esignly_logo

Esignly لقضايا استخدام الصناعة القانونية

image

في السنوات الأخيرة ، شهدت الصناعة القانونية نموًا سريعًا. ومن المتوقع أن يصل إلى 908.26 مليار دولار في عام 2025. وهذا سيكون زيادة قدرها 713.7 مليار دولار من عام 2020. هذا القطاع يعتمد بشكل كبير على الورق. يجب على المحامين نقل الكثير من الأوراق لإغلاق الصفقات اليومية. شركات المحاماة هي أكبر مستخدمي الورق. ينفقون ، في المتوسط ، 1000 دولار لكل موظف سنويًا أو 83 دولارًا شهريًا. وفقًا لدراسة أخرى ، يمكن للمحامي الواحد أن يولد ما بين 20000 و 100000. وهذا يدل على أن الأعمال الورقية المادية تتأثر بشكل مباشر بالطلب المتزايد على الخدمات القانونية.

ببطء ، تتجه الصناعة القانونية نحو التحديث. ومع ذلك ، لا تزال هناك أشياء كثيرة يتعين توضيحها فيما يتعلق بالتكنولوجيا المستخدمة في القطاع القانوني. في الماضي ، دارت مناقشات عديدة حول ما إذا كانت التكنولوجيا تجعل المحامين مهملين. على الرغم من أنه من غير المحتمل أن يحدث هذا في أي وقت قريب ، فإن التكنولوجيا تجعل الصناعة القانونية أكثر كفاءة. لذلك ، فإن الصناعة القانونية تتغير بعدة طرق بفضل التكنولوجيا.

يمكن للتوقيعات الإلكترونية أن تفيد القطاع القانوني من خلال تقليل الأعمال الورقية وجعل العملية القانونية المطولة أسرع وأكثر أمانًا وجديرة بالثقة للشركات.

ما هو التوقيع الالكتروني؟

التوقيع الإلكتروني (المعروف أيضًا باسم التوقيع الإلكتروني أو التوقيع الرقمي) هو موافقة أو موافقة موقعة رقميًا للمستندات أو العقود أو النماذج الإلكترونية.

يمكن أن يكون التوقيع الإلكتروني ، بشكل أكثر تحديدًا ، صورة لتوقيعك بخط اليد أو كتابة اسمك. أو تنسيق أكثر تعقيدًا بمستوى أمان أعلى ومعايير أكثر. يجب أن يتمتع التوقيع الإلكتروني بالخصائص التالية حتى يكون صالحًا من الناحية القانونية: القصد والموافقة والدقة. هذا سوف يعتمد على المكان الذي تعيش فيه.

التوقيع الإلكتروني ، المعروف أيضًا باسم التوقيع الإلكتروني ، هو مجموعة من التقنيات والحلول الرقمية التي تسمح للأفراد والشركات بالتوقيع إلكترونيًا. يتضمن ذلك التوقيع برموز التعريف الشخصي ، وتحديد المربع ، وكتابة الاسم ، والتوقيع بشهادة توقيع صادرة عن موفر موثوق. يمكن وصف التوقيع الإلكتروني بأنه بيانات إلكترونية مرتبطة أو مرتبطة منطقيًا ببيانات إلكترونية أخرى يستخدمها الموقّع للتوقيع.

بالمقارنة مع التوقيع الإلكتروني ، فإن التوقيع الرقمي هو تقنية تستخدم الخوارزميات وطرق فك التشفير للكشف عن التعديلات غير المصرح بها على البيانات والمصادقة على هوية الموقع (التعريف الإلكتروني). تستخدم التوقيعات الرقمية PKI للتحقق من الهوية. يجعل PKI من الممكن التعرف على نفسك من خلال مفتاحين عامين وخاص. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يكون لدى كل من المرسل والمستلم شهادة رقمية من مرجع مصدق.

التوقيع الإلكتروني القياسي (SES) هو توقيع إلكتروني موقع من قبل الموقّع ومرفق به أو مرتبط منطقيًا ببيانات إلكترونية أخرى. إذا أضاف الموقّع توقيعه أو اسمه إلى بريد إلكتروني أو كتب اسمه في نهاية مستند Word. لا يمكن لـ SES التحقق من هوية المُصدر أو سلامة النص وصلاحيته. لا يمكن تأكيد أن النص لم يتغير.

التوقيع الإلكتروني المتقدم هو نوع من التوقيع الرقمي الخاص الذي يمكن ربطه بشكل فريد بالموقع ويمكنه التعرف عليه.

التوقيع الإلكتروني المؤهل (QES ) هو توقيع رقمي خاص لـ AES تم إنشاؤه باستخدام جهاز إنشاء توقيع إلكتروني مناسب. يعتمد على شهادة مؤهلة للتوقيعات الإلكترونية. يمكن لمزود الثقة المؤهل فقط إصدار QES أو شهادة مؤهلة ذات صلة. تقوم هيئة إشرافية معينة بذلك في كل بلد.

الطابع الزمني الإلكتروني هو بيانات رقمية تؤكد أن التوقيع الإلكتروني قد تم إنشاؤه في التاريخ المحدد.

وقائع الاستخدام التوقيعات الإلكترونية للصناعة القانونية

بالنسبة لمعظم الاتفاقيات ، تعتبر التوقيعات الإلكترونية قانونية في معظم الولايات القضائية الدولية. يؤمن eSignly التوقيعات والمستندات الإلكترونية بختم إثبات التلاعب بعد توقيعها إلكترونيًا. يتم تضمين شهادة إتمام مقبولة من المحكمة في اتفاقية منفذة. كما يوفر أيضًا أسماء الأطراف وعناوين IP العامة وسلسلة تدقيق سلسلة الحراسة مع طابع زمني يسجل جميع أنشطة المستند. هذا أكثر مما هو ممكن مع الاتفاقات الورقية.

eSignly هي أداة رائعة للمهام كثيفة المستندات التي تواجه شركتك يوميًا.

دعوى

  • إشعارات
  • المستوطنات
  • النشرات الطبية
  • وصف الحادثة
  • المرافعات
  • الترسبات

المعاملات

  • اتفاقيات مع المساهمين
  • التمويل
  • العقارات
  • الإفصاحات
  • عمليات الإغلاق
  • إيداعات USPTO
  • NDAs

العمليات الداخلية

  • أوراق التوظيف الجديدة والمرشح
  • إدارة السياسة
  • إشارات للمخزون والتدقيق
  • الطلب #٪ s
  • بيانات العمل
  • اتفاقيات الخدمة الرئيسية
  • امتثال المورد

التوقيعات الإلكترونية للصناعة القانونية

توفر حلول التوقيع الإلكتروني للمحامين والعملاء طريقة فعالة وقيمة للتوقيع رقميًا على مستندات المحكمة والاتفاقيات والعقود والمستندات القانونية الأخرى. سلط COVID-19 الضوء على قيمة التوقيع الإلكتروني المجاني لعملاء مكاتب المحاماة.

