed of een belang in één te verkopen of over te dragen
Sommige landen moeten elektronische handtekeningen nog invoeren. In deze gevallen prevaleert de geldigheid van de natte handtekening boven de E-handtekening.
Conclusie
U hoeft niet in paniek te raken als u nog steeds documenten ondertekent met pen en papier. Nu is echter het moment om de overstap te maken.
Elektronische handtekeningen zijn zo gewoon geworden dat mensen niet meer de wenkbrauwen fronsen of zich afvragen waarom elektronische handtekeningen nodig zijn als ze een document ontvangen.
Met e-handtekeningen bespaart u niet alleen tijd, maar verbetert u ook uw financiële positie. Met makers van elektronische handtekeningen kunt u documenten sneller, efficiënter en effectiever ondertekenen dan ooit tevoren.
Ze hebben geen invloed op de manier waarop uw bedrijf zaken doet. Veel zakelijke toepassingen, waaronder PDF, Google Docs en Salesforce, evenals Microsoft Word, Microsoft Word, Dropbox, Microsoft Word en andere, kunnen worden gebruikt met speciale software voor elektronische handtekeningen. Er is geen reden om niet te investeren in software voor digitale handtekeningen. Elk bedrijf, elke administratie of organisatie plukt de volledige procesvoordelen van een goede investering op basis van hun behoeften en voorkeuren.
Vraag een gratis schatting aan of praat met onze Business Manager!