جعلت البرامج القانونية عن بعد والعمل عن بعد حلول التوقيع الرقمي أكثر أهمية من أي وقت مضى. يمكن لشركات المحاماة استخدام حلول التوقيع الإلكتروني لمساعدتهم على تجاوز التباعد الاجتماعي وغيره من الاضطرابات المرتبطة بـ COVID-19. يمكنهم أيضًا اكتساب أعمال جديدة عن بُعد والحفاظ على استمرارية الأعمال دون إدارة المستندات الورقية المادية.

حماية معلومات العميل

تمثل الهجمات الإلكترونية تهديدًا منتظمًا للصناعة القانونية ، حيث تحتفظ شركات المحاماة بالكثير من المعلومات السرية لعملائها. تستخدم الشركات القانونية التكنولوجيا السحابية لحفظ وحماية البيانات والمعلومات الشخصية لعملائها.

تكاليف أقل

تعد التوقيعات الإلكترونية خيارًا شائعًا لشركات المحاماة نظرًا لتأثيرها المالي الإيجابي. يمكن لشركات المحاماة استخدام التوقيعات الإلكترونية لتجنب الطباعة والحبر والورق والتكاليف الأخرى المرتبطة بها ، مثل صيانة المعدات. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن لشركات المحاماة إدارة توقيع المستندات بسهولة أكبر عن طريق دمج تكلفة توقيع المستندات في رسم شهري واحد.

تبسيط الإجراءات القانونية

توفر حلول التوقيع الإلكتروني لشركات المحاماة العديد من الخيارات لتبسيط عملياتها القانونية. في غضون دقائق قليلة ، يمكن إنشاء التوقيعات الرقمية بسهولة من أي مكان وعلى أي جهاز. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك إغلاق العقود القانونية التي يجب توقيعها بشكل أسرع باستخدام هاتفك المحمول أو جهازك اللوحي. نتيجة لذلك ، لم يعد يتعين على الشركات القانونية إضاعة الوقت في توقيع المستندات أو إدارة المستندات. بدلاً من ذلك ، يمكنهم تركيز محترفيهم القانونيين على مهام ذات أولوية أعلى مثل رضا العملاء.

تجنب الغرامات التنظيمية ودعاوى سوء التصرف

تقدم حلول التوقيع الإلكتروني لشركات المحاماة نظامًا متطورًا لأمن البيانات يقلل من مخاطر انتهاكات البيانات التي قد تؤدي إلى غرامات تنظيمية أو دعاوى تتعلق بسوء التصرف.

تعزيز التواصل مع الشركاء والعملاء القانونيين

غالبًا ما تؤدي عمليات المتابعة غير الفعالة إلى إعاقة شركات المحاماة التي ترفض التغيير من العقلية التقليدية للتوقيع على الورق. تساعد التوقيعات الإلكترونية في تقليل الوقت والموارد المطلوبة لتنظيم المستندات وتتبعها. يمكن لشركات المحاماة تتبع طلبات التوقيع المتميزة باستخدام نظام توقيع إلكتروني راسخ وموثوق به بأقل جهد.

قم بزيادة رؤية المستند من خلال مسار تدقيق محسّن

تضمن حلول التوقيع الإلكتروني التي تتمتع بقدرات تتبع معززة لشركات المحاماة أن المستندات السرية للعملاء سيتم توقيعها فقط من قبل موظفين معتمدين. هذا يحمي المستند من الوصول إليه أو تزويره أو تعديله من قبل أفراد غير مصرح لهم. بالإضافة إلى ذلك ، يوفر مسار التدقيق المضمن معلومات إضافية حول المعاملة ، بما في ذلك الموقّع والتاريخ والوقت والشهادة الرقمية المستخدمة لتوقيع المستند رقميًا.

زيادة وضوح المستند مع Audit Trail

تضمن شركات المحاماة التي تستخدم حلول التوقيع الإلكتروني أن الأفراد المصرح لهم فقط هم من يوقعون على المستندات السرية. يحمي السجل من الوصول غير القانوني والتزوير والتلاعب. يتميز مسار التدقيق المضمن بمعلومات إضافية حول معاملة التوقيع الإلكتروني. يتضمن ذلك معلومات سرية مثل من قام بالتوقيع ومتى ومكان وجوده والشهادة الرقمية المستخدمة لتوقيع المستند رقميًا.

تبسيط الإجراءات القانونية

يمكن لشركات المحاماة تبسيط عملياتها القانونية باستخدام أنظمة التوقيع الإلكتروني. يمكن لموظفي الشركة القانونية توقيع المستندات القانونية بسرعة وسهولة باستخدام التوقيعات الإلكترونية من أي جهاز وموقع. يمكن إجراء المعاملات القانونية بشكل أسرع باستخدام برنامج eSignature المثبت على الأجهزة اللوحية والهواتف الذكية وأجهزة الكمبيوتر المحمولة. يمكن لشركات المحاماة تركيز خبرتها القانونية في مكان آخر بدلاً من صيانة المستندات والتوقيع عليها.

انخفاض التكاليف الإجمالية

اعتمدت العديد من الشركات القانونية التوقيعات الإلكترونية كخيار بسبب الفوائد الجوهرية التي تقدمها لأرباحها. على سبيل المثال ، يمكن لشركات المحاماة توفير الحبر والورق والطابعات وصيانة المعدات باستخدام التوقيع الرقمي. بالإضافة إلى ذلك ، يتيح لك دمج جميع تكاليف توقيع المستند في رسم شهري واحد يمكن التنبؤ به إدارة العملية بشكل أكثر كفاءة.

خصوصية بيانات العميل

تتزايد الهجمات الإلكترونية على الصناعة القانونية لأن شركات المحاماة لديها معلومات حساسة عن العملاء. يمكن للشركات القانونية الاحتفاظ ببيانات العميل وحمايتها بسهولة باستخدام أنظمة التوقيع الإلكتروني. هذا يمنع الأوراق والملفات من الضياع أو السرقة أو الأسوأ من ذلك تدميرها بواسطة التكنولوجيا المستندة إلى السحابة.

تعزيز التواصل مع العملاء والشركاء

ليس من السهل معرفة حالة المستندات القانونية الموقعة على الورق. تجد مكاتب المحاماة صعوبة في المتابعة مع العملاء الذين لم يوقعوا المستندات لأنهم لا يعرفون ما إذا كانوا قد فعلوا ذلك.

من خلال تقليل الوقت والموارد ، تسهل التوقيعات الرقمية تنظيم المستندات الورقية وإدارتها. يمكن لشركات المحاماة تتبع طلبات التوقيع المعلقة باستخدام نظام التوقيع الإلكتروني المعمول به دون موارد إضافية.

هل التوقيعات الإلكترونية قانونية؟

يمكن للتوقيع الإلكتروني تسريع توقيع المستندات للعملاء ولك. لكن هل هم قانونيون ومسموحون؟ نعم ، التوقيعات الإلكترونية أصبحت قانونية منذ فجر الألفية.

تم تمرير التوقيعات الإلكترونية في قانون التجارة العالمية والوطنية لعام 2000 (ESIGN) من قبل الولايات المتحدة. جعل هذا التوقيعات الإلكترونية قانونية في جميع الولايات والأقاليم الأمريكية حيث ينطبق القانون الفيدرالي. نتيجة لذلك ، تتمتع التوقيعات الإلكترونية بنفس الوضع القانوني والحقوق مثل التوقيعات المكتوبة بخط اليد. بالإضافة إلى ذلك ، تبنت معظم الولايات ، باستثناء واشنطن ونيويورك ، قانون المعاملات الإلكترونية الموحد ، الذي يحتوي على قوانين حول التوقيعات الإلكترونية. يوفر هذا القانون إطارًا قانونيًا يسمح باستخدام التوقيعات الإلكترونية في كل ولاية.

عندما لا تعمل التوقيعات الإلكترونية

على الرغم من أن التوقيعات الإلكترونية قانونية في الولايات المتحدة كتوقيعات مكتوبة بخط اليد ، إلا أن هناك استثناءات معينة لهذه القاعدة. على سبيل المثال ، مطلوب توقيع مبلل لوثائق مثل الوصايا في العديد من الدول. تأكد من أنك على دراية بمتطلبات ولايتك وتفهم متى يكون التوقيع الإلكتروني غير مقبول.

ما هو قانوني في التوقيع الإلكتروني؟

على الرغم من أن التوقيعات الإلكترونية قانونية للمحامين ، فمن المهم أن نفهم أنه يجب عليهم تلبية بعض المعايير الملزمة قانونًا. وفقًا لقانون ESIGN ، يجب أن توضح مهام سير عمل التوقيع الإلكتروني ما يلي:

  • نية واضحة للتوقيع. نية واضحة لتوقيع الاتفاقية إلكترونياً. يمكن أن يكون هذا بسيطًا مثل النقر فوق الزر "قبول" وكتابة اسمه.
  • تتطلب التجارة الإلكترونية الموافقة. تتضمن التجارة الإلكترونية موافقة من الموقعين. يجب أن يوافق الموقعون على إجراء الأعمال إلكترونيًا. على سبيل المثال ، يمكن اعتبار مطالبتهم بالنقر لقبول شرط الموافقة بمثابة موافقة.
  • خيار الانسحاب. يجب أن يسمح البند للموقّع بإلغاء الاشتراك من توقيع اتفاقية إلكترونيًا - تعليمات يمكن الوصول إليها حول توقيع العقد يدويًا إذا لزم الأمر.
  • تجميع التوقيع بالسجل: لجعل التوقيع الإلكتروني صالحًا ، يجب أن يحتفظ النظام بسجل يسجل العملية التي تم من خلالها إنشاء التوقيع.
  • يجب عليك التوقيع على نسخة من الاتفاقية. يجب أن يتلقى جميع الموقعين نسخًا موقعة. يمكن أتمتة هذه العملية وجعلها أسهل بكثير باستخدام حلول التوقيع الإلكتروني.
  • الاحتفاظ بالسجلات. يجب أن تعكس التوقيعات الإلكترونية الاتفاقية بدقة. يمكن الاحتفاظ بها.

القضايا القانونية حسب المقاطعة - الولايات المتحدة الأمريكية والمملكة المتحدة والاتحاد الأوروبي

يمكن قبول التوقيعات الإلكترونية في جميع أنحاء العالم. ومع ذلك ، فإن البلدان والمناطق المختلفة لديها أطر قانونية أخرى. ستركز هذه المقالة على الولايات المتحدة والمملكة المتحدة والاتحاد الأوروبي.

يعتمد القبول القانوني للتوقيعات الإلكترونية في الولايات المتحدة الأمريكية على قانونين: قانون المعاملات الإلكترونية الموحد للولاية (UETA) والتوقيعات الإلكترونية الفيدرالية في قانون التجارة العالمية والوطنية (ESIGN). تم اعتماد هذين القانونين في عام 2000.

لاحظ كل من UETA و ESIGN خمسة عناصر تجعل التوقيع الإلكتروني ملزمًا قانونًا.

  1. الصلاحية: التوقيعات والسجلات التي تم إنشاؤها إلكترونيًا لها نفس الاستيراد والوزن مثل نسخ الورق والحبر. من المستحيل إبطال التوقيع لمجرد أنه تم تسجيله إلكترونيًا.
  2. تتطلب التوقيعات الإلكترونية موافقة من الشخص الذي قام بالتوقيع. يتضمن ذلك تقديم إفصاحات معينة إلى الشخص الذي وقع قبل التوقيع.
  3. النية: يتطلب التوقيع الإلكتروني أن يكون لدى الموقع نية التوقيع على المستند. يجب أن يوافقوا على محتويات الوثيقة وأن يفهموا تمامًا معنى توقيعهم.
  4. التسجيل: يجب أن يكون التوقيع الإلكتروني مصحوبًا بسجل يوضح بوضوح أنه توقيع إلكتروني وليس توقيعًا فعليًا.
  5. تكامل البيانات: يجب حماية السجلات التي تم توقيعها إلكترونيًا من أي تلاعب أو تغيير.

يتم قبول التوقيعات الإلكترونية في معظم الحالات في الولايات المتحدة. يتضمن ذلك التفاعلات بين الأفراد أو الشركات أو الحكومة. بالإضافة إلى ذلك ، اعترفت العديد من قضايا المحاكم بالموثوقية والتوقيعات الإلكترونية في السوابق القضائية.

في بعض الحالات ، قد لا يتم قبول التوقيعات الإلكترونية في الولايات المتحدة. في بعض الأحيان لا يتم قبول العملية في الولايات المتحدة لأنها تقصر التوقيعات على التوقيعات الإلكترونية بالحبر الرطب أو التوقيعات الرسمية الموثقة. هناك بعض الحالات التي لا يمكن فيها قبول التوقيعات الإلكترونية.

  • اتفاقيات الطلاق والتبني
  • الإخطارات وأوامر المحكمة.
  • إنهاء مزايا التأمين على الحياة أو التأمين الصحي
  • الوصايا الوصية ، المخطوطات الوصية ، والوصايا

التوقيعات الخاصة بالمملكة المتحدة

أكد قانون الاتصالات الإلكترونية في المملكة المتحدة لعام 2000 ، على غرار ESIGN أو UETA ، أنه لا يمكن اعتبار الاتفاقية غير صالحة لمجرد أنها إلكترونية. بالإضافة إلى ذلك ، تم الاعتراف بالتوقيعات الإلكترونية في المملكة المتحدة بموجب قانون لوائح التوقيعات الإلكترونية لعام 2002.

ينص القانون الإنجليزي على أن العقد الساري لا يحتاج إلى توقيع كتابي. ومع ذلك ، من المقبول أن يفهم الطرفان الاتفاق ويوافقان تمامًا. يعد السجل الإلكتروني ، مثل التوقيع الإلكتروني ، دليلاً مقبولاً على موافقة الطرفين على المستند. هذه تسمى التوقيعات الإلكترونية القياسية (SES).

على الرغم من أن SES لا يعتبر له نفس وزن التوقيعات المكتوبة بخط اليد ، إلا أن قانون المملكة المتحدة يعترف بنوع معين من التوقيع الإلكتروني ليكون مساويًا للتوقيعات المكتوبة بخط اليد. يمكن تسمية هذه التوقيعات الإلكترونية بالتوقيعات الإلكترونية المؤهلة أو التوقيعات الإلكترونية المتقدمة.

AES هو:

  • فقط الطرف الموقعة فريد من نوعه
  • يحدد من وقع عليه
  • تم التوقيع باستخدام عملية لا يمكن الوصول إليها إلا من خلال الموقع
  • يمكن ربطه ببيانات أخرى بحيث إذا كان هناك أي تغيير ، فسيتم اكتشافه

A QES تعني:

  • نوع واحد من التوقيع الرقمي معتمد من الحكومة
  • تم التوقيع باستخدام جهاز توقيع آمن
  • مقبولة بموجب جميع الشروط القانونية كمكافئ لإشارة مكتوبة بخط اليد

تقبل المملكة المتحدة التوقيعات الإلكترونية القياسية على جميع المستندات. يتضمن ذلك مستندات الموارد البشرية وعقود العمل والاتفاقيات التجارية. مستندات المبيعات والإيجارات القصيرة والضمانات واتفاقيات القروض. تتطلب المستندات الأخرى AES أو QES.

ومع ذلك ، لا يزال يتعين توقيع وثائق معينة باليد.

  • يتوفر عدد قليل من مستندات قانون الأسرة ، مثل اتفاقيات الانفصال والعروض المسبقة.
  • تشمل صكوك الملكية نقل الملكية ، والإفراج القانوني عن الرهن ، وإبراء الذمة من الرهن
  • غالبية الإيجارات
  • مستندات الجمارك والإيرادات للمملكة المتحدة

التوقيعات داخل الاتحاد الأوروبي

أكد التوجيه الخاص بإطار عمل المجتمع للتوقيعات الإلكترونية (توجيه التوقيع الإلكتروني) أن التوقيعات الإلكترونية كانت ملزمة قانونًا في عام 2000. وقد أثبت هذا أنه لا يمكن تجاهل التوقيعات الإلكترونية لمجرد أنها تم إنشاؤها إلكترونيًا.

تتفق العديد من الدول الأوروبية مع سياسة المملكة المتحدة الخاصة بقبول العقود بدون توقيع مكتوب بخط اليد باعتبارها ملزمة قانونًا. نتيجة لذلك ، تم استبدال توجيهات التوقيع الإلكتروني لعام 2000 بلائحة الاتحاد الأوروبي (الاتحاد الأوروبي رقم 910/2014) ، والتي يشار إليها عادةً باسم eIDAS. ذكرت EIDAS أن هناك ثلاثة أنواع من التوقيعات الإلكترونية: AES و SES و QES. هذا مشابه للمملكة المتحدة.

يتم قبول التوقيع الإلكتروني القياسي (SES) لمعظم العقود والوثائق. يتضمن ذلك أوامر الشراء وعقود العمل والفواتير واتفاقيات البيع. كما يتم قبول تراخيص البرامج والوثائق العقارية. يمكن قبول SES في مواقف B2B و C2C و B2C. يمكن قبول AES و QES في معظم مذكرات المحكمة ، واتفاقيات قروض الائتمان الاستهلاكية ، وعقود الإيجار السكنية والتجارية ، ومعظم مذكرات المحكمة.

هناك حالات قليلة يكون فيها التوقيع بخط اليد كافيًا ، تمامًا كما هو الحال في الولايات المتحدة أو المملكة المتحدة. وهذه هي:

  • عقود شراء العقارات أو نقلها
  • عقود النقل
  • إخطارات الإنهاء للموارد البشرية
  • تأسيس شركة ذات مسئولية محدودة

من المهم أن تضع في اعتبارك أن كل عضو في الاتحاد الأوروبي لديه متطلباته الخاصة بالتوقيعات الإلكترونية.

كيف تختار وتنفذ حل التوقيع الإلكتروني؟

هناك العديد من الخيارات للشركات التي ترغب في تنفيذ التوقيعات الإلكترونية في مهام سير عملها. هذه بعض النصائح لمساعدتك في اختيار حل التوقيع الإلكتروني الصحيح.

هذه هي الخطوات الأساسية لاختيار أفضل خيار توقيع رقمي.

تقييم متطلبات الشركة

كم عدد المستندات أو الاتفاقيات أو العقود التي يجب توقيعها يوميًا؟ قد يعمل الحل البدائي للشركات الأصغر مع عدد أقل من معاملات العملاء. يمكنك إضافة سطر توقيع إلى ملف Microsoft Word أو Excel. يمكنك أيضًا استخدام ملفات PDF مع أسطر التوقيع المدمجة. ستستفيد الشركات الكبيرة والشركات الصغيرة والمتوسطة أكثر من حلول التوقيع الإلكتروني البديهية والمُحسّنة للجوّال والتي تدير معاملات العملاء المتعددة بكفاءة وسهولة.

فكر في وقائع الاستخدام الخاصة بك

هل سيحتاج كل موظف يواجه العملاء إلى التدريب والكفاءة في أداة التوقيع الإلكتروني؟ أم مجرد أقسام معينة؟ ما هي المعاملات التي تتطلب التوقيع الإلكتروني من العملاء؟ سيمكن ذلك الشركات من تحديد الموظفين الذين يحتاجون إلى الوصول إلى منصة eSignature والتخطيط وفقًا لذلك.

تنفيذ سلس

يتضمن ذلك تقييم التوافق مع الأنظمة الحالية والتأكد من توافق الحل.

كيف يوفر موفر التوقيع الإلكتروني دعم واجهة برمجة التطبيقات؟ هل حل التوقيع الإلكتروني محلي أم سحابي؟ الاعتبارات الشخصية مهمة كذلك. ما رأي موظفي الشركات ، من الرئيس التنفيذي إلى الخطوط الأمامية ، في التحول الرقمي ونظام التوقيع الإلكتروني الجديد؟

يكون تنفيذ مشروع ناجح أسهل إذا كان الجميع متحمسين. كيف سيتم تدريب الموظفين على استخدام هذه التكنولوجيا الجديدة؟ متى يتوقعون أن يكونوا بارعين؟ هذه ليست سوى عدد قليل من الأسئلة التي يمكن استخدامها لتوجيه العملية. من المهم مراعاة تجربة التوقيع الخاصة بالمرسل والمتلقي في مواقف متعددة الإشارات.

في السنوات الأخيرة ، شهدت الصناعة القانونية نموًا سريعًا. ومن المتوقع أن يصل إلى 908.26 مليار دولار في عام 2025. وهذا سيكون زيادة قدرها 713.7 مليار دولار من عام 2020. هذا القطاع يعتمد بشكل كبير على الورق. يجب على المحامين نقل الكثير من الأوراق لإغلاق الصفقات اليومية. شركات المحاماة هي أكبر مستخدمي الورق. ينفقون ، في المتوسط ، 1000 دولار لكل موظف سنويًا أو 83 دولارًا شهريًا. وفقًا لدراسة أخرى ، يمكن للمحامي الواحد أن يولد ما بين 20000 و 100000. وهذا يدل على أن الأعمال الورقية المادية تتأثر بشكل مباشر بالطلب المتزايد على الخدمات القانونية.

ببطء ، تتجه الصناعة القانونية نحو التحديث. ومع ذلك ، لا تزال هناك أشياء كثيرة يتعين توضيحها فيما يتعلق بالتكنولوجيا المستخدمة في القطاع القانوني. في الماضي ، دارت مناقشات عديدة حول ما إذا كانت التكنولوجيا تجعل المحامين مهملين. على الرغم من أنه من غير المحتمل أن يحدث هذا في أي وقت قريب ، فإن التكنولوجيا تجعل الصناعة القانونية أكثر كفاءة. لذلك ، فإن الصناعة القانونية تتغير بعدة طرق بفضل التكنولوجيا.

يمكن للتوقيعات الإلكترونية أن تفيد القطاع القانوني من خلال تقليل الأعمال الورقية وجعل العملية القانونية المطولة أسرع وأكثر أمانًا وجديرة بالثقة للشركات.

ما هو التوقيع الالكتروني؟

التوقيع الإلكتروني (المعروف أيضًا باسم التوقيع الإلكتروني أو التوقيع الرقمي) هو موافقة أو موافقة موقعة رقميًا للمستندات أو العقود أو النماذج الإلكترونية.

يمكن أن يكون التوقيع الإلكتروني ، بشكل أكثر تحديدًا ، صورة لتوقيعك بخط اليد أو كتابة اسمك. أو تنسيق أكثر تعقيدًا بمستوى أمان أعلى ومعايير أكثر. يجب أن يتمتع التوقيع الإلكتروني بالخصائص التالية حتى يكون صالحًا من الناحية القانونية: القصد والموافقة والدقة. هذا سوف يعتمد على المكان الذي تعيش فيه.

التوقيع الإلكتروني ، المعروف أيضًا باسم التوقيع الإلكتروني ، هو مجموعة من التقنيات والحلول الرقمية التي تسمح للأفراد والشركات بالتوقيع إلكترونيًا. يتضمن ذلك التوقيع برموز التعريف الشخصي ، وتحديد المربع ، وكتابة الاسم ، والتوقيع بشهادة توقيع صادرة عن موفر موثوق. يمكن وصف التوقيع الإلكتروني بأنه بيانات إلكترونية مرتبطة أو مرتبطة منطقيًا ببيانات إلكترونية أخرى يستخدمها الموقّع للتوقيع.

بالمقارنة مع التوقيع الإلكتروني ، فإن التوقيع الرقمي هو تقنية تستخدم الخوارزميات وطرق فك التشفير للكشف عن التعديلات غير المصرح بها على البيانات والمصادقة على هوية الموقع (التعريف الإلكتروني). تستخدم التوقيعات الرقمية PKI للتحقق من الهوية. يجعل PKI من الممكن التعرف على نفسك من خلال مفتاحين عامين وخاص. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يكون لدى كل من المرسل والمستلم شهادة رقمية من مرجع مصدق.

التوقيع الإلكتروني القياسي (SES) هو توقيع إلكتروني موقع من قبل الموقّع ومرفق به أو مرتبط منطقيًا ببيانات إلكترونية أخرى. إذا أضاف الموقّع توقيعه أو اسمه إلى بريد إلكتروني أو كتب اسمه في نهاية مستند Word. لا يمكن لـ SES التحقق من هوية المُصدر أو سلامة النص وصلاحيته. لا يمكن تأكيد أن النص لم يتغير.

التوقيع الإلكتروني المتقدم هو نوع من التوقيع الرقمي الخاص الذي يمكن ربطه بشكل فريد بالموقع ويمكنه التعرف عليه.

التوقيع الإلكتروني المؤهل (QES ) هو توقيع رقمي خاص لـ AES تم إنشاؤه باستخدام جهاز إنشاء توقيع إلكتروني مناسب. يعتمد على شهادة مؤهلة للتوقيعات الإلكترونية. يمكن لمزود الثقة المؤهل فقط إصدار QES أو شهادة مؤهلة ذات صلة. تقوم هيئة إشرافية معينة بذلك في كل بلد.

الطابع الزمني الإلكتروني هو بيانات رقمية تؤكد أن التوقيع الإلكتروني قد تم إنشاؤه في التاريخ المحدد.

وقائع الاستخدام التوقيعات الإلكترونية للصناعة القانونية

بالنسبة لمعظم الاتفاقيات ، تعتبر التوقيعات الإلكترونية قانونية في معظم الولايات القضائية الدولية. يؤمن eSignly التوقيعات والمستندات الإلكترونية بختم إثبات التلاعب بعد توقيعها إلكترونيًا. يتم تضمين شهادة إتمام مقبولة من المحكمة في اتفاقية منفذة. كما يوفر أيضًا أسماء الأطراف وعناوين IP العامة وسلسلة تدقيق سلسلة الحراسة مع طابع زمني يسجل جميع أنشطة المستند. هذا أكثر مما هو ممكن مع الاتفاقات الورقية.

eSignly هي أداة رائعة للمهام كثيفة المستندات التي تواجه شركتك يوميًا.

دعوى

  • إشعارات
  • المستوطنات
  • النشرات الطبية
  • وصف الحادثة
  • المرافعات
  • الترسبات

المعاملات

  • اتفاقيات مع المساهمين
  • التمويل
  • العقارات
  • الإفصاحات
  • عمليات الإغلاق
  • إيداعات USPTO
  • NDAs

العمليات الداخلية

  • أوراق التوظيف الجديدة والمرشح
  • إدارة السياسة
  • إشارات للمخزون والتدقيق
  • الطلب #٪ s
  • بيانات العمل
  • اتفاقيات الخدمة الرئيسية
  • امتثال المورد

التوقيعات الإلكترونية للصناعة القانونية

توفر حلول التوقيع الإلكتروني للمحامين والعملاء طريقة فعالة وقيمة للتوقيع رقميًا على مستندات المحكمة والاتفاقيات والعقود والمستندات القانونية الأخرى. سلط COVID-19 الضوء على قيمة التوقيع الإلكتروني المجاني لعملاء مكاتب المحاماة.

جعلت البرامج القانونية عن بعد والعمل عن بعد حلول التوقيع الرقمي أكثر أهمية من أي وقت مضى. يمكن لشركات المحاماة استخدام حلول التوقيع الإلكتروني لمساعدتهم على تجاوز التباعد الاجتماعي وغيره من الاضطرابات المرتبطة بـ COVID-19. يمكنهم أيضًا اكتساب أعمال جديدة عن بُعد والحفاظ على استمرارية الأعمال دون إدارة المستندات الورقية المادية.

حماية معلومات العميل

تمثل الهجمات الإلكترونية تهديدًا منتظمًا للصناعة القانونية ، حيث تحتفظ شركات المحاماة بالكثير من المعلومات السرية لعملائها. تستخدم الشركات القانونية التكنولوجيا السحابية لحفظ وحماية البيانات والمعلومات الشخصية لعملائها.

تكاليف أقل

تعد التوقيعات الإلكترونية خيارًا شائعًا لشركات المحاماة نظرًا لتأثيرها المالي الإيجابي. يمكن لشركات المحاماة استخدام التوقيعات الإلكترونية لتجنب الطباعة والحبر والورق والتكاليف الأخرى المرتبطة بها ، مثل صيانة المعدات. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن لشركات المحاماة إدارة توقيع المستندات بسهولة أكبر عن طريق دمج تكلفة توقيع المستندات في رسم شهري واحد.

تبسيط الإجراءات القانونية

توفر حلول التوقيع الإلكتروني لشركات المحاماة العديد من الخيارات لتبسيط عملياتها القانونية. في غضون دقائق قليلة ، يمكن إنشاء التوقيعات الرقمية بسهولة من أي مكان وعلى أي جهاز. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك إغلاق العقود القانونية التي يجب توقيعها بشكل أسرع باستخدام هاتفك المحمول أو جهازك اللوحي. نتيجة لذلك ، لم يعد يتعين على الشركات القانونية إضاعة الوقت في توقيع المستندات أو إدارة المستندات. بدلاً من ذلك ، يمكنهم تركيز محترفيهم القانونيين على مهام ذات أولوية أعلى مثل رضا العملاء.

تجنب الغرامات التنظيمية ودعاوى سوء التصرف

تقدم حلول التوقيع الإلكتروني لشركات المحاماة نظامًا متطورًا لأمن البيانات يقلل من مخاطر انتهاكات البيانات التي قد تؤدي إلى غرامات تنظيمية أو دعاوى تتعلق بسوء التصرف.

تعزيز التواصل مع الشركاء والعملاء القانونيين

غالبًا ما تؤدي عمليات المتابعة غير الفعالة إلى إعاقة شركات المحاماة التي ترفض التغيير من العقلية التقليدية للتوقيع على الورق. تساعد التوقيعات الإلكترونية في تقليل الوقت والموارد المطلوبة لتنظيم المستندات وتتبعها. يمكن لشركات المحاماة تتبع طلبات التوقيع المتميزة باستخدام نظام توقيع إلكتروني راسخ وموثوق به بأقل جهد.

قم بزيادة رؤية المستند من خلال مسار تدقيق محسّن

تضمن حلول التوقيع الإلكتروني التي تتمتع بقدرات تتبع معززة لشركات المحاماة أن المستندات السرية للعملاء سيتم توقيعها فقط من قبل موظفين معتمدين. هذا يحمي المستند من الوصول إليه أو تزويره أو تعديله من قبل أفراد غير مصرح لهم. بالإضافة إلى ذلك ، يوفر مسار التدقيق المضمن معلومات إضافية حول المعاملة ، بما في ذلك الموقّع والتاريخ والوقت والشهادة الرقمية المستخدمة لتوقيع المستند رقميًا.

زيادة وضوح المستند مع Audit Trail

تضمن شركات المحاماة التي تستخدم حلول التوقيع الإلكتروني أن الأفراد المصرح لهم فقط هم من يوقعون على المستندات السرية. يحمي السجل من الوصول غير القانوني والتزوير والتلاعب. يتميز مسار التدقيق المضمن بمعلومات إضافية حول معاملة التوقيع الإلكتروني. يتضمن ذلك معلومات سرية مثل من قام بالتوقيع ومتى ومكان وجوده والشهادة الرقمية المستخدمة لتوقيع المستند رقميًا.

تبسيط الإجراءات القانونية

يمكن لشركات المحاماة تبسيط عملياتها القانونية باستخدام أنظمة التوقيع الإلكتروني. يمكن لموظفي الشركة القانونية توقيع المستندات القانونية بسرعة وسهولة باستخدام التوقيعات الإلكترونية من أي جهاز وموقع. يمكن إجراء المعاملات القانونية بشكل أسرع باستخدام برنامج eSignature المثبت على الأجهزة اللوحية والهواتف الذكية وأجهزة الكمبيوتر المحمولة. يمكن لشركات المحاماة تركيز خبرتها القانونية في مكان آخر بدلاً من صيانة المستندات والتوقيع عليها.

انخفاض التكاليف الإجمالية

اعتمدت العديد من الشركات القانونية التوقيعات الإلكترونية كخيار بسبب الفوائد الجوهرية التي تقدمها لأرباحها. على سبيل المثال ، يمكن لشركات المحاماة توفير الحبر والورق والطابعات وصيانة المعدات باستخدام التوقيع الرقمي. بالإضافة إلى ذلك ، يتيح لك دمج جميع تكاليف توقيع المستند في رسم شهري واحد يمكن التنبؤ به إدارة العملية بشكل أكثر كفاءة.

خصوصية بيانات العميل

تتزايد الهجمات الإلكترونية على الصناعة القانونية لأن شركات المحاماة لديها معلومات حساسة عن العملاء. يمكن للشركات القانونية الاحتفاظ ببيانات العميل وحمايتها بسهولة باستخدام أنظمة التوقيع الإلكتروني. هذا يمنع الأوراق والملفات من الضياع أو السرقة أو الأسوأ من ذلك تدميرها بواسطة التكنولوجيا المستندة إلى السحابة.

تعزيز التواصل مع العملاء والشركاء

ليس من السهل معرفة حالة المستندات القانونية الموقعة على الورق. تجد مكاتب المحاماة صعوبة في المتابعة مع العملاء الذين لم يوقعوا المستندات لأنهم لا يعرفون ما إذا كانوا قد فعلوا ذلك.

من خلال تقليل الوقت والموارد ، تسهل التوقيعات الرقمية تنظيم المستندات الورقية وإدارتها. يمكن لشركات المحاماة تتبع طلبات التوقيع المعلقة باستخدام نظام التوقيع الإلكتروني المعمول به دون موارد إضافية.

هل التوقيعات الإلكترونية قانونية؟

يمكن للتوقيع الإلكتروني تسريع توقيع المستندات للعملاء ولك. لكن هل هم قانونيون ومسموحون؟ نعم ، التوقيعات الإلكترونية أصبحت قانونية منذ فجر الألفية.

تم تمرير التوقيعات الإلكترونية في قانون التجارة العالمية والوطنية لعام 2000 (ESIGN) من قبل الولايات المتحدة. جعل هذا التوقيعات الإلكترونية قانونية في جميع الولايات والأقاليم الأمريكية حيث ينطبق القانون الفيدرالي. نتيجة لذلك ، تتمتع التوقيعات الإلكترونية بنفس الوضع القانوني والحقوق مثل التوقيعات المكتوبة بخط اليد. بالإضافة إلى ذلك ، تبنت معظم الولايات ، باستثناء واشنطن ونيويورك ، قانون المعاملات الإلكترونية الموحد ، الذي يحتوي على قوانين حول التوقيعات الإلكترونية. يوفر هذا القانون إطارًا قانونيًا يسمح باستخدام التوقيعات الإلكترونية في كل ولاية.

عندما لا تعمل التوقيعات الإلكترونية

على الرغم من أن التوقيعات الإلكترونية قانونية في الولايات المتحدة كتوقيعات مكتوبة بخط اليد ، إلا أن هناك استثناءات معينة لهذه القاعدة. على سبيل المثال ، مطلوب توقيع مبلل لوثائق مثل الوصايا في العديد من الدول. تأكد من أنك على دراية بمتطلبات ولايتك وتفهم متى يكون التوقيع الإلكتروني غير مقبول.

ما هو قانوني في التوقيع الإلكتروني؟

على الرغم من أن التوقيعات الإلكترونية قانونية للمحامين ، فمن المهم أن نفهم أنه يجب عليهم تلبية بعض المعايير الملزمة قانونًا. وفقًا لقانون ESIGN ، يجب أن توضح مهام سير عمل التوقيع الإلكتروني ما يلي:

  • نية واضحة للتوقيع. نية واضحة لتوقيع الاتفاقية إلكترونياً. يمكن أن يكون هذا بسيطًا مثل النقر فوق الزر "قبول" وكتابة اسمه.
  • تتطلب التجارة الإلكترونية الموافقة. تتضمن التجارة الإلكترونية موافقة من الموقعين. يجب أن يوافق الموقعون على إجراء الأعمال إلكترونيًا. على سبيل المثال ، يمكن اعتبار مطالبتهم بالنقر لقبول شرط الموافقة بمثابة موافقة.
  • خيار الانسحاب. يجب أن يسمح البند للموقّع بإلغاء الاشتراك من توقيع اتفاقية إلكترونيًا - تعليمات يمكن الوصول إليها حول توقيع العقد يدويًا إذا لزم الأمر.
  • تجميع التوقيع بالسجل: لجعل التوقيع الإلكتروني صالحًا ، يجب أن يحتفظ النظام بسجل يسجل العملية التي تم من خلالها إنشاء التوقيع.
  • يجب عليك التوقيع على نسخة من الاتفاقية. يجب أن يتلقى جميع الموقعين نسخًا موقعة. يمكن أتمتة هذه العملية وجعلها أسهل بكثير باستخدام حلول التوقيع الإلكتروني.
  • الاحتفاظ بالسجلات. يجب أن تعكس التوقيعات الإلكترونية الاتفاقية بدقة. يمكن الاحتفاظ بها.

القضايا القانونية حسب المقاطعة - الولايات المتحدة الأمريكية والمملكة المتحدة والاتحاد الأوروبي

يمكن قبول التوقيعات الإلكترونية في جميع أنحاء العالم. ومع ذلك ، فإن البلدان والمناطق المختلفة لديها أطر قانونية أخرى. ستركز هذه المقالة على الولايات المتحدة والمملكة المتحدة والاتحاد الأوروبي.

يعتمد القبول القانوني للتوقيعات الإلكترونية في الولايات المتحدة الأمريكية على قانونين: قانون المعاملات الإلكترونية الموحد للولاية (UETA) والتوقيعات الإلكترونية الفيدرالية في قانون التجارة العالمية والوطنية (ESIGN). تم اعتماد هذين القانونين في عام 2000.

لاحظ كل من UETA و ESIGN خمسة عناصر تجعل التوقيع الإلكتروني ملزمًا قانونًا.

  1. الصلاحية: التوقيعات والسجلات التي تم إنشاؤها إلكترونيًا لها نفس الاستيراد والوزن مثل نسخ الورق والحبر. من المستحيل إبطال التوقيع لمجرد أنه تم تسجيله إلكترونيًا.
  2. تتطلب التوقيعات الإلكترونية موافقة من الشخص الذي قام بالتوقيع. يتضمن ذلك تقديم إفصاحات معينة إلى الشخص الذي وقع قبل التوقيع.
  3. النية: يتطلب التوقيع الإلكتروني أن يكون لدى الموقع نية التوقيع على المستند. يجب أن يوافقوا على محتويات الوثيقة وأن يفهموا تمامًا معنى توقيعهم.
  4. التسجيل: يجب أن يكون التوقيع الإلكتروني مصحوبًا بسجل يوضح بوضوح أنه توقيع إلكتروني وليس توقيعًا فعليًا.
  5. تكامل البيانات: يجب حماية السجلات التي تم توقيعها إلكترونيًا من أي تلاعب أو تغيير.

يتم قبول التوقيعات الإلكترونية في معظم الحالات في الولايات المتحدة. يتضمن ذلك التفاعلات بين الأفراد أو الشركات أو الحكومة. بالإضافة إلى ذلك ، اعترفت العديد من قضايا المحاكم بالموثوقية والتوقيعات الإلكترونية في السوابق القضائية.

في بعض الحالات ، قد لا يتم قبول التوقيعات الإلكترونية في الولايات المتحدة. في بعض الأحيان لا يتم قبول العملية في الولايات المتحدة لأنها تقصر التوقيعات على التوقيعات الإلكترونية بالحبر الرطب أو التوقيعات الرسمية الموثقة. هناك بعض الحالات التي لا يمكن فيها قبول التوقيعات الإلكترونية.

  • اتفاقيات الطلاق والتبني
  • الإخطارات وأوامر المحكمة.
  • إنهاء مزايا التأمين على الحياة أو التأمين الصحي
  • الوصايا الوصية ، المخطوطات الوصية ، والوصايا

التوقيعات الخاصة بالمملكة المتحدة

أكد قانون الاتصالات الإلكترونية في المملكة المتحدة لعام 2000 ، على غرار ESIGN أو UETA ، أنه لا يمكن اعتبار الاتفاقية غير صالحة لمجرد أنها إلكترونية. بالإضافة إلى ذلك ، تم الاعتراف بالتوقيعات الإلكترونية في المملكة المتحدة بموجب قانون لوائح التوقيعات الإلكترونية لعام 2002.

ينص القانون الإنجليزي على أن العقد الساري لا يحتاج إلى توقيع كتابي. ومع ذلك ، من المقبول أن يفهم الطرفان الاتفاق ويوافقان تمامًا. يعد السجل الإلكتروني ، مثل التوقيع الإلكتروني ، دليلاً مقبولاً على موافقة الطرفين على المستند. هذه تسمى التوقيعات الإلكترونية القياسية (SES).

على الرغم من أن SES لا يعتبر له نفس وزن التوقيعات المكتوبة بخط اليد ، إلا أن قانون المملكة المتحدة يعترف بنوع معين من التوقيع الإلكتروني ليكون مساويًا للتوقيعات المكتوبة بخط اليد. يمكن تسمية هذه التوقيعات الإلكترونية بالتوقيعات الإلكترونية المؤهلة أو التوقيعات الإلكترونية المتقدمة.

AES هو:

  • فقط الطرف الموقعة فريد من نوعه
  • يحدد من وقع عليه
  • تم التوقيع باستخدام عملية لا يمكن الوصول إليها إلا من خلال الموقع
  • يمكن ربطه ببيانات أخرى بحيث إذا كان هناك أي تغيير ، فسيتم اكتشافه

A QES تعني:

  • نوع واحد من التوقيع الرقمي معتمد من الحكومة
  • تم التوقيع باستخدام جهاز توقيع آمن
  • مقبولة بموجب جميع الشروط القانونية كمكافئ لإشارة مكتوبة بخط اليد

تقبل المملكة المتحدة التوقيعات الإلكترونية القياسية على جميع المستندات. يتضمن ذلك مستندات الموارد البشرية وعقود العمل والاتفاقيات التجارية. مستندات المبيعات والإيجارات القصيرة والضمانات واتفاقيات القروض. تتطلب المستندات الأخرى AES أو QES.

ومع ذلك ، لا يزال يتعين توقيع وثائق معينة باليد.

  • يتوفر عدد قليل من مستندات قانون الأسرة ، مثل اتفاقيات الانفصال والعروض المسبقة.
  • تشمل صكوك الملكية نقل الملكية ، والإفراج القانوني عن الرهن ، وإبراء الذمة من الرهن
  • غالبية الإيجارات
  • مستندات الجمارك والإيرادات للمملكة المتحدة

التوقيعات داخل الاتحاد الأوروبي

أكد التوجيه الخاص بإطار عمل المجتمع للتوقيعات الإلكترونية (توجيه التوقيع الإلكتروني) أن التوقيعات الإلكترونية كانت ملزمة قانونًا في عام 2000. وقد أثبت هذا أنه لا يمكن تجاهل التوقيعات الإلكترونية لمجرد أنها تم إنشاؤها إلكترونيًا.

تتفق العديد من الدول الأوروبية مع سياسة المملكة المتحدة الخاصة بقبول العقود بدون توقيع مكتوب بخط اليد باعتبارها ملزمة قانونًا. نتيجة لذلك ، تم استبدال توجيهات التوقيع الإلكتروني لعام 2000 بلائحة الاتحاد الأوروبي (الاتحاد الأوروبي رقم 910/2014) ، والتي يشار إليها عادةً باسم eIDAS. ذكرت EIDAS أن هناك ثلاثة أنواع من التوقيعات الإلكترونية: AES و SES و QES. هذا مشابه للمملكة المتحدة.

يتم قبول التوقيع الإلكتروني القياسي (SES) لمعظم العقود والوثائق. يتضمن ذلك أوامر الشراء وعقود العمل والفواتير واتفاقيات البيع. كما يتم قبول تراخيص البرامج والوثائق العقارية. يمكن قبول SES في مواقف B2B و C2C و B2C. يمكن قبول AES و QES في معظم مذكرات المحكمة ، واتفاقيات قروض الائتمان الاستهلاكية ، وعقود الإيجار السكنية والتجارية ، ومعظم مذكرات المحكمة.

هناك حالات قليلة يكون فيها التوقيع بخط اليد كافيًا ، تمامًا كما هو الحال في الولايات المتحدة أو المملكة المتحدة. وهذه هي:

  • عقود شراء العقارات أو نقلها
  • عقود النقل
  • إخطارات الإنهاء للموارد البشرية
  • تأسيس شركة ذات مسئولية محدودة

من المهم أن تضع في اعتبارك أن كل عضو في الاتحاد الأوروبي لديه متطلباته الخاصة بالتوقيعات الإلكترونية.

كيف تختار وتنفذ حل التوقيع الإلكتروني؟

هناك العديد من الخيارات للشركات التي ترغب في تنفيذ التوقيعات الإلكترونية في مهام سير عملها. هذه بعض النصائح لمساعدتك في اختيار حل التوقيع الإلكتروني الصحيح.

هذه هي الخطوات الأساسية لاختيار أفضل خيار توقيع رقمي.

تقييم متطلبات الشركة

كم عدد المستندات أو الاتفاقيات أو العقود التي يجب توقيعها يوميًا؟ قد يعمل الحل البدائي للشركات الأصغر مع عدد أقل من معاملات العملاء. يمكنك إضافة سطر توقيع إلى ملف Microsoft Word أو Excel. يمكنك أيضًا استخدام ملفات PDF مع أسطر التوقيع المدمجة. ستستفيد الشركات الكبيرة والشركات الصغيرة والمتوسطة أكثر من حلول التوقيع الإلكتروني البديهية والمُحسّنة للجوّال والتي تدير معاملات العملاء المتعددة بكفاءة وسهولة.

فكر في وقائع الاستخدام الخاصة بك

هل سيحتاج كل موظف يواجه العملاء إلى التدريب والكفاءة في أداة التوقيع الإلكتروني؟ أم مجرد أقسام معينة؟ ما هي المعاملات التي تتطلب التوقيع الإلكتروني من العملاء؟ سيمكن ذلك الشركات من تحديد الموظفين الذين يحتاجون إلى الوصول إلى منصة eSignature والتخطيط وفقًا لذلك.

تنفيذ سلس

يتضمن ذلك تقييم التوافق مع الأنظمة الحالية والتأكد من توافق الحل.

كيف يوفر موفر التوقيع الإلكتروني دعم واجهة برمجة التطبيقات؟ هل حل التوقيع الإلكتروني محلي أم سحابي؟ الاعتبارات الشخصية مهمة كذلك. ما رأي موظفي الشركات ، من الرئيس التنفيذي إلى الخطوط الأمامية ، في التحول الرقمي ونظام التوقيع الإلكتروني الجديد؟

يكون تنفيذ مشروع ناجح أسهل إذا كان الجميع متحمسين. كيف سيتم تدريب الموظفين على استخدام هذه التكنولوجيا الجديدة؟ متى يتوقعون أن يكونوا بارعين؟ هذه ليست سوى عدد قليل من الأسئلة التي يمكن استخدامها لتوجيه العملية. من المهم مراعاة تجربة التوقيع الخاصة بالمرسل والمتلقي في مواقف متعددة الإشارات.